中小型證券公司財務系統內部控制體系構建

西安醫學院　薛佳

中小型證券公司財務系統內部控制體系構建

西安醫學院薛佳

財務系統內部控制是企業內部控制體系的重要組成部分，本文以J證券公司為例，運用案例研究法對我國中小型證券公司財務系統內部控制現狀展開探討，并且對其財務系統內部控制的影響因素進行剖析，以COSO內部控制框架為基礎從控制環境、風險評估、控制活動、溝通交流及監督管理等五個方面提出相應建議。

中小型證券公司財務系統內部控制

一、引言

2008年，全球經濟進入新一輪衰退，企業經營環境發生巨大變化，國內外企業完善內部控制體系就顯得越來越重要。目前，我國企業內部控制以《企業內部控制基本規范》為基礎，該規范為企業內部控制提供了制度保障。在政府推動下，中小企業健全內部控制體系逐漸發展與完善，特別在外部風險不斷增加背景下，中小企業必然通過良好的內部控制來推動企業可持續發展，以降低企業市場經營風險。2010年以來，各級部門先后發布《企業內部控制配套指引》、《企業內部控制基本規范》等一系列政策措施，為我國中小企業內部控制體系規范提供了借鑒。證券行業具有風險較高、回報率較高的特征，在我國金融市場還不健全的背景下，證券企業面臨的市場風險、操作風險及流動性風險都相對較高，因此建立健全內部控制體系就成為必然。財務系統是企業內部控制的核心，本文以J證券公司財務系統內部控制現狀為基礎，對中小型證券公司財務系統內部控制影響因素進行剖析，并運用COSO框架構建相應的財務系統內部控制體系。

二、中小型證券公司財務系統內部控制體系現狀

（一）J證券公司簡介J證券公司成立于2003年，在上海市注冊成立，注冊資金為6億元。J證券公司以國際投資銀行現金管理經營及國內投資銀行本土化優勢為基礎，建立了相對嚴謹規范的組織管理結構與專業團隊，在國內市場上逐漸建立起良好的優勢。截至2013年底，J證券公司有員工169人，其中金融專業36人，經濟專業42人，財務專業28人，管理專業18人，建立了相對多元化的人才隊伍，其中財務專業員工占比為16.57%，為J證券公司完善財務系統內部控制體系奠定了人才基礎。在推動J證券公司發展過程中，J證券公司不斷完善組織結構，設立董事會、監事會、經理層、項目委員會、發行委員會及內核小組及相關部門，下設財務管理部、法律合規部、營運管理部及市場部等部門（如圖1），為J證券公司開展市場經營活動奠定組織基礎。

（二）公司財務系統內部控制現狀本文運用COSO內部控制框架對中小型證券公司財務系統的內部控制現狀進行探討，主要從控制環境、控制活動及風險評估、信息溝通、監督體系等四個方面展開。

圖1　J證券公司組織結構

（1）控制環境現狀。J證券公司已《證券法》、《公司法》等相關法律規定為基礎，結合證券公司法律法規要求設立股東大會、董事會、監事會、經理層等組織管理結構。同時建立了本公司經營章程，明確規定了工作程序，對公司運營進行全面管理。但是，當前J證券公司控制環境還存在如下幾個方面的問題：一是J證券公司對財務系統內部控制認識不足，當前J證券公司各個部門以業績為核心，各個部門都以實現業務指標為根本。同時證券公司內部控制流程相對復雜，影響各個部門經營活動，部分員工或負責人為了實現業績指標，而忽視經營過程中的控制問題，在一定程度上引起財務盈余管理壓力。二是J證券公司財務部崗位設置不合理，權責也不明確，各個財務管理流程銜接不暢的問題也相對突出，當前J證券公司有財務人員8人，其中總賬會計、財務報表編制崗位由一人完成，同時還承擔統計、報稅等工作，各個崗位缺乏明確的崗位職責說明，導致資金收付過程中存在很大問題。三是J證券公司財務人員素質亟待提升，雖然當前J證券公司財務人員大多具有本科及以上學歷，但是數量相對有限，而且財務人員年齡相對較小，大多集中于20～35歲之間，實踐經驗不足，也直接影響財務系統的內部控制效率。

（2）控制活動及風險評估。目前，J證券公司對財務風險的認識不斷提升，各個部門對財務風險的重視程度也不斷提升，并逐漸將風險因素進行分解，形成應對策略，但控制活動以組織控制、人力資源控制為主，各個主體之間的協調性較弱，還難以發揮其作用。具體來講，J證券公司會計流程、控制措施還沒有把握財務系統的關鍵風險點，對各個業務流程風險控制識別也存在一定缺陷，應對風險措施系統性不足，數據遺漏的問題相對突出，如固定資產處置手續不齊全，不相容崗位分離的落實不到位等問題較為突出。同時J證券公司大多數財務人員對會計準則、監管政策的變化把握不到位，難以對稅收法律法規、會計政策進行深入把握，容易引起政策運用失誤的風險。此外，J證券公司重大會計事項信息處理隨意性較大，處理效率也相對較低，導致金融資產分類、資產增減值處理都滯后的問題。

（3）信息溝通。信息溝通是證券公司進行內外部信息交換，充分把握內部控制風險關鍵點，構建完善財務系統內部控制體系的關鍵。J證券公司合同管理包括經濟合同、勞動合同兩個方面的內容，各個業務部門以經濟合同為主，各個合同原件由行政部統一歸檔管理，各個市場業務部需要運用經濟合同，必須辦理相關借閱手續，在實際執行過程中，各個證券營業部經濟合同原件的備案工作相對困難，導致個別經濟合同歸檔時間相對較長，在該過程中可能引起經濟合同原件丟失的問題，引起內部控制缺陷。與此同時，當前J證券公司還缺乏相應的內外部信息傳遞機制，導致財務數據真實性受到影響，財務數據統計或內涵都存在一定差異。除此之外，財務人員對各個業務部市場經營業務的信息收集也相對滯后，可能引起重大財務信息漏洞，各個主體之間缺乏必要溝通，對會計準則理解與運用存在較大差異，也影響J證券公司財務系統內部控制質量。

（4）監督體系。監督體系是財務系統內部控制的關鍵，對規避中小型證券公司潛在風險具有重要作用，是推動中小型證券公司可持續發展的關鍵。J證券公司設立法律合規部對公司各項證券業務進行監督檢查，主要審計方式包括專項審計、常規審計與離任審計，各個審計涉及的內容較多，但是J證券公司法律合規部人員相對較少，僅有3人，導致監督資源嚴重不足的問題。與此同時，J證券公司并未建立相應的財務系統內部控制措施，雖然結合實際需要制定部分財務系統內部控制程序與措施，但是各項程序與措施的執行較差，并未發揮控制活動的作用。除此之外，J證券公司審計工作以總體審計為主，缺乏對各個職能部門的審計，沒有對財務管理部的審計活動，導致審計過程存在監督不到位的問題，在范圍確定、審計標準、審計充分性等方面都缺乏實質性價值。

（三）公司財務系統內部控制缺陷的成因

（1）中小型證券公司現代企業管理制度還未建立，大多數中小型證券公司成立時間較短，采用傳統企業管理模式、組織結構完善度不高，管理層次較多，工作效率較低的問題非常突出，現代企業制度還未建立，對企業長期利益與短期利益協調、間接利益與直接利益協調不足，導致各個部門之間缺乏交流，信息溝通不暢，直接影響財務系統內部控制效率。

（2）中小型證券公司內部審計部門作用并未發揮。從J證券公司內部審計來看，設立法律合規性部門，內部審計職責由該部門承擔，其內部審計工作的獨立性問題值得商榷，J證券公司審計職能難以實現。與此同時，內部控制要求權責的對等性，但是當前中小型證券公司內部控制機構行使監督職能，同時以獲取市場效益為經營目標，雙向服務機制導致權責不明的問題，內部控制目標也就難以實現。

（3）中小型證券公司財務系統內部控制度完善度相對較低。當前，J證券公司財務系統內部控制制度還不完善，會計崗位設立及財務人員安排不當，業務工作交叉，會計人員之間權責不明，會計流程建設滯后。大多數中小型證券公司內部審計都沒有針對部門的審計，導致財務工作開展缺乏內部監督，企業財務管理措施執行不力問題也相對突出。

（4）中小型證券公司財務人員綜合素質相對較低。J證券公司雖然招聘了大量本科及以上學歷人才，其中財務專業人員28人，但是從事財務崗位工作的僅為8人，而且從事財務工作人員對財務系統內部控制的認識不足，對財務系統內部控制流程產生誤解，導致財務系統內部控制難以發揮作用。與此同時，大多數中小型證券公司財務系統內部控制以領導意愿為導向，缺乏相關法律法規制度，部分中小型證券公司為了獲取更多市場利益，甚至要求財務人員做假賬。除此之外，中小型證券公司管理方式直接引起內部控制監督薄弱的問題，內部審計機構難以發揮作用，也不利于中小型證券公司財務人員綜合素質的提升。

三、中小型證券公司財務系統內部控制體系構建

（一）營造良好的中小型證券公司財務系統內部控制環境根據COSO內部控制框架可以看出，控制環境是中小型證券公司財務系統內部控制的關鍵環節，主要包括組織結構、財務人員管理、企業文化等方面的內容。從組織結構角度來看，當前大多數中小型證券公司都還沒有建立良好的財務系統控制體系，組織結構層次較多，但是并沒有針對財務系統的內部控制體系，因此有必要進一步健全組織結構，設立總會計師，要求總會計師具有較高的理論水平與豐富的實踐經驗，為中小型證券公司的發展奠定組織基礎，具體如圖2所示。

圖2　證券公司財務系統內部控制結構

從財務人員管理角度來看，當前J證券公司還未建立完善的財務人員激勵約束機制，對證券公司內部各級員工考核缺乏基礎，財務人員薪酬與職級調整的依據缺乏，在很大程度上影響財務人員工作積極性，因此，中小型證券公司需要在COSO內部控制框架下完善激勵制度，一方面結合各個崗位設計相應的薪酬激勵機制；一方面完善內部考核流程，完善風險評估體系，為制定完善的激勵約束機制奠定基礎。

從企業文化角度來看，良好的企業文化是中小證券公司財務系統內部控制目標實現的關鍵，企業文化有助于提升財務人員職業道德觀，增強其工作積極性，企業財務人員職業行為包括專業知識、職業技能等多個方面的內容，其中專業知識包括財務會計、審計、稅務法律及信息技術等知識；職業技能包括合理運用專業財務知識、良好職業道德觀、高素質信息溝通技能。與此同時，中小型證券公司應該結合當前財務管理體系不健全的問題，進一步完善財務管理體系，完善財務人員培訓體系，不斷提升財務人員素質，為實現財務系統內部控制目標奠定良好的基礎。

（二）構建科學的中小型證券公司財務系統風險評估體系中小型證券公司面臨的經營風險較大的問題，但是當前中小型證券公司風險評估體系還不完善，因此有必要進一步結合證券公司財務系統內部控制現狀，以風險管理理論為基礎，以中小型證券公司面臨的內外部環境為導向，識別已經發生的風險或潛在風險，通過對J證券公司財務系統內部控制現狀分析，運用德爾菲法對J證券公司面臨的風險進行評估，制定如表1所示的風險評估評價體系。

表1　中小型證券公司財務系統內部控制關鍵點

（三）健全中小型證券公司財務系統內部控制活動內部控制活動是財務系統內部控制的核心環節，為了保證風險應對策略執行，該過程主要包括授權、復核、審批等方面的內容，中小型證券公司可以根據服務目標將其劃分為策略相關控制活動及與報告相關控制活動等，制定相應規章制度，對中小型證券公司財務系統管理流程控制活動進行規范，對各個財務部門、財務人員及相關部門、人員提出要求，對財務系統中的分賬、總賬、業務分類等負責。一方面重視中小型證券公司的崗位分離，對會計、審計等相關法律規定提出的不相容崗位職責分離的要求，結合當前實際遇到的問題，進一步細化各個財務管理崗位，明確崗位的職責。另一方面完善崗位權責分離制度，通過制度明確各個崗位權責，在總體控制內部流程基礎上，各個財務崗位員工自主進行業務活動的控制。

（四）優化中小型證券公司財務系統信息溝通機制信息溝通是中小型證券公司及時準確采集傳遞相關財務系統內部控制信息的渠道，通過信息溝通，為管理者、員工及時獲取開展財務工作各類信息，對于提升財務系統內部控制效率具有重要作用。J證券公司財務系統信息溝通渠道的建立，離不開現代信息技術的運用，運用信息集成技術實現財務系統內部控制信息共享，發揮信息技術的作用，引入現代ERP系統，提升J證券公司各類財務系統信息傳遞效率。中小型證券公司信息系統應該包括全部業務交易記錄及識別、充分詳盡地描述各類財務報表相關交易、正確以貨幣價值計量、計入恰當會計期間、合理在財務報表中列報與披露等功能。與此同時，中小型證券公司完善溝通渠道，以證券公司規章制度、網站、會議等溝通渠道為基礎，將財務系統內部控制信息在內部各個層級傳遞，使員工參與到財務系統內部控制中來。

（五）建立中小型證券公司財務系統監督管理體系首先，完善各類財務系統信息相互印證監督機制。預算管理與執行差異是審核相關財務信息的重要方法，中小型證券公司可以根據編制財務預算執行情況表，檢查與預期相差較大的交易事項，從證券價格、交易量、交易產品結構及市場份額等財務信息的內在聯系進行檢查，異常信息相互印證的信息監督體系。其次，加強財務系統日常工作監督檢查。中小型證券公司不斷提升財務工作質量，以此防范財務系統會計風險，證券公司建立財務工作檢查輔導機制，由中小型證券公司財務崗專員負責相關檢查或輔導工作，以專項檢查輔導為主，強化財務系統的工作開展機制。最后，以內部審計為基礎強化財務系統監督。中小型證券公司通過崗位優化建立審計稽核崗位，在宏觀組織管理下，明確審計崗位職責、內容及方法，加大財務系統審計力度，及時對中小型證券公司財務工作開展檢查與糾察工作。

［1］王婧、王美云：《財務報告內部控制的界定》，《財經界（學術）》2012年第12期。

［2］劉增學：《證券公司發展中的問題與對策研究》，《金融理論與實踐》2012年第2期。

［3］史明坤：《我國證券公司風險管理探討》，《時代金融》2010年第7期。

（編輯成方）