疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討

程文

【摘要】國家的各級疾病預防控制中心是國家體系中的職能機構，承擔著群體預防任務，各種疾病的監測及分析、防治等重大任務，在各項工作中，如開展疾病控制、衛生監測科研教學及健康教育等業務活動中，形成了大量的業務技術檔案，這些如沒有合理，有效的管理，不但失去許多珍貴的統計數據，而且也不能合理的利用這些檔案資源，發揮檔案資源的價值，而加以合理利用。因此疾病預防控制中心的檔案管理是衛生預防工作的重要一環。

【關鍵詞】疾控中心；檔案；管理利用

各級疾病預防防控制中心檔案主體的衛生預防業務檔案采取的管理模式不盡相同，有的是采用科存檔案、中心存目錄；有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。我認為對疾控中心業務檔案應采取分級管理的方法。這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛生防疫業務開展的需要。

一、疾控中心業務檔案兩級管理原則

疾控中心檔案有兩大類；一類是行政往來各種文件形成的檔案，另一類是各業務科室在工作中逐漸積累形成的業務檔案。而這些檔案的兩級管理是指在疾控中心業務辦的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行中心級、科級兩級管理，其內容主要有以下四個方面：

1、將疾控中心業務檔案納入中心檔案工作管理體系，同其它門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受中心業務辦的統一領導，由中心檔案室負責具體組織實施。2、將業務檔案分為中心、科兩級，對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監測檔案，分別為中心業務檔案和科級業務檔案兩個層次。3、中心級業務檔案管理：凡劃歸的中心級管理的業務檔案，由各科檔案員負責收集，整理、立卷定期向中心檔案歸檔，交由中心檔案室統一保管和提供利用。4、科級業務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存。由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，并負責保管和提供利用。

二、中心級、科級檔案范圍的確定

中心級檔案和科級檔案各有其劃分的范圍和界限，中心級檔案的劃分應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分，即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料，以及在基礎監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心級業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。主要有以下幾個方面的檔案：

1、業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案，包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告單。2、年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析，疫情流行趨勢預測等。3、年度或跨年度的衛生監測的總結分析。4、重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料，包括調查報告、現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。5、專題調查，包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。6、各項業務工作的統計月報，年報。7、省市級以上刊物上發表的業務論文。

科級檔案的劃分范圍大致有以下幾種：

1、中心在日常業務活動中直接形成服務對象的檔案，這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此，科保存更為便利。2、常規性衛生監測材料：包括所轄地區和監測點或直管單位公共衛生監測材料、監測記錄、記事、監測小結、控制結果、監測報告等材料。3、一般性違法案例、疫情、污染事故，食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表、現場調查筆錄、人員錄訪記錄，檢驗結果及處理報告等。4、從業人員健康體檢，衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表、培訓計劃、教材及小結等。

三、實施兩級管理的意義

（一）兩級管理使業務檔案查找方便，節省空間

我中心在工作中形成大量的業務檔案，如果不分兩級管理，使各種重要的，保存價值大的檔案和一般性的、基礎性的材料檔案混雜在一起，查找起來很不方便，分散在各科室，也不利于全中心檔案工作的統一布置和指導，如果把全站綜合性的材料統一歸納到檔案室，便于檔案的管理，也為各科室節省了空間。

（二）中心級檔案管理有利于防疫業務工作整體水平的提高

中心級業務檔案管理可使中心檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于中心領導及時把握全局，做也正確決策提供了有力依據。另外，將具有總結分析性、學術性的材料交中心歸檔，有利于在大量的監測材料上進一步加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高，有利于防疫機構科研工作的開展

（三）科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要

預防控制工作有延續性，在對監測點監測中要經常使用其前一年或前幾年形成的監測檔案，特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案要還不斷進行補充或注銷，有些數據要有對比性，以滿足衛生防疫的日常需要。

（四）檔案收集整理要為檔案開發利用提供有價值的信息

檔案收集整理要以業務檔案入手，這樣才能提供真實有效的檔案第一手資料，檔案編研才有可能有專業特色，才能更有效為疾病預防控制工作服務，脫離業務工作的選題就談不上專業性。要掌握各科業務工作檔案的精髓，對比以前年度的監測數據，特別是開展預防醫學科學研究時，更要有大量的跨年度的統一數據做依據，才能有針對性的統計和分析，所以應將工作重點放在能系統的提供高度濃縮的業務檔案上。以便檔案的利用和開發。

綜上所述，將業務檔案實行兩級管理，是疾控中心貫徹我國檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病的預防控制工作的特點和需要，隨著業務檔案管理實踐的發展，它將會更加完善，一定會為衛生防疫業務工作的開展發揮重要作用。另外，疾控中心檔案的利用價值逐漸體現出來，各級疾控中心檔案工作逐步走上了規范化、科學化的管理軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。

參考文獻

[1]尹福順.淺議基層疾病預防控制中心檔案管理與建議[J].華章，2013（22）.

作者簡介

程 文——女，1973年11月11日生，哈爾濱市巴彥縣疾控中心，館員。