淺析新形勢下檔案管理工作的規范化電子化

摘要：本文結合個人的工作實際和其它檔案管理工作者提出的觀點，就如何進行檔案管理工作的電子化和規范化，提出了幾點建議，即應當對檔案進行規范化管理，制定和落實管理制度，提供檔案資料的電子化程度，才能適應新形勢下的檔案管理工作和發展要求。

關鍵詞：新形勢 檔案管理工作 規范化 電子化

一、前言

幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規范化、電子化上進行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認知，與大家進行共同探討。

城鄉居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮低保和農村低保。低保政策是一項對低于當地最低生活標準的城鄉貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。

貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區居委會）提出書面申請和身份證等相關材料，村委會（或社區居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉鎮民政所（或社區辦），調查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統一入戶調查并在村級政務公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。

二、檔案管理工作的規范化電子化策略

1.保證信息資料健全

低保檔案包括城鄉居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復印件，均一式三份，由縣、鄉（或社區辦）、村委會（或社區居委會）三級分別保管，政務公開欄公示照片和收入證明等相關材料一份由我們低保股保管。

城鄉最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區委員會）主管領導簽字蓋章，鄉鎮民政所（或社區辦）主管領導簽字蓋章。

2.加強低保檔案的規范化管理

低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區分。低保金按月發放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發放。我縣共13個鄉鎮，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區居委會）為單位附上索引，明顯標志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設定出專人專崗來管理檔案。為了進一步加強低保檔案規范化管理，筆者認為應當建立和完善納入檔案管理體系的領導負責制、綜合計劃制以及目標管理制和部門及個人考核制。在單位內部，分工職責一定要明確；在目標管理以及考核實施細則、目標管理考核結果以及任務分解表中，應當體現出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應當充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設施的齊全、資金充足。

3.低保檔案的電子化

我縣人口眾多，紙質檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統一的低保檔案管理制度，以做實做細低保檔案為抓手，在紙質檔案的基礎上，不斷完善電子檔案信息內容，并將每月城鄉低保對象與現有低保戶檔案進行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進行調整，將低保信息系統里的數據進行清查復審，全力做到電子檔案與城鄉最低生活保障信息保持一致。

4.低保檔案的動態管理

低保戶并不是永久性不變，而是動態管理，每個月有條件好轉的或去世的低保對象進行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進來，隨之縣鄉村三級的低保檔案也要相應增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產品”，其設計、開發以及利用全過程，都應當符合質量要求。檔案管理工作的規范化和電子化，要求從文件形成的具體環節入手，對齊進行動態化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。

總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規劃，從思想觀念、制度以及人員和技術管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現規范化、電子化。

參考文獻

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作者簡介

李穎，1987年，女，河北蠡縣人，職稱助理館員，本科學歷。研究方向：檔案管理。