學校人事檔案管理信息化建設失范探討

劉芳

摘要：學校主要功能是進行人才培養，隨著我國教育行業的不斷發展，各院校不斷擴大辦學規模，招生數量逐年增加，這就使得學校在發展過程中處理更多的信息。學校傳統的人事檔案管理方式已經難以實現學校現在超大人事信息量的需要，科學技術的不斷發展為學校的人事檔案管理工作提供了有效的途徑，學校人事檔案管理工作實現了一定程度的發展，但是當前人事檔案信息化建設中還存在部分不足。文章通過對檔案管理信息化的含義和主要內容進行簡單闡述，分析學校人事檔案管理信息化建設的失范問題進行深刻剖析并提出相應的解決對策。

關鍵詞：學校 人事檔案管理 信息化建設 失范

隨著我國教育體制改革的不斷深化，學校人事檔案信息管理工作已成為學校人事管理工作的重要組成部分，直接反映學校管理水平的高低。近幾年來通過高校人事管理工作人員的努力，人事檔案管理信息化建設取得了一定的進展，但是依然還存在信息化管理意識薄弱、現代化信息化管理水平不高以及人事檔案管理制度缺乏系統性等問題。

一、人事檔案管理信息化的含義及其重要意義

1.人事檔案管理信息化含義

學校人事檔案管理信息化主要是指對學校檔案信息資源的數字化、檔案管理過程的網絡化，對于學校的各類信息尤其是教職工的科研信息、職位調動等信息的存儲、處理、檢索、傳輸，以實現學校人事檔案管理工作的高效化，最終實現檔案資源的科學化管理。學校人事檔案管理工作設計人事檔案數據庫的建設、以及網絡信息的建設、人事檔案管理工作的信息化人才建設工作等實現人事檔案資源的合理開發和利用。

2.人事檔案管理信息化的重要意義

加強學校人事檔案管理信息化建設的重要意義主要表現適應教育體制改革和發展自身的需要、加快學校的人事檔案管理工作方式的轉變、實現人事信息的高效利用、為學校領導決策的制定提供信息依據三個方面。

（1）適應教育體制改革和發展自身的需要。隨著教育體制改革的不斷深化，學校教學模式已由傳統的教師為主的學生參與轉化為學生為主教師參與的自主式學習模式，教學管理工作也要做出相應的轉變以適應教學模式的轉變，人事檔案的信息化轉變正是這一轉變下的產物。信息化技術的發展和應用使得學校人事檔案管理工作更加高效，信息的收集和記錄更加及時。學校在進行教師人才招聘時借助于學校的建立的網絡信息平臺發布招聘信息，并將教師的申請信息進行自動保存，因此人事檔案管理的信息化實現了將傳統的紙質形式的人事檔案的管理轉變為網絡的信息管理，實現了學校檔案管理人員對教職工信息的全方位的了解，使得管理工作更加及時、高效。

（2）加快了學校的人事檔案管理工作方式轉變。傳統的學校的人事檔案管理工作的工作重心主要是對教師職工的約束和管理，屬于行政事務管理，隨著學校規模的不斷擴大，教職工人數也逐年增加，這就使得管理的工作難度增加。現代化的人事檔案管理工作是將資源的優化配置作為重點，對人力資源有效開發和利用。這就使得學校的人事檔案管理工作必須實現信息化，這就可以實現繁雜事務處理的簡單化、標準化、高效化。

（3）實現了人事信息的有效利用，為學校領導決策的制定提供信息依據。人事檔案的信息化管理將學校人事信息通過計算機平臺以數據庫的形式呈現，其中用于公開化的檔案信息通過信息化平臺直接共享，實現了信息的公開化、學校管理工作更加透明化。此外通過共享的信息資源，人事部門可以快速了解教師及學生的最新信息，為領導制定決策提供依據。

二、學校人事檔案管理信息化建設中存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱

當前學校人事檔案管理工作中存在發展不均衡、資金投入不足、人才隊伍不合理等問題，歸根到底是學校對于人事檔案管理意識不足，對人事檔案管理工作不重視，這一系列問題會嚴重制約學校的人事檔案管理信息化建設的速度，影響學校管理水平的提高。教育改革過程中充分強調檔案信息化管理的重要性，因此在學校進行教育改革過程中，要高度注意人事檔案管理工作的信息化建設，充分合理利用人事檔案的信息資源加強人力資源的優化配置，以更好的指導學校的各項管理工作。

2.人事檔案管理現代化、信息化水平有待提高

由于學校的人事檔案管理方法的單一性致使學校人事檔案管理的信息化、現代化管理水平受到嚴重制約。其中主要表現在：首先，管理方式受傳統管理方式的局限。傳統學校人事檔案管理工作主要是以紙質檔案的利用和管理為主，雖然在利用范圍上具有一定的優越性，但是紙質檔案的收集和記錄以及管理工作都由人工操作完成，大大加大了管理在工作人員的工作量，未能實現現代的信息化技術與管理工作的有效連接，管理效率較低。其次認識檔案管理缺乏高素質的復合型人才。人事檔案管理工作的信息化，實現了信息的更新的迅速性，同時教職工數量的增加，使得工作量大大增加，工作人員的開展難度增大，當前學校的人事檔案管理人員專業知識不足，對于計算機技術的了解較少，為了加快學校人事檔案信息化建設的速度，應加快人才隊伍建設。

3.人事檔案管理制度缺乏系統性

目前大部分學校沒有形成完善的認識檔案管理規章制度，管理責任制未得到有效落實，管理工作的規范化難以實現，部分高校具有檔案管理制度，但是缺乏一定的系統性，當對人事檔案進行查閱、借閱時人事檔案存在雜亂無章的問題。

三、人事檔案管理信息化建設存在問題的應對策略

檔案管理信息化建設具有十分重要的意義，然而當前學校人事檔案管理信息工作中還還存在部分不足，針對問題進行深刻剖析，筆者根據自身多年工作經驗，提出以下三種有效應對措施，旨在推動學校人事檔案管理的信息化建設。

1.轉化人事檔案管理工作理念，提高管理工作的重視度

工作理念的轉變是加快人事檔案管理工作信息化重要推動力量。校領導對人事檔案管理工作的重視是學校人事檔案信息建設工作開展的重要保障。因此在人事檔案管理信息建設過程中，一方面要強化領導對于檔案管理工作重要性的認識，加大對管理工作的扶持力度、加強各部門之間的協調配合，調動學校師生全體為人事檔案管理信息建設工作貢獻力量。另一方面，人事管理部門加強對人事檔案管理信息化建設的重要性的宣傳力度，提高教職工全體對人事檔案管理意識，從思想角度加強教職工對于人事檔案管理的重要性的認識，在工作開展中使得大家積極參與，同時檔案管理人員 需要進一步強化自身服務意識，推動信息價值的實現過程。

2.加強學校人事檔案管理工作的投入

人事檔案管理的信息化建設還需要學校加大資金投入，為工作順利開展提供物質保障。信息化建設的推進需要學校配備專用的計算機、掃描儀、打印機等以提高檔案信息的搜集、存儲、管理、維護的速度，學校可以采用多種方式進行籌資，推動學校的信息化建設，以實現人事管理信息的科技化呈現。學校可以將自身教學科研成果作為推進人事檔案管理信息領域的經濟增長點，充分利用學校的高能力高素質科技人才，樹立學校良好教育形象，并推動學校的人事檔案管理信息化建設。

3.加強學校人事檔案管理人才隊伍的培養

人事檔案管理工作人員為了推動工作的信息化，需要不斷加強自身能力。首先管理工作不僅要掌握基本的管理知識、計算機知識、還需要不斷學習先進的計算機技術和管理技術，以滿足提升工作效率的需要。其次，不斷加強管理人員的技術培訓。信息化的管理工作與先進的計算機、管理理念結合緊密，因此學校要通過培訓，對管理工作人員進行技術的提升和管理理念的更新，以推動學校現代化建設和發展的需要。最后強化人事檔案管理工作人員的服務意識。檔案管理工作最終是為學校提供專業化的服務，管理工作中養成認真負責、實事求是的工作態度，不斷提升自身的政治覺悟和管理意識，推動人事檔案信息的高效利用，對學校經營和管理水平提升的有效推動作用。

綜上所述，學校推行人事檔案管理信息化建設既是實現教育體制改革的需要，也是實現自身發展目標的需要，合理利用人事檔案信息為學校決策的制定提供依據，要針對學校人事檔案管理信息化建設中出現的問題深刻分析，研究產生問題的根源，從源頭入手，采取相應的應對措施，不斷推動學校的信息化建設水平。

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