辦公室精細化管理方法探微

梁書英 王春霞

摘要：高校辦公室在高校的日常運轉中承擔著重要的樞紐職能，其通過各項職能的發揮，使高校決策得以向各部門傳達。因此，辦公室必須通過標準化管理流程，踐行自身的精細管理之路，從而保證辦公室工作在高校良性運轉過程中發揮最大作用。為此，本文從精細化管理的概念與意義入手，分析高校推進精細化管理要把握的理念，并就高校辦公室精細化管理的方法展開論述，以供參考。

關鍵詞：精細化管理 科學管理 人本管理

精細化管理是現代企業的一種先進管理文化，已經逐步被引進到高校管理中來。現今，隨著高等教育深化改革的不斷深入，高校在日常運轉過程中的行政任務日漸增多，進而使得辦公室的地位更顯重要。精細化管理模式的引入，是提升辦公室行政辦公效率、確保高校實現良性運轉的保證。因而，研究高校辦公室精細化管理具有重要的理論價值與現實意義。

一、精細化管理概述

1.精細化管理的概念

精細化管理最初由上世紀中葉的日本企業提出，此種理念體現了對社會分工的精細劃分，進而依托此種劃分提升了企業的整體服務質量。從實踐角度來看，精細化管理有效地使企業在運行中所耗費的管理成本得以下降。基于管理學理論來看，科學管理涵蓋了規范化、精細化以及個性化三個層面的管理模式。

2.精細化管理的意義

精細化管理是一種科學的管理方法，也是一種管理文化。精細化管理是一種規范化的管理模式，是辦公室工作效率和質量的保證。對于企業而言，精細化管理是其生命力所在，對于高校辦公室而言，精細化管理也是必不可少的管理方式。因此高校辦公室必須更新理念，增強責任意識和質量意識，積極采取有效措施，建立規范、高效的學校行政管理體制和運行機制，從細微處入手，實施精細化管理，確保各項工作高效率、零失誤，實現可持續發展。

二、高校推進精細化管理要把握的理念

高校推進精細化管理要把握科學管理和人本管理等理念。

1.科學管理

高校的日常管理離不開制度建設，而規范化的規章制度是高校得以踐行精細化管理的前提條件。因此，國內各大高校應當立足于自身實情，制定和完善規章制度，注重對教師的培訓工作，健全人才培養模式，使高校的各項制度能夠同自身的戰略發展愿景相契合，從而使高校走上科學發展之路。

2.人本管理

人本管理就是以人為本或以人為中心的管理。人本管理不同于見物不見人或把人作為工具、手段的傳統管理模式，而是在深刻認識人在社會經濟活動中的作用的基礎上，突出人在管理中的地位，實現以人為中心的管理。在全球都進入了人本管理新時代的背景下，高等院校作為管理組織體系的一個重要組成部分，也不可避免地被卷入到人本管理的浪潮中。尤其是精細化管理過程中，更需要引入人本管理理念。作為高校中樞位置的學院辦公室，只有與時俱進，積極響應黨中央的號召，在精細化管理過程中貫徹以人為本的管理理念，才能提高管理水平和工作效率。

三、高校辦公室精細化管理的方法

高等學校學院辦公室承擔著日常管理、組織協調、輔助決策、后勤保障等工作。由于工作內容繁雜，所以更需要進行精細化的管理。為此，高校辦公室應該完善辦公室各項工作制度，明確辦公室各崗位職責，規范與優化辦公室工作流程，使各項工作細化、量化、標準化。

1.完善辦公室各項工作制度

高校辦公室精細化管理工作的開展離不開制度的支撐，尤其需要完善的工作制度，這樣才能使辦公室工作有章可循、有規可依，才能保證精細化工作流程順利開展。完善辦公室的各項制度要做到以下幾點，首先，要簡化辦公室工作各個崗位的職責體系，保證各個崗位分工明確、職責清晰，每個人可以建立個人工作日志，這樣有助于他們了解自己的職責范圍，及時掌握自己的工作進度，進而更好地完成工作。如果辦公室工作人員都能各司其職，發揮各自的作用和價值，就能清除辦公室的工作死角，使每項工作都能順利開展。其次，完善辦公室考核機制。確定了每個崗位、每個工作人員的具體職責后，要建立相應的考評機制，制定量化考核標準，包括出勤狀況、工作態度、業務能力、責任心、團隊意識、組織協調能力等，當然考核結果要與每個人的工資、獎金掛鉤。通過定期考核，既可以檢查每個人的工作完成情況，也能增強他們的責任心，提高他們的工作效率，進而促進辦公室精細化管理工作的有序進行。

2.明確辦公室各崗位職責

辦公室在實現精細化管理過程中，必須做到明確界分責任，做到責任能夠落實到具體的職工身上，以此使高校辦公室職工形成高度崗位責任感，在日常的工作和教學活動中勤勉履職。同時，依托對責任內容的細化，使高校辦公室職工明確自身的崗位責任，進而在日常工作中更為投入，從而為高校的戰略愿景實現貢獻出個體力量。

3.規范與優化辦公室工作流程

高校的各個部門、各個科室都是一個小型的管理團隊，雖然各個團隊都有自己的職責和工作范圍，但是它們之間也有密切的工作往來。為了提高辦公室的工作效率，在精細化管理過程中，要規范與優化辦公室的工作流程，精簡工作程序，保證各個環節順暢進行。首先，辦公室的核心職責是輔助學校的決策，并圍繞具體的決策進行辦公室各個環節的工作，包括調研、實施、信息反饋、綜合測評，以及后續的補充和完善。因此，辦公室要根據決策的真正意圖，合理及時地給各個科室和部門分配具體任務，隨時監督和掌握各科室和部門的完成情況，以便及時解決他們在完成任務中遇到的問題，調節因工作重心不同造成的分歧。其次，各個部門和科室明確了相應的職責后，還要照章辦事，這樣才能使各個部門相互協調，使各項工作環環相扣、有序進行。因此，每個人都要在自己職權范圍內開展工作，不能違規操作、越權操作，否則會打亂辦公室的工作流程，影響他人或者其他部門和科室的工作。

4.各項工作細化、量化、標準化

對辦公室崗位責任的細化，實際上便是對工作內容的細化，同時在細化過程中，應當對不同的職位制定與之對應的職責權利標準和要求，并據此制定辦公室職位績效考核標準，通過績效考核的模式，推動辦公室實現精細化管理。

從具體的管理內容來看，精細化管理注重對管理活動所涵蓋的各項內容實現精細化操作，依托此種精細化管理內容操作，使每一個管理節點均能按照預先設定的要求和標準完成自身所擔負的職能，進而形成系統化的管理模式，實現高校管理活動對高校內部組織行為的全方位控制。

四、結語

推進高校辦公室精細化管理是提升辦公室管理協調服務價值、政策研究價值和督察督辦價值的必由之路。高校辦公室在高等教育深化改革的時代背景下，面臨著全新的機遇和挑戰。有鑒于此，基于提升辦公室辦公效率和服務質量的考量，應當依托精細化管理模式促進辦公室工作質量的提升。需要指出的是，不僅是辦公室要進行精細化管理，高校也應積極推進精細化管理，以高度的責任意識投入到高校的日常教學和管理之中，進而使高校依托精細化管理建設而更具競爭力。

參考文獻

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