探析衛校檔案中的電子檔案管理思路

員淑芹

摘要：衛校的檔案對于中職院校的教育管理以及教學計劃的制定具有重要的作用，并且也是衛校的后續發展的信息支撐。但是不可否認的是近代許多的衛校在檔案的管理中存在著很大的問題。隨著計算機網絡的發展，計算機技術可以說在各個行業都開始占據一席之地。作為中國教育系統的一個重要組分，衛校也應該逐漸的將信息技術融入到日常教育和管理中，電子檔案的管理也成為衛校職工不得不面臨的問題。本文主要介紹了衛校檔案的一些特點，以及針對衛校檔案中的電子檔案的管理的策略。

關鍵詞：衛校 電子檔案 管理

一、電子校務背景下，衛校檔案管理面臨的挑戰

1.檔案信息化和電子校務的發展脫節。從上世紀開始，計算機已經開始在我國得到廣泛的應用，各衛校也開始逐步的將計算機技術與自身的需求結合起來，開發了不同的信息系統。不同的職能部門由于各自工作的特點不同，其所建立的信息系統也不相同。這也就造成了多類信息共同發揮作用的局面。許多衛校也建立了網絡版的檔案管理系統，但是，不得不承認大部分的電子檔案都存在擴充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統協調，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現狀，不僅限制了電子校務的統一規劃和發展，而且浪費了很多的人力、物力以及財力。所以怎樣實現電子檔案與學校其他部門的檔案管理系統的有機結合，以求達到信息的互通有無是許多衛校所面臨的一個巨大挑戰。

2.檔案的管理水平有待提高。電子校務的發展也帶來了另一個問題，如何實現校務的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內容可以分為兩個層次，檔案目錄的數字化以及全文信息的數字化?，F在許多衛校的電子檔案只是停留在目錄信息的數字化，只是簡單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實現簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個學校信息化的過程。

3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個重要問題，電子校務的發展實現了檔案部門與其他的學校部門甚至是外界系統的信息交流，有效提高了學校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網絡中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔心的網絡黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個衛校的注意，在注意到電子檔案安全的同時也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無法挽回。

二、衛校電子檔案管理的發展策略

電子校務的發展不僅為檔案管理帶來了機遇而且也提出了新的要求，這就需要衛校工作者進一步提升自己的能力。

1.加強信息資源共享。電子檔案的數據來自于不同的業務系統，內容包括教學、人事、科研、學生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統的對接問題是實現資源共享的重點。目前，衛校應當推出與電子校務相適應的一種體系，以此來健全各種檔案服務系統，從而進一步實現資源共享。在各科室的共同協調下，實現檔案的統一化管理，可以有效地提高學校教職工的工作效率。

2.加強檔案信息化建設。在現階段，各個衛校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質的。實現檔案的信息化，可以進一步實現對衛校檔案的管理，還可以提高檔案服務的深度，這是實現電子檔案信息資源共享的關鍵環節。衛校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數字化檔案的花費依然很高，這些都是衛校電子檔案管理的難點。針對這些問題，學校應該有所選擇，盡量選擇價值高并且社會需求很大的檔案先進行數字化，再逐步普及到全校，進而建立高質量的數據庫。

3.增強安全防御能力。信息安全問題一直備受人們的關注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進行：一是嚴格管理制度。好的管理，才是系統安全的根本保障。衛校的檔案業務繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責，分工合作，負責好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴格的網絡管理系統，并在檔案工作的全過程中進行管理?？梢酝ㄟ^采取防火墻、個人身份鑒別、建立數據庫備份系統、權限設置等技術性措施，構筑安全防范體系。二是加強技術保障。過硬的技術是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過建立完備的安全防范體系，達到保護檔案安全的目的。衛校的檔案人員還應該注意文件的前期管理，從源頭便開始控制文件的質量，以保證電子檔案的安全以及完整。

總之，衛校電子檔案的恰當管理，可以保證檔案的完整性，促使檔案發揮其應有的重要作用。各個衛校應該抓住電子校務發展的機遇，加強自身的網絡化、信息化的建設。關注電子檔案管理的最新策略，配合檔案管理者的工作，切實保障衛校電子檔案管理水平的提高。

參考文獻

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[2]王存喜，楊玉楓.談高校離退休教職工電子檔案系統建設[J].華北科技學院學報，2014（11）