淺析檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用

摘 要：檔案，是社會資源信息的一種儲存形式，無論是對國家還是對企業而言都具有一定的重要意義。隨著社會的不斷發展，各行各業的檔案數量逐年增長，伴隨著檔案的增多，其有效的管理方法也就成為了國家、企業以及個人關注的熱點。本文將檔案管理原理應用到現代化的檔案管理中，有效的提高了檔案管理的工作效率，減少了不必要的管理錯誤行為，對社會、對企業發展意義重大。

關鍵詞：檔案管理原理；檔案管理現代化；應用

傳統的檔案管理方式都采用手動方式，在現代化的發展大環境下亟需發展現代化的檔案管理工作，本文對檔案管理原理進行了理論闡述，并試圖通過檔案管理原理的應用分析來有效的提高現代化檔案管理的工作效率，并結合現代化的管理方式和方法以及設備去開展檔案管理工作。以此來積極的適應社會的高速發展需求。

1 檔案管理原理應用到檔案管理現代化中的必要性分析

檔案管理現代化，是指在現代化的管理理念下，運用現代化的管理手段和方法，采用現代化的科學技術以及設備進行檔案管理的一種方法。它是檔案管理者積極性、主動性和創造性的一種體現，是對原有的檔案管理基礎之上進行的科學化的調整和改革，是將檔案管理逐步引向現代化、智能化以及系統化方向發展的一種方式和方法[1]。

目前，社會經濟飛速發展，各行各業的檔案數量逐年增多，傳統的檔案管理已顯落后，難以跟上時代發展和企業發展的步伐，加之信息檔案多種形式的出現，更加增加了檔案管理工作的難度，面對這種社會問題，社會各界都在不斷的進行檔案管理的調整。經過檔案管理研究者和企業實際應用實踐經驗發現，將檔案管理原理應用到檔案現代化的管理中，可以有效的提高檔案管理的高效性和科學性，減少了檔案管理人員的工作負擔，實現了企業檔案管理的良性發展，由此可見，為了實現檔案管理的現代化，必須充分引入檔案管理原理，充分發揮其管理作用意義深遠且重大，值得企業應用實施。

2 檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用探討

所謂檔案管理原理主要包括四大方面，一是整分合原理，二是系統管理理論、三是反饋原理，四是動力原理[2]。下面就從這四大方面在檔案管理現代化中的應用進行分析。

1.整分合原理在檔案管理現代化中的應用。

所謂整分合原理，也就是指在整體規劃下，細分有效資源，再進行綜合的一個過程。它可以對一項工作的過程進行細分再整合，最后重新排列和組合成想要的結構，這種原理可以有效的提高工作效率[3]。應用到檔案管理中，就是首先分析檔案管理整個過程，初步了解檔案管理的基本情況，注意其中的發展規律和各個環節的功能體現，然后將檔案管理這個整體拆分成若干個部分，分成檔案性質鑒定、檔案收藏、歸類庫存管理、檔案數量統計以及編訂研究等幾個環節，之后由具體單位的實際情況再進行合理的組合排列，確保宏觀上能夠最大程度的認知檔案并管理檔案，還能確保檔案各個科室和管理部門各自職能的發揮。同時加強部門之間的聯動機時制，爭分整體的還檔案信息資源。

2.系統管理原理在檔案管理現代化中的應用。

現代化的檔案管理工作需要系統化原理進行支持，所謂系統原理就是以系統的理論和方式、方法對檔案進行管理的一種現代方法。隨著科學技術和信息技術的發展，現在的檔案基本已形成了一個大的檔案系統，不再是傳統形式上的分割式形態了。檔案的劃分多從局域、部門以及單位來進行，現代化的檔案管理就是考慮整個整體，把子系統融合在一起的這么一種形式。這是檔案管理現代化的必然發展要求。可以從以下幾方面進行著手應用：首先，檔案管理者要整體的、系統的觀念去對檔案進行管理；其次，合理利用現代化的電子技術進行電子化的檔案管理，對其收集和查詢做系統的整合；最后，提高檔案管理工作的重視度，結合國內外先進的經驗來系統的認知檔案管理工作，并積極完善檔案管理的系統化。

3.動力原理在檔案管理現代化中的應用。

動力是維持一項工作有序并高效進行的重要保證，動力原理主要是針對管理者而言的。是指檔案管理在進行檔案管理工作時應該以動力為支撐，，充分發揮管理者的主觀能動性，從物質方面、精神方面來為管理者帶來動力。首先，物質需求是管理者的基本需求之一，只有保證管理者得到了基本物質滿足才能吸引管理者為檔案管理工作提供工作動力。其次，精神動力是指對管理要進行培訓教育和宣傳教育，使其充分認識到檔案管理工作的重要性以及自身在其中的價值體現。除此之外，國家也應該設立專門的檔案管理機構，不斷吸引優秀管理人才。

4.反饋原理在檔案管理現代化中的應用。

反饋原理是現代化的檔案管理中的基本組成要素之一，是一種發布管理信息，再通過傳輸渠道回收信息的一個過程。它是檔案管理質量的直接體現形式，可以充分的反應管理價值。例如，一份檔案的管理能否在社會上發揮其積極的社會效應和經濟效益就是可以通過反饋來體現的。反饋的信息好自然就表示社會效益是良好的。所以，現代化的檔案管理工作中反饋原理的應用必不可少。也可以說，反饋過程其實就是一種社會對于檔案管理工作的監督和檢驗過程，根據反饋信息，檔案管理者可以發現工作中存在的問題，及時加強自身建設，根據參考依據不斷調整管理方法，積極的推進現代化的檔案管理工作。

3 總結

檔案管理工作是一項復雜的系統工作，耗時較長，只有充分認識案管理原理在檔案管理現代化中的實際應用價值才能不斷的提高檔案管理工作的有序性、科學性、完整性以及安全性。在實際的應用中，應該不斷提高檔案的保護意識與管理能力，減少外界環境對檔案資料的破壞，實現檔案管理對于社會的現代化建設和國民經濟發展的重要實用意義與價值。

參看文獻

[1]張建芳. 淺析檔案管理原理在檔案管理現代化中應用[J]. 民營科技， 2016（2）：102-102.

[2]徐蕾. 檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J]. 決策與信息旬刊， 2014（5）：66-66.

[3]李華. 芻議檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用[J]. 辦公室業務， 2014（6S）：49-49.

作者簡介

張文艷（1972-），女，河南商丘人，本科，講師，研究方向：檔案

管理。