新形勢下流動人員人事檔案管理的幾點思考

黃海燕

摘 要：流動人員人事檔案管理工作是社會公共人事服務的一個重要組成部分，在促進人才合理流動和優化資源配置方面發揮著重要作用，但目前與經濟社會發展需求存在一定的差距。本文從分析流動人員主體構成和流動人員人事檔案特點入手，針對新形勢下流動人員人事檔案管理存在的問題進行原因剖析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：特點；構成；流動人員；人事檔案管理；措施

經濟結構和社會結構的雙重轉型，加速了流動人員的聚散消長，無法適應這種新局面的流動人員人事檔案管理面臨著檔案收集不齊全、棄檔、人檔分離等諸多問題，迫切需要采取有效措施加以解決，借此，筆者就新形勢下流動人員檔案管理中的問題談幾點意見。

1 流動人員構成及流動人員人事檔案特點

（一）流動人員主體構成

在《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發〔2014〕90號）文件中明確規定了流動人員的主體為：非公有制企業和社會組織聘用人員；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關事業單位工作人員；與企事業單位解除或終止勞動（聘用）關系人員；未就業的高校畢業生及中專畢業生；自費出國留學及其他因私出國（境）人員；外國企業常駐代表機構的中方雇員；自由職業或靈活就業人員；其他實行社會管理人員。根據這個規定，流動人員大概可以分成兩大類：一類是未就業和不斷擇業再就業的高校畢業生；一類是在國有單位和非國有單位之間流動的人員。筆者認為應該在傳統意義上的這兩類流動人員之外加入第三類流動人員---農民工。這里的農民工指的是外出就業離土又離鄉的人員，是在我國工業化和城鎮化進程中涌現出的新型勞動力大軍。他們目前普遍不具備明確的人事關系，未建立人事檔案，自身利益未能得到有效保護。因此，筆者認為廣大農民工人事檔案的建設和合法權益的保護應該引起政府和社會的關注，農民工人事檔案應納入流動人員人事檔案管理中。

（二）流動人員人事檔案特點

1、社會性。針對傳統人事檔案管理部門而言，流動人員人事檔案管理機構---公共就業和人才服務機構具有較強的社會性，它所管理和服務的對象也具有社會性，為社會上的流動人員服務。

2、廣泛性。流動人員人事檔案是流動人員在空間位移過程中形成的記述和反映個人經歷、德才表現等以備查考的各種個人信息材料的集合。人事檔案是人在社會實踐中不斷產生的，流動人員頻繁流動使得其人事檔案不斷地得到充實和豐富，內容更加廣泛。由于每類流動人員身份不同，所形成的檔案內容存在較大差異，造成人事檔案復雜性。

3、易失性。流動人員在流動過程中，由于種種原因，往往造成人員流動和檔案流動不同步的現象，檔案收集不全、缺失、人檔分離在所難免。

4、利用率高。由于流動人員流動性強的特點導致其在再就業時，用人單位要查檔來核實流動人員的技能、品行等，提高了檔案利用率。

2 流動人員人事檔案管理存在問題及原因分析

1、檔案管理人員素質有待提高。隨著備受爭議的人事檔案保管費自2015年1月1日起在全國范圍內結束其30多年的收費歷史，涌入檔案管理部門的流動人員人事檔案急劇增加、流動人員流動速度加快及流動人員流動方式增多，任務重，人手不足，檔案管理部門和檔案管理人員工作積極性不高、工作效率低下、檔案管理工作疲于應付等將是各級檔案管理部門需要考慮的問題。

2、管理機構混亂。雖然《關于加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》規定了未經授權的單位不得管理流動人員人事檔案，但在現實中，一些民營企業、三資企業等中小企業，部分沒有檔案管理資格的中介機構乃至街道社區等單位擅自接收、保管流動人員人事檔案的現象比比皆是，有的用人單位甚至把管理人事檔案作為限制人才流動的手段，這種多頭管理的混亂局面導致大量流動人員人事檔案未能納入正規的管理范圍，人事檔案的真實性和安全性存在著嚴重隱患。

3、檔案功能減弱。在流動人員頻繁流轉過程中，人員流轉和檔案流轉的不同步加上檔案管理部門“坐店等客”的管理方式，往往導致流動人員人事檔案材料內容補充更新不及時，部分材料內容單薄、缺乏連續性，能反映流動人員本人工作實績和能力特長等方面的內容較少，不能“觀其卷，知其人”；個別檔案管理部門審核把關不嚴出現了涂改、偽造檔案“以檔謀私”的案例，有的甚至發生了損壞、丟失檔案的情況。流動人員人事檔案的嚴肅性和權威性受到挑戰，流動人員人事檔案的作用難以發揮。

4、社會檔案意識普遍不高。檔案管理部門對流動人員人事檔案管理的重要性認識不足導致人事檔案功能減弱，利用率不高；一些用人單位對流動人員人事檔案利用意識淡薄，為了引進人才，出臺了人才流動不受檔案、戶口等條件限制甚至可以為人才“重新建檔”的“土政策”，一部分人才在原單位“卡檔”和高薪誘惑下“棄檔走人”，造成了“人檔分離”和“一人多檔”的現象；流動人員人事檔案長期封閉管理模式使得大多數個人不了解人事檔案的內容和價值，認為人事檔案可有可無，需要用時再說有意無意地遺棄了人事檔案。如今的流動人員人事檔案雖然免除了管理費，但2015年1月1日以前的未繳清的保管費仍需補齊，其他人事代理收費也還將繼續收費，加上檔案轉遞手續繁瑣和個別工作人員服務態度不佳等原因這也造成了一部分流動人員不愿交費而棄檔使檔案成為“死檔”或自揣檔案。

5、檔案管理方法落后。在人員方面，中組部明文規定“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”，實際上檔案管理部門一人管理數千甚至上萬份檔案的情況并不少見；檔案管理人員往往身兼數職，工作任務重，僅僅滿足于“裝好袋子、鎖好柜子”，沒有主動研究新的管理方法。在設備方面，檔案管理部門經費投入不足，管理設備落后，大多仍停留在對紙質檔案的管理上，盡管一些檔案管理機構已逐步開始使用人事檔案管理軟件，但也僅限于人事檔案目錄錄入，僅是將手工檢索轉化為網絡檢索，且系統較為封閉，無法實現跨部門、跨地區數據互通、網絡互享。

3 對策措施

1、加大宣傳力度，增強檔案意識。人社部門和檔案管理部門要利用培訓、開座談會、參觀考察等方式提高檔案管理部門及檔案管理人員對流動人員人事檔案重要性的認識，使其自覺主動地履行職責，嚴格依法治檔，確保流動人員人事檔案的完整性和安全性，樹立檔案管理工作的威信；要抓住時機，通過講座、宣傳欄和報刊、電視、網絡、微信等多渠道普及檔案知識，提高流動人員人事檔案在全社會的知曉度，引起人們特別是用人單位和流動人員對人事檔案及檔案工作的關注，讓人們了解人事檔案的價值和“棄檔”的危害性從而增強檔案意識，提高檔案利用率，使人事檔案創造出更多的社會價值。

2、建立社會化公共管理服務模式，實現檔案規范化管理。應探索建立社會化的人才檔案公共管理服務體系，加快對各地人社部門下屬的公共就業和人才服務機構檔案保管等公共服務內容和人才招聘等經營性服務內容的分離，明確政府所屬的公共就業和人才服務機構在流動人員人事檔案管理中的唯一合法地位和對流動人員人事檔案管理公共服務性質。對不具備管理流動人員人事檔案資格的機構，各級人社部門要堅決進行取締，并督促他們按照規定盡快移交所管理的人事檔案，堅決打擊流動人員人事檔案管理中的混亂現象。要根據人事檔案管理體制的現狀和流動人員人事檔案管理的特點，研究對流動人員人事檔案進行“集中統一、歸口管理”的相關配套政策法規和具體措施，做到以制度規范管理、以制度規范工作，增強流動人員人事檔案管理的透明度，提高管理的集約化和專業化水平，更好地發揮流動人員人事檔案的社會效益。

3、充實完善檔案內容，提升檔案價值。針對流動人員人事檔案特點，在出臺相關管理制度的同時完善檔案在建檔、歸檔、轉移、借用等過程中的相關細節，確保檔案的連續性和完整性。檔案管理部門要加強與流動人員的聯系，及時了解流動人員動向，更新流動人員相關個人信息；加強和用人單位溝通聯系，督促用人單位及時做好流動人員人事檔案的收集和歸檔工作；加強與高校聯系，防止高校畢業生檔案的損壞和丟失。在保留人事檔案原有重要部分的同時，人事檔案內容應與時俱進，不斷豐富和完善。流動人員人事檔案應根據不同職業、身份因人立卷，還應加入反映借貸、納稅等個人信用材料及養老、失業保險等資料，要根據流動人員工作變動和從事工作的不同及時補充相關新材料，使流動人員人事檔案成為當事人真實水平的動態記錄，同時檔案管理部門要加強監督管理，從嚴保管，杜絕流動人員人事檔案造假現象發生，確保流動人員人事檔案真實可靠，提升檔案價值，不斷滿足用人單位和流動人員對人事檔案的需求。

4、加強自身建設，提高檔案管理人員綜合素質。流動人員人事檔案管理部門必須從三方面提高檔案管理人員綜合素質。一是注重一個“愛”字。流動人員人事檔案管理工作是一項單調、繁雜、艱苦細致的服務型工作，檔案管理人員要熱愛檔案事業，具備一種無私奉獻、任勞任怨的精神和耐得住寂寞、淡泊名利、甘當無名英雄的境界。在工作崗位上努力學習、刻苦鉆研，不斷擴寬知識面，提高學歷層次以適應不斷發展變化的業務需要，真正做到干一行愛一行，在平凡崗位創造非凡業績。二是體現一個“細”字。流動人員人事檔案動態性強、中間環節多、管理難度大，要的是檔案管理人員甘于寂寞的耐心和不厭其煩的細心，做好每一個步驟、每一個環節。三是做到一個“嚴”字。流動人員人事檔案是流動人員一生經歷的記載，檔案管理人員必須牢固樹立保密意識，嚴格做到依法治檔、依法管檔，保證檔案材料的齊全性和真實性，保證公民合法權益不受侵犯。

5、堅持與時俱進，推動檔案管理信息化建設。流動人員人事檔案信息化管理已成為大勢所趨，可以建立一個全國統一標準的流動人員人事檔案信息通用數據庫，通過大型掃描儀將不涉密的流動人員人事檔案信息傳輸進電腦，定時更新，專人維護，確保紙質檔案與電子檔案相統一，大大降低對紙質檔案的損壞，使檔案管理人員騰出更多時間對庫存檔案進行研究利用。可以為用人單位和流動人員各設立一個查檔號，這個查檔號是唯一的，并且設置相應的查閱權限，按照不同的查閱權限限制使用范圍，避免個人信息非法泄露。用人單位憑借查檔號可以登錄數據庫調出本單位流動人員相關信息，流動人員通過查檔號不僅可以查閱個人基本信息，還可以了解到本人工作業績和不良記錄等情況。在數據庫建設的基礎上加強局域網、廣域網的聯動建設，打通部門、區域間互通渠道，實現信息共享。要強化電子檔案信息安全利用，設立具有不同的查看、修改和維護權限的安全保密級別。要定期對流動人員檔案信息通用數據庫進行備份，安裝入侵檢測系統和網絡實時監控管理軟件，對終端、流量和網絡連接情況進行實時檢測，及時消除安全隱患，確保信息安全和系統正常運行。

參考文獻

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