從檔案整理角度論檔案安全管理應從資源抓起

陳偉光

摘 要：檔案安全管理是確保檔案真實、完整的重要保障，目前檔案安全管理注意力主要集中在抓好檔案后期管理工作。本文結合在基層檔案整理過程遇到的問題，簡單闡述現時檔案安全管理可能存在的問題，提出從檔案資源抓起，把做好前端控制權，確保檔案完整、真實、正確移交到檔案管理部門，為全面保證檔案安全提供參考。

關鍵詞：檔案；安全管理；前端控制

檔案是一種不可再生資源，對于單位各項工作的發展都有著重要參考和依據價值，一旦丟失、損毀后果不堪設想。因此在日常檔案管理中，我們不斷探索如何加強檔案安全管理工作。

1 現行檔案安全防護的認識

按照《國家檔案法》要求，現時檔案安全管理的辦法主要集中在物防、技防、人防上，如在庫房管理上做到“八防”，對電子檔案檔案庫房配置了具備防磁、防震、防靜電、防化學腐蝕等設備；在技防上恒常開展庫房巡查，定期抽檢電子檔案；制定檔案借閱、保密和銷毀制度，建立檔案突發事件的應急預案等，保證了庫管檔案的安全，但保證庫管檔案安全是否就一定就安全呢？決定檔案的依據價值主要是歸檔資料的完整性與真實性，試想如果檔案資料在移交時就損壞或是贗品，那么保證檔案安全還是否還有意義？

2 現行檔案安全防護上的問題

在整理單位2009-2015年文書檔案時發現有部分移交資料為復印件，個別文件存在缺失，領導審批過程有遺漏的情況出現；部分年代久遠的照片已無法查找照片拍攝時的詳細信息，電子檔案無法確定是否為最終定稿；部分黨團的活動資料已經無法追補等問題。

3 檔案安全管理應先從源頭抓起

檔案的接收和征集是檔案管理工作的第一個環節，接收和征集質量好與不好，直接影響檔案利用價值。所以我們把好檔案管理工作前端控制，確保檔案資源收集的完整、真實、及時地移交到檔案管理部門。近期國家檔案局印發了《關于進一步加強檔案安全工作的意見》，著重提到了要做好檔案安全問題前移，加強檔案資源安全風險治理。而要提升檔案安全管理，本人認為應從檔案形成資源過程這一步著手做好如下幾點：

（一）強化檔案安全管理知識培訓。

新時期賦予了檔案管理員新的要求，檔案管理員除了需要具備豐富的檔案管理知識外，還需有扎實的管理能力，如發現安全隱患能力，以加強檔案資源形成時的安全；與時俱進的學習能力，以時刻關心檔案信息管理的最新動態，提升電子檔案管理安全觸覺；及時宣教能力，普及兼職檔案管理人員的知識與技能培訓。比喻在OA發文流程管理上，加強規范電子檔案格式宣傳工作，強化電子檔案修改痕跡的保護，避免在流傳過程的隨意替換，確保電子檔案移交時完全保留領導批閱，并和紙質發文相一致等。

（二）把好檔案管理前端控制。

把控檔案資源形成各個環節的安全，把檔案工作前移，讓檔案管理人員參與到各項工作的籌劃過程，依照檔案法規，對檔案資料那些需要保管、如何保管給予專業性指導，如在基建檔案形成過程中，指導規范按照建筑、結構、安裝的順序來匯總圖紙會審資料；提醒室外工程資料的及時整理匯總，定期檢查分部工程質量驗收記錄等容易出現遺漏或不全的資料；指導竣工預驗收參加驗收單位規范做好資料的簽章等；提醒施工中有變更及時在竣工圖上注明修改處和依據等。又如基建各階段聲像檔案都需要提前介入，并且要明確檔案拍攝的內容和時間等，確保檔案移交時沒有被遺漏或要再需進行追溯的情況發生。

（三）及時做好臨時性檔案文件材料的收集和標注。

臨時性檔案資源具有形成時短、部分難以補追的特點。如單位迎檢或舉辦各類活動的照片，很多都是以電子形式暫存電腦，到規定時間再上交，這種暫存的方式很容易因沒有標注或沒有及時做好照片說明，造成誤刪或到年底統一移交時照片記載不詳的問題出現，無形中給予檔案真實性一定的影響。因此，負責管理檔案的人員應把握一年中各類重大活動情況，注重督促資源生成部門做好臨時性檔案資料的及時整理工作。比如召開職工大會之后，應及時通知各分組討論的筆錄要及時完整地匯總到檔案室。

（四）改變坐等的收集方式。

作為檔案管理人員應適時更新檔案的收集與整理方式，多到各檔案資源部門了解檔案資料的生成動向，將坐等上門的收集歸檔工作轉變為主動到各個部門去收集。加強各方面的溝通聯系，積極引導各有關部門的工作人員，根據檔案工作的管理需要，交出真文件，確保收集檔案的真實性。尤其在人員崗位變動時，檔案管理部門的工作人員應主動協助相關崗位人員做好文件材料的交接工作，對原崗位人員交來的文件材料給予審核、登記接收，以免檔案資料因人員崗位變動而流失。

參考文獻

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