新媒體環境中檔案管理職業的發展探討

摘 要：檔案承擔著保管和傳承歷史記憶的使命，有十分重要的歷史意義與現實意義。檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，其職業發展對我國檔案管理事業的發展起著舉足輕重的作用。本文以保山學院為例，研究新媒體環境中檔案管理工作的新情況以及新情況下檔案管理工作存在的多方面的問題，最后針對現存問題對檔案管理職業的發展提出對策與建議。

關鍵詞：新媒體；檔案管理；職業發展

研究新媒體環境中檔案管理職業工作的新情況、存在的問題以及發展對策，有助于檔案管理部門制定合理的人才發展計劃，有助于提升檔案管理工作效率，有助于提高檔案利用者的滿意度，本研究將結合保山學院的實際情況進行分析。

1 新媒體環境中檔案管理工作的新情況

傳統環境中檔案管理人員的工作著重于“保管”，但是隨著新媒體時代的來臨，檔案管理工作已經發生了深刻的變化。檔案管理工作不再只局限于收集、鑒定、分類、立卷、歸檔、移交等基礎的工作，還包括提供檢索服務等需要掌握更多計算機技能的工作。

保山學院綜合檔案室集中統一管理全校各種門類和載體的檔案，于1991年11月25日成立，目前隸屬于黨政辦公室。綜合檔案室設置了1名專職檔案員，各部門和各分院確定了33名兼職檔案員，負責本部門文件材料和重要資料的收集、整理，做到收集材料齊全完整。新媒體環境下，庫存檔案全部實現計算機管理，重要文件實行全文數字化管理，校內形成了一個較為完整的檔案管理體系，檔案管理人員的隊伍建設也取得了較為顯著的效果。根據保山學院綜合檔案室的實踐經驗發現，檔案管理工作的新情況中最為重要的是檔案管理職業的角色定位與知識結構的改變，本節主要分析這兩方面內容。

1.角色定位方面

新媒體環境中，檔案管理工作不再是簡單的實體檔案的管理，而是成為系統的紙質加電子檔案信息的管理者。隨著檔案管理思想的轉變，檔案有了更有效的利用率及利用方式。檔案形式以及提供方式的轉變，意味著檔案管理人員角色定位的轉換。對檔案利用者而言，他們希望能夠利用互聯網及計算機，實現足不出戶對檔案信息的獲取，檔案利用者的信息需求決定了檔案信息利用與服務的方向，檔案管理者的角色從單純的檔案管理角色向信息服務角色轉換。

2.知識結構方面

與傳統的紙質檔案管理不同，新媒體環境中，檔案管理的網絡化、數字化、系統化成為了檔案管理的重要存在形式，很多較大型組織的檔案管理部門已經有了單獨的檔案管理門戶網站，檔案管理工作的新內容、新形式推動檔案管理人員的知識結構需要更新，形成不同的知識結構。

2 新媒體環境中檔案管理職業發展的問題

1.檔案內容無法滿足社會需求

目前，保山學院積累的檔案信息量越來越大，各類文書檔案、教學檔案、照片檔案、設備檔案等多達幾千卷，很多檔案的保管歷史達到了30年以上。在這一背景下，單一的檔案管理機制顯然已經不能滿足信息時代檔案工作的需求。但是具體檔案管理部門所存檔案內容較為單一，多為文書檔案，尚不能滿足檔案利用者對檔案多樣化的要求。新媒體環境中，檔案可以有紙質和電子等多種存在形式，電子檔案可以使檔案利用者更為方便地獲取檔案內容，但是保山學院的檔案仍以紙質檔案為主，電子檔案無法滿足便捷獲取檔案內容的需求，檔案內容、形式需要滿足多樣化需求。

2.檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理人員素質參差不齊是新媒體環境中保山學院檔案管理職業發展的突出問題。目前，保山學院的檔案管理人員有一批是接受了全面的檔案管理知識的教育的專業人員，但也有非職業化、非專業化的人員的兼職人員。還有，新媒體環境中，檔案管理工作隊伍比較缺乏既具備傳統檔案管理知識，又掌握計算機、新媒體等技術操作的人才，很多檔案管理從業人員知識結構單一，檔案管理及利用意識不夠先進。

3.檔案管理職業核心技能缺失

檔案管理職業的核心專業技能在于檔案的收集整理、甄別、保管保護和利用等。在新媒體環境中，檔案管理人員的多方面職業專業技能均表現出缺失現象。首先，在檔案的收集整理方面，檔案管理人員對紙質檔案的收集整理較為熟練，但是電子文檔的錄入、電子信息的采集標識等工作的效率偏低；其次，在檔案的甄別方面，檔案管理人員對傳統紙質檔案的甄別方法使用熟練，但是對電子信息真偽的識別技術并不熟練甚至不甚了解；最后，在檔案的利用方面，即使在新媒體環境中，檔案開發仍然存在力度小、檔案開發針對性不強的情況，很多時候檔案管理人員不能根據檔案利用者的實際需要去制定合理的檔案開發計劃。

3 新媒體環境中檔案管理職業的發展對策

1.認清使命，重塑檔案職業定位

檔案是一種具有獨特價值的信息資源，它所承載的國家、民族、社群、個體的過往歷程是人們集體記憶所要留存、追溯的對象。檔案管理人員應該看到自己的工作價值，認清自己工作的重要性以及艱巨的歷史使命，堅守職業操守與價值追求。在全新的新媒體環境中，檔案管理人員也需要明確檔案職業的定位，學習檔案管理專業知識，樹立檔案管理全局觀念，提升對檔案管理工作的認識高度。

2.拓寬職能，滿足社會發展需求

新媒體環境中，檔案管理的工作包括了收集、鑒定、分類、立卷、歸檔等基礎工作，也包括了提供檢索服務等工作，檔案管理工作不再是相對封閉的檔案館狀態，而是成為一個整理歷史記憶并提供給檔案利用者的相對開放的平臺。檔案管理工作應該根據現實的需要拓寬職能，從單純的檔案實體管理向信息管理、信息傳遞等符合新環境的職能轉變，從而更好地滿足社會發展的需求。

3.提升水平，掌握職業核心技能

在新媒體環境中，檔案管理工作增加了新的工作模塊，也引入了更注重服務與高效利用的檔案使用理念。檔案管理部門及所在單位應該認識到提升檔案管理人員職業核心技能的重要性，有計劃地對檔案管理人員進行專業的培訓和繼續教育，提升檔案管理從業人員的專業素質和職業行為能力，使更多的檔案管理人員真正掌握職業核心技能，從而可以有力地應對新媒體環境中檔案管理工作面對的困難。

為提升檔案管理人員的專業素質，保山學院綜合檔案室制定了《保山師專檔案工作分管領導、主管領導和專業兼職檔案人員崗位責任制》及《保山師專檔案歸檔范圍和保管期限表》等嚴格的工作條例，制定了各類檔案保管、鑒定、銷毀、檔案保密、利用、庫房管理、統計等一系列檔案工作管理辦法和規章制度。

參考文獻

[1] 高金宇， 唐明瑤. 檔案管理實務[M]. 北京：科學出版社， 2010

[2] 王學平. 淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J]. 檔案學通訊， 2011（6）：54-57

作者簡介

寸常興（1962-），女，館員，本科，保山學院，研究方向：高校檔案工作管理理論和實踐，檔案編研。