勘察設計企業檔案信息化建設探討

李靜

摘 要：隨著科學技術的發展，我國已經進入一個信息高速發展的階段。目前，檔案工作信息化管理開始在設計院檔案管理中普及，但是明顯存在信息資源開發不足，共享程度低等問題，有待于進一步的普及與發展檔案管理的信息化水平。本文簡單分析了勘察設計企業檔案管理信息化的現狀，并提出了加強檔案管理信息化的對策。

關鍵詞：勘察設計企業；檔案；信息化；建設

1 勘探設計企業檔案信息化現狀

（1）檔案信息化基礎建設

隨著電子計算機和網絡技術的發展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設計企業檔案信息化系統的建設已經相當完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網站的建設，檔案管理網站系統可更好的實現檔案資源的服務工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關的標準，但是這些標準過于陳舊，且標準間內容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現檔案信息化標準的建設執行。

（2）檔案信息化建設的缺少資金投入。

檔案信息化建設是一項巨大資金投入的建設，目前，多數企業對檔案的管理不重視，導致資金投入不到位，難以有效的實現檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領導的高度重視，但受到科技資金數額的限制，仍難以實現網絡信息化的建設進程。

（3）檔案信息化建設人才缺乏。

從信息產業部的統計數據可知，我國產業信息化的發展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養，導致在檔案信息化的管理與維護中出現一系列的問題。針對勘探設計企業來講，人才缺乏主要表現在以下兩個方面：第一，當前檔案管理人員的信息化素質過低，雖然可進行基本技能操作，但缺乏專業的技能培訓與教育；第二，缺乏具有信息化專業只是的檔案管理人員，在軟件系統的開發、使用與維護過程中，受專業信息知識的限制，一旦系統出現問題，只能尋求技術人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設的速度與質量。

（4）檔案信息資源整合不完善。

目前，勘探設計企業檔案資源的質量與數量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當前檔案信息資源開發利用的主要特點，檔案資源需求也呈現出全面化與豐富化。但是，多數勘探設計企業內部部門間溝通不足，缺乏溝通與協調，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環境不同，導致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進行轉換，這樣，必然會出現多次重復性勞動，嚴重影響了信息資源作用的發揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發展的關鍵點。

2 勘探設計企業檔案信息化建設與檔案管理的措施分析

（一）完善檔案信息化工作體系

只有構建了相應的工作體系，才可以更加順利地建設檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執行電子文件管理等相關規定，同時，構建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結合檔案法，賦予檔案局相應管理職能，在信息化建設中，檔案部門積極協調，對工作體系進行統一建設。另外，在電子政務建設中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設。要對法規制度等進行完善，規范工作行為，編制檔案信息化建設專項規劃和工作任務分解表等，明確目標任務、完成時限以及責任單位等；在此基礎上，完善現有法律法規，強化監督檢查和執法。

（二）推進檔案數字化和資源共享

資源建設是檔案信息化建設的核心內容，要結合這個中心開展其他工作，要將檔案數字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數字化建設，按照相應原則，科學編制工作計劃，強化監督檢查工作，以便順利開展檔案數字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎上，還要構建檔案數字化目錄，投入相應人力、物力和財力資源，各部門協同工作。此外，實行紙質和電子文件雙歸檔制度，并關聯并存規定范圍內的文本和圖形文件，實現檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結合相關標準，統一構建檔案信息管理系統，有機融合本系統和辦公系統，在網上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。

（三）創新檔案信息服務手段

檔案信息化建設主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創新檔案信息服務手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務能力，結合我國相關規定，科學設定檔案公開級別，并構建檔案信息資源網上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網站上發布需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關資源，逐步完善檔案信息資源網，實現檔案信息網上查詢。對于部分無法公開于網絡上的檔案，可以應用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務，借助于網絡檢索，相關人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應用先進的身份認證和網絡監控技術，同時強化訪問控制，對標準進行構建，明確規定備份機房和技術條件，保證檔案信息安全。

3 推進企業檔案信息化建設中的幾點建議

（一）明確企業檔案信息化建設的目標

檔案信息化建設的目標在于提高檔案信息為企業各項建設服務的能力。建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案館，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合企業的發展，企業檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構建文書檔案管理信息系統、科技檔案管理信息系統和科技資料管理信息系統；建立企業檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發必要的數據庫，以滿足企業市政設計人員的研發工作需要。

（二）企業檔案信息化建設的任務和實現途徑

企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況，使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案，將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。

（三）檔案信息建設中應注意的問題

一是建設跨企業的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化，建設企業電子文件中心；三是積極探索實現檔案信息化建設和企業政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業公共信息平臺的信息實現對接。 企業檔案數字化建設存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現有檔案工作人員要積極學習先進的信息科學技術，努力使自己成為復合型人才；另一方面，企業檔案部門也要加強人才結構的調整，有計劃地引進計算機專業人才，加快實現計算機技術與檔案專業技術的融合。

4 結語

企業檔案信息化建設促進了文件管理，檔案管理模式的規范，文件、檔案的規范管理等，在一定程度上提高了管理效率，對企業管理高效運行有不同程度的促進作用。同時企業檔案信息化建設也帶來了觀念更新，形象轉變，使檔案工作的內容更加豐富，技術含量極大提高，檔案工作重心也轉移到與信息化相關的工作上。這些深刻變化，必將對今后檔案工作和企業的發展產生深遠影響。

參考文獻

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