關于加強疾控中心檔案管理的措施和注意事項研究

董婧

摘 要：隨著我國醫療改革的不斷深入，當前醫療機構的檔案資源管理模式已經無法滿足現代的需求。為此，加強醫療機構檔案資源建設與管理成為醫療機構當前一項緊迫改革任務。本文主要以疾控中心為代表，分析其檔案管理過程中存在問題，并在此基礎上提出管理措施建議以及相關注意事項，目的是為了為醫療機構的檔案管理提供有效參考。

關鍵詞：醫療機構；檔案資源；建設；管理

1 前言

在經濟全球化、信息高速發展的時代背景下，全面實現檔案管理信息自動化已經成為了醫療機構檔案事業的發展趨勢。對于疾控中心單位來說，還存在著很多弊端和漏洞，根本無法滿足日益增長的現代醫療服務需求。為此，對現有的管理模式進行改革和創新，采取各種科學合理的檔案管理措施，借此從根本上進一步提高檔案工作效率和服務質量。

2 當前疾控中心檔案管理中存在問題

2.1 檔案信息化建設意識不高

很多疾控中心對于檔案信息化建設意識不足，只注重本單位的經濟效益和業務的發展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成管理中一個重要的組成部分，導致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術的高速發展和大力普及，醫療機構的信息化建設步伐也得到加快。很多疾控中心都已經從過去手動管理轉型逐步轉為計算機管理，并開始創建醫院局域網，應用辦公自動化系統以及醫院信息系統等等來對檔案進行管理。但是由于部分醫療機構對信息化的認識不夠深入， 檔案信息化建設的重視程度不高，導致檔案管理信息化水平還較為落后。在2015年某份醫療行業檔案管理數據報告中指出，僅有53%的疾控中心檔案部門擁有完善的基礎設施配置，實現數字信息化管理。百分之42%的疾控中心檔案管理基礎設施依然得到不完善，5%的疾控中心依然使用傳統手工檔案管理方式。

2.2 缺乏一套檔案信息化建設管理標準

檔案管理是否規范與標準是實現檔案信息化建設的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴格的管理制度和標準的操作流程，導致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷以及保管和利用這些工作環節的時候無法可依，無據可循，整體管理工作毫無秩序，混亂不堪。在很多醫療機構當中，人事管理系統、收費系統等等層次與所屬的部門實際要求不符，導致管理工作出現脫節現象[1]。例如：檔案管理的數據儲存的方式與接口存在著技術問題，導致數據信息沒有得到有效的轉換、對接以及共享，這些都給疾控中心工作實現信息化管理產生了不同程度的阻礙。

2.3 缺乏統一的軟件應用系統

很多疾控中心在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如：文書檔案、基礎檔案等都是由檔案部門來進行保管和儲存，健康檔案以及財務檔案等等都是有保健科與財務科來進行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統一的軟件系統作為指導，在操作過程中形式不一，大大的降低了檔案的信息化水平，最終導致很多文檔的缺失[2]。同時，很多醫療機構所應用的管理軟件還較為落后，部分還依然應用單機版系統來進行檔案管理工作，導致系統難以順利的實現兼容、對接，升級以及更新，給系統維護增加了難度，以至于無法滿足現代化管理的需求。

2.4 檔案管理人員專業技術以及職業素養偏低

很多醫療機構對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認識，部分醫療機構還采用兼職人員來負責檔案管理工作，導致管理人員的素質水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統的培訓，加之年齡較大，導致他們無法正常使用計算機網絡來進行檔案管理，這些因素都給檔案的信息化的建設與發展產生了阻礙。此外，部分管理人員怎責任心缺失，缺乏創新精神，不符合現代檔案管理工作人員的規定與要求。相關數據調查發現，在從事檔案管理人員工作中，僅有44%人員為檔案相關管理專業畢業，56%均為中途臨時接替檔案管理工作或者身兼多職人員頂替。

3 加強醫療機構檔案資源管理的有效措施

3.1 努力完善檔案管理信息化建設基礎設施

為了要充分發揮出檔案部門的管理作用，應該要努力完善檔案部門的基礎設施的配置。例如：掃描儀、打印機、計算機一級數碼相機等等這些設備都應該缺一不可，實現檔案部門數字化管理，進一步提高數據處理的能力，確保檔案部門具備強大的數據存儲功能[3]。同時，還要努力完善影像存貯系統、通訊系統、財務收費系統、實驗室信息系統等等現代化管理系統，配置完善各種子系統，應用各種現代化新型軟件，進一步滿足現代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲等工作環節上充分利用計算機來進行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設水平。

3.2 加強檔案信息化建設同時保留傳統保管方式

充分借助計算機互聯網的優勢，加強對檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲方面，應該要努力提高檔案的信息化和數字化水平。由于當前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實物文檔。所以，在實際的檔案管理工作當中，除了要努力加強檔案管理工作的信息化建設水平之外，還應該要適當保留傳統檔案保管工作方式，把重要的實物檔案保管好，確保電子文檔和紙質文件同時進行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質文件自身所具備的憑證以及法律作用。

3.3 提高檔案信息安全管理性

在檔案管理信息化建設過程當中，還應該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網絡保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應要保證文員的完整性，防止文件在涂中被惡意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術水平，采用利用防火墻、網關等技術來提高檔案的安全性，防止檔案受到網絡的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個檔案的網絡中心系統當中，設置出難以破解的密碼權限，采用數字簽名、實臉認證等高級機密技術，對電子文檔實行嚴密的防護[4]。同時，加強對紙質文件以及實物檔案的保管，把其放置在保險箱內，保險箱設置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經過有關部門領導的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對于各種檔案數據需進行備份，加強對電子文檔的監測以及維護工作，保證檔案的安全性。

3.4 提高檔案管理工作人員的專業技能和職業素養

聘用具有一定知識文化的人員專門負責檔案的管理工作。同時，醫院相關管理部門應努力為他們構建各種學習的平臺和深造的機會，定期的對他們進行檔案管理技術知識的培訓，促使他們與時俱進，緊跟時代步伐，促使他們掌握最先進的檔案管理模式和技術并在實際管理工作中得以應用。此外，醫院管理部門還應該要采取獎勵的機制，激發他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業理想，在實際檔案管理工作當中，要求他們秉持高度責任心，在工作崗位中做出應有的貢獻。提高他們的信息化意識和管理意識，加強對新人才的培養力度，為醫院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫院檔案各項管理工作得以順利開展與實施。

4 結束語

綜合上述我們可知道，在醫療機構的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設管理標準、缺乏統一的軟件系統、基礎設施建設資金投入有限、檔案管理人員素質偏低等等問題。為此，只有在針對這些問題上，努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強對檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫療機構檔案資源管理工作順利實現信息化，才能夠從根本上來提高醫療機構檔案管理工作水平。

參考文獻

[1]杜素芝.加強疾控中心檔案管理的方法和注意事項[J].中國保健營養.2015，23（08）：331-333.

[2]吳翠紅.信息技術在疾控中心檔案管理中的應用分析[J].黑龍江史志.2014，20（15）：26-28.

[3]劉瑛，郭宏.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設[J].職業與健康.2015，17（15）：44-46.

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[5]羅利文.淺談疾控中心檔案現代化管理[J].中外醫療.2015，34（31）：67-69.