關于如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考

王少姝

摘 要：隨著近幾年來我國社會經濟的不斷發展，傳統辦公室檔案管理模式也就無法適應當下的時代。而檔案管理效果如果無法有效滿足實際工作需求，并將對我國辦公室的檔案管理工作效率造成非常嚴重的影響。不管是哪一家單位，其自身運營過程中，辦公室一直以來都具有著非常重要的作用，辦公室檔案管理水平的高低會對單位自身的整體管理水平造成直接性影響。因此，當下我國企業單位想要得到更加穩定的發展，就必須對自身辦公室檔案管理工作效率進行有效提升。本文通過分析當下我國辦公室檔案管理中所存在的問題，在此基礎上對提升辦公室檔案管理工作效率的有效措施進行深入探討。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；有效策略

0.引言

在辦公室工作中，檔案管理作為其重要構成部分之一，能夠有效確保相關工作的可持續發展帶。隨著當下社會經濟發展速度的不斷加快，在市場經濟體系下，辦公室檔案管理工作只有做到不斷創新和改革，緊跟時代的腳步，從而才能讓其作用得到充分發揮，讓辦公人員查詢和檢索信息能夠更加方便、快捷，讓辦公室整體工作效率得到有效提升。而想要實現檔案管理工作的改革和創新，讓辦公室管理建設得到加強，就必須對檔案管理工作中所存在的問題進行深入分析，從而才能找到有效解決措施，讓辦公室檔案管理工作的作用得以充分發揮。

1 當下我國辦公室檔案管理的現狀分析

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現代企業都沒有重視起自身企業的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關資料信息。此外，由于很多企業的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業務資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現人員流動現象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業生產業務遭受到嚴重損失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業素質不高

當下我國雖然已經有一部分的企業開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發揮出應有價值，而造成這種現象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業素質和業務水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結構和檔案管理素質存在嚴重缺失上有著顯著體現。一方面，檔案如果發生不合理的分類結構，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現代企業中的真正價值很難得以體現。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應的檔案管理基礎理論知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當下很到現代企業都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數據信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現象的發生。而另一方面，企業沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關檔案管理工作人員素質較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現象的發生，從而也就造成企業經濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業由于缺乏相應的網絡安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應的信息化辦公手段

雖然當下很多企業管理制度都開始對傳統的紙張辦公方法進行了轉變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業檔案都沒有實現信息化，對企業中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業的發展，同時也在很大程度上促使企業的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應對策

2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應該讓企業內部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業從上至下逐漸形成一個統一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業性進行提升

首先，企業應該重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關的檔案管理基礎知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應該以轉化其傳統檔案管理基礎知識為主，來對其進行相應的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛入職的檔案管理人員，則應該以檔案管理基礎理論知識為主，重點傳授他們專業性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業水平，始終迎合當下市場經濟化需求，為企業發展帶來有效推動作用。

2.3 增強辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現代企業來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現。首先將相應的保密制度建立起來，以此來對相關的檔案管理人員進行約束，一經發現泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業應該積極額普及計算機知識和網絡安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網絡安全工作的安全管理力度。

2.4 運用集成化信息管理體系

企業在實施檔案管理工作的過程中，應該讓實物檔案資料管理和計算機檔案管理相結合的管理模式得以形成。在對企業檔案進行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴格、詳細的分類號檔案信息，并結合企業中每個部門的實際情況和信息性質來讓檔案分類更加科學化、規范化。

3 總結

總而言之，辦公室檔案管理工作和企業單位中其他工作都有著直接或間接的聯系，規范化、合理化的辦公室檔案管理工作時確保單位能夠正常運行的重要基礎，為了讓我國現階段辦公室檔案管理中所存在的諸多問題得到有效解決，單位中各個部門應該彼此合作，共同采取有效措施，讓辦公室檔案管理工作效率得到進一步提升，從而才能讓自身的正常穩定運行得到有效保障。

參考文獻

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014，05：171-172.

[2]梁珍，丁寧寧.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務，2014，23：205-206.

[3]孫霞.關于提升文化館檔案管理工作質量的思考[J].經營管理者，2014，35：353.

[4]閆思明.實施檔案規范化管理提升辦公室檔案管理效率[J].辦公室業務，2015，05：66.

[5]劉奇.淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創新[J].科技創新與應用，2013，05：286.