知識管理背景下企業檔案管理模式

摘 要：隨著知識經濟時代的到來，企業檔案作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，其對于企業發展的重要性愈加凸顯。當前企業檔案管理一方面已經打破了傳統的檔案管理體制，但是另一方面并沒有形成一個全新的檔案管理體制，導致檔案管理對企業發展的輔助作用沒有最大限度的發揮出來。有鑒于此，本文在分析建立檔案知識管理模式的現實意義基礎上初步探討了如何構建這一檔案管理模式的有效途徑。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；管理模式

21世紀是知識時代，也是信息時代，這種情況下信息已經取代有形資產成為企業最為重要的戰略資源，而企業檔案管理工作以信息資源的整合為目標，為企業生產經營提供重要參照，其對于企業發展的影響越來越大。近年來隨著相關理論研究的進展，很多企業已經初步認識到檔案管理的重要性，也嘗試性的改變了檔案管理模式，但是由于種種因素的限制導致當前企業檔案管理處于打破傳統檔案管理模式和全新管理模式未完全建立的中間地帶，使得檔案管理的信息整合功能沒有得到最大限度的發揮。因此，深入的探索知識管理背景下企業檔案管理新模式對于信息資源的整合利用和企業的發展有著重要的現實意義。

1 知識管理與檔案管理

1.1 企業檔案管理有助于實現企業知識的共享

知識是無價的，但是如果知識不能夠被人們所運用的話，知識的價值也就蕩然無存。對于企業來說，如果知識僅僅保存在員工層面，沒有成為企業集體的知識資源，那么知識的價值實現也是十分有限的。實現個體知識的升華途徑有語言交流和書面交流兩種方式，其中語言交流固然能夠使得知識共享更加的簡潔、隨意，但是其受時間和空間的范圍限制較大。而書面交流則能夠更好的將個體知識集中在一起，實現知識的共享和升華，企業檔案管理作為企業信息整合的主要途徑，其對于企業知識共享的作用是不言而喻的。

1.2 企業檔案管理有助于保護企業知識產權

知識產權管理是現代企業知識管理的一個重要內容，其包括企業所擁有的專利權、商標權和著作權等，是企業知識創新的直接體現。企業檔案真實的記錄了企業知識創新的過程、內容和結果，是企業擁有某一種知識產權的法律憑證。在發生知識產權糾紛時，企業檔案能夠提供強有力的證明。例如企業在面臨設計專利申請糾紛時，產品檔案中的技術協議書、委托書等能夠提供有力的證據，從而保證了企業的知識產權。從這個角度來說，企業檔案管理是維護企業合法權益的強有力武器。

1.3 企業檔案管理能夠為知識專家的尋找提供線索

在企業的日常運營中，必將會遇到許多難題，這就需要相應的知識專家了提供建議。但是企業的組織結構相當的復雜和龐大，直接從諸多的員工中尋找到合適的知識專家的難度是較高的，這種情況下就需要利用企業檔案來為知識專家的尋找提供線索。例如在IBM Lotus公司的知識管理軟件中，其對于每一份企業檔案的形成時間、修改時間、利用次數等都有著詳細的記載，如果一份檔案的利用次數較多，那么則說明該份檔案的知識含量和價值較高，也由此可以斷定該檔案的直接關系者屬于某一領域的知識專家，從而保證了最迅速的找到知識專家，解決相應問題。

1.4 企業檔案管理能幫助企業進行員工知識培訓

在知識信息成為現代企業主要競爭資源背景下，企業唯一持久的競爭優勢就是具備比競爭對手更快的學習能力。企業員工的知識培訓已經成為企業人力資源管理的一項極其重要內容。一般來說，企業員工知識培訓大致可以分為外部知識培訓和內部知識培訓兩種類型，其中外部知識培訓以向員工介紹最新的科技進展、市場的變化情況、對手企業的行為等，內部知識培訓則以向員工傳授本企業的價值觀念、規章制度、工作方式等為主。這些都需要利用現有的企業檔案，可以說企業檔案是企業員工知識培訓必不可少的教材。

2 知識管理背景下企業檔案管理模式

2.1 檔案知識管理模式的構建

根據知識管理的實際需求針對性的構建檔案知識管理模式的前提是構建知識資源管理系統。其大致包括知識數據庫、知識信息整合系統、知識信息服務系統三個版塊，其中知識數據庫指的是要以現代信息技術為支撐將企業各種知識信息集中到一起，例如各部門文件、員工工作經驗、企業精神文化、企業規章制度等；知識信息整合系統則主要負責將收集到的各種信息進行科學加工，轉化為統一格式的數據，使得企業知識信息有序化和系統化；知識信息服務系統是企業檔案管理的輸出窗口，其主要功能是為企業利用檔案提供便捷的通道，同時也具備知識信息反饋功能。管理機構的設置是構建檔案知識管理模式的重要保證，對此可以根據具體的需要選擇不同的管理機制，例如對于規模較小的企業可以設置集圖書、情報、檔案于一體的機構如檔案信息中心等；對于規模較大的企業則可以單獨的設置檔案館，處于轉型期的企業可以設置全新的管理機構如知識資源管理中心等。

2.2 檔案知識管理模式實現

在實踐中，檔案知識管理模式的實現需要從以下幾個方面著手：首先是更新檔案管理觀念。檔案知識管理模式的根本目的是為知識管理服務，因此相關工作人員必須改變之前的以保管檔案為核心的工作觀念，要將工作的重心轉移到對知識信息的整合上；其次是檔案管理的數字化。21世紀是知識信息時代，但同時也是信息大爆炸時代，知識信息數據的不斷增加使得傳統的人工檔案管理難以適應社會經濟發展的需求，因此實現檔案管理的信息化例如信息收集反饋的信息化，通過企業內部軟件實現對知識信息的即時收集、檔案查詢的數據化，通過檢索系統實現檔案信息的迅速查詢等勢在必行，是檔案知識管理模式落實的重要保證；然后是提高檔案工作者素質，傳統檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的工作性質、內容、方式等都將發生巨大變化，這對檔案工作者的素質提出了更高的要求；最后是統籌協作，有別與傳統檔案管理重視個體能力，檔案知識管理對于協作精神和團隊合作意識有著較高的要求，原因就在于一方面迅速增加的信息數據使得個人難以完成全部工作內容，需要諸多工作中協作完成，另一方面企業檔案管理需要加強與社會的聯系，通過行業協作、區域協作等來促進檔案知識管理的發展。

參考文獻

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作者簡介

喬軍玲（1974-），女，漢族，陜西合陽人，大學本科，館員，主要研究方向：企業檔案管理、編研、利用。