新形勢下檔案管理工作的規范化探究

趙俐

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作，是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計與利用的活動，是檔案工作者直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理是現代企業管理工作的重要組成部分，對企業健康、穩定的發展提供了保證，并對企業提高工作效率與工作質量產生了重要作用。在當前信息化社會飛速發展的背景下，檔案管理工作不僅維護了歷史的真實面貌，而且為組織未來的發展提供了重要的依據。因此，本文就檔案管理工作在企業管理中的重要意義及檔案管理工作中普遍存在的問題、新形勢下檔案管理工作的規范化，展開簡要的探討。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化

0 引言

當今社會的飛速發展給檔案管理工作提出了更新與更高的要求。檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案作為至關重要的信息資源之一，對社會進步與企業健康發展的促進作用日益明顯，在當前經濟的新形勢與新需求下，想要提高管理工作的時效性，實現高速的發展，就必須進行標準化與規范化的建設。

1 檔案管理工作的在企業管理中的重要意義

檔案是歷史的沉淀，是時間的印記，是記錄事件或人物的重要手段。在當前經濟全面發展的背景下，有計劃的實現企業檔案規范化管理工作是非常必要的。應不斷地更新檔案管理觀念與管理方式，充分發揮檔案管理工作的功能效應，擴大它的社會價值與效能，更全面、真實地反映企業整體發展狀況，讓檔案管理的成果與企業的經營管理有機結合，為企業資源配置的模式、商業版圖與企業未來的發展提供借鑒。

企業檔案中記載著企業發展歷程中的優秀成果，科學規范的管理檔案，不僅是檔案工作發展的需要，同時也是衡量一個企業管理水平與綜合實力的重要尺度。根據檔案資料，可以充分了解本單位的運行狀態，一方面在企業作出重大決策時，為經營管理者提供經營業績與科學發展的第一手材料，為適時調整經營策略提供準確的依據及支持性證據。另一方面有利于社會各方準確認定企業的經營成果，為企業與各有關方面進行有益的合作奠定堅實的基礎。做好檔案管理工作對于實現企業經營戰略，不斷提高管理效率，促進經濟社會的全面發展、提升單位整體形象與市場經濟中的競爭力具有非常重要與深遠的意義。

因此，檔案管理對于企業綜合實力的提升與發展起到非常關鍵的作用。檔案管理人員應不斷的進行新技術的學習與應用，發揮當代信息技術的優勢作用，并且始終以嚴謹、規范的工作態度來開展日常的工作，滿足企業自身的發展需求。做好檔案管理工作，讓檔案管理成為企業中科學分析，取長補短，改進工作，制定發展方向的必要條件。

2 檔案管理工作中普遍存在的問題

現階段，隨著信息技術以及網絡的飛速發展，檔案管理作為一項傳統的工作，其重要性正被逐步淡化，檔案管理工作越來越不受到人們的重視，甚至許多人產生錯誤的觀念，認為檔案工作只是保管資料以及簡單抄寫材料的事務性工作，無法得知其重要性，觀念的落后導致檔案管理工作無法適應現代化管理的需求，與現代化建設脫軌。部分檔案管理工作人員缺乏專業檔案管理知識，對檔案收集、整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目與檔案檢索、統計、編輯等業務沒有明確的認識，檔案收集意識淡薄，部分歸檔的材料不夠準確、真實。

此外，很多單位檔案室基礎設備過于陳舊，檔案室內部環境設施簡陋，硬件配置不齊全，完全達不到國家的管理標準，部分單位甚至缺乏專門放置檔案資料的專用庫房，檔案室內電器設備、消防器材等設施不齊全，無法保證安全可靠實用。

上述多種原因造成企業的檔案管理意識弱化，檔案沒有被有效的利用，其積極作用無處發揮。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

3 新形勢下檔案管理工作規范化措施

3.1 不斷提高檔案管理工作人員的專業水平與綜合素質

檔案管理工作的專業性很強，檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員，管理人員不僅要具備高度的政治責任感、良好的職業道德，孜孜不倦的工作精神，精益求精的工作態度，又要有深厚扎實的管理檔案的基本技能。因此，只有不斷提高檔案管理工作者的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質和專業素養，才能做好新時期的檔案管理工作。

3.2 與時俱進，著眼于我國現代企業管理的現狀

自從20世紀90年代開始，隨著經濟發展及科學技術不斷進步，我國在各個領域發生了巨大的變化，面貌煥然一新，經濟體制轉型帶動了各個行業的繁榮發展，人民生活水平有了明顯的提升，現代企業制度也隨之建立起來；為了更好的適應社會發展的進程，摒棄檔案管理的落后思維和陳舊理論，著眼于我國現代企業管理的現狀，對檔案管理工作優秀的科研成果加以吸收并借鑒，科學規范地管理檔案，培養檔案管理工作人員的歷史使命感與主人翁的責任感，調動廣大檔案管理工作人員工作主動性與創新精神，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，與時俱進，適應新形式的需要，開創檔案管理工作的新局面，使檔案管理工作走上科學化、規范化與法制化的道路。

3.3 實現檔案管理同現代技術的有機結合

檔案中記載著的大量信息和豐富的歷史，使檔案的整理工作非常繁瑣，重復勞動多，工作強度大。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案的管理工作在新形勢下也發展出了全新的要求，只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。

當今信息化技術愈加符合人們生活工作的需求，在檔案的儲存方法上也摒棄了傳統的紙張存儲，演變為電子文檔。電子檔案，是指通過計算機磁盤等媒介設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁帶、磁盤與光盤等。電子檔案歸檔主要用磁帶與光盤。電子檔案的優勢是讀取速度快，查閱方便，這是紙質檔案或縮微品檔案無法比擬的。在云計算時代，電子檔案開始采用云存儲方式，也可以存儲在云端的網絡空間；逐步為電子檔案管理搭建一個公共支撐平臺，為各類檔案提供統一的采集、管理、查詢、加載及展現的平臺，建立檔案管理信息化平臺，實現紙質檔案的信息化管理與電子信息的檔案化管理。檔案進行編目、標引時，要參照已經建立起來的檔案信息庫，建立自動檢索系統，在完善編制檢索系統的同時，特別注意要提高系統的安全防范。此外，為防止數據信息的遺失，對電子檔案要進行定期備份。 利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

迅速發展的計算機網絡提高了工作效率，使檔案管理的信息環境與檔案工作的管理手段得到改善，并提高了檔案的利用質量；利用計算機網絡實現檔案信息搜集、保管、檢索，使檔案管理更加系統化、科學化、完善化。為新形勢下檔案管理為社會發展的需要提供了便利條件，充分實現檔案工作為社會經濟高效發展服務的作用。

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，做到改變觀念，積極做到探索檔案現代管理模式，才能適應新形勢的需要，把檔案利用率與資源共享做到最大化，實現檔案管理工作的自身價值，為經濟發展與社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]姜淼，淺談新形勢下的檔案管理工作，2014，10

[2]王曉麗，新形勢下的檔案管理工作，2015，4

[3]林斌，淺談做好檔案管理工作的方法，2014，01

[4]吳林林.淺談如何做好檔案管理工作，2015，06

[5]肖紅，客運檔案的現代化發展，2015，05

[6]張媛，淺述電子檔案信息管理，2014，10