淺談檔案信息化建設的幾點思考

宋紅麗 耿浩

摘 要：新形勢下隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色，在檔案管理工作中，檔案信息化建設成為了一種普遍的趨勢。特別是現如今檔案信息化的步伐日益加快，檔案管理工作的水平和效率都需要不斷提升。本文針對檔案的管理工作，分析了檔案信息化建設的重要性，以及存在的一些不足，并提出了一些針對性的建設措施，希望能夠給檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關鍵詞：檔案信息化；信息化建設；重要性；存在問題；建議措施

1 檔案信息化的含義

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，來對檔案信息資源進行管理，加速促進檔案管理適應數字環境，提升檔案管理水平和服務效率的現代化趨勢，目的是使其能夠最大限度地滿足社會檔案的需求。它體現了在檔案領域的國家信息化戰略，是檔案事業發展的戰略目標。檔案信息化建設內容豐富，主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面。 要促進這五個方面的發展是一個長期的過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，來提高檔案管理和利用的現代化水平。

2 檔案信息化建設的重要性

2.1 完善了檔案管理工作，提高了檔案工作效率

計算機技術和網絡技術的深入發展是促進檔案信息化進程的重要因素，現如今我國經濟和科技的不斷發展為檔案管理工作方式的改進提供了動力。先進的管理理念，打破了傳統檔案管理工作的現狀；管理方式的創新，改進了檔案的保存方式，順應了社會的可持續發展。現代信息技術的運用實現了檔案信息資源的真實性和完整性，能夠更科學、合理的采集和保管檔案。

2.2 實現信息資源的共享，滿足大眾對信息的需求

檔案信息化促進了經濟、政治、社會等各個方面和領域的信息的融合，通過對這些信息的收集和整理，實現了信息的共享和融合。實現檔案的信息化，運用先進技術來管理檔案，可以為大眾提供更加真實全面的信息 ，實現信息的共享，滿足大眾對信息的需求，進而反過來促進檔案的信息化進程，促進社會的發展。檔案的信息化不僅使檔案信息的價值得到提升，還拓寬了信息利用者獲取信息的平臺。

2.3 有利于部門的決策和管理

檔案信息化，是一種一次性投入，多次產出的信息存儲和服務方式，并且實現了遠程服務，達到了資源共享的目的；另外信息技術擴大了信息存儲的容量和質量，豐富、可靠的檔案信息更有助于部門的正確決策和管理。

3 檔案信息化存在的問題

3.1 電子文件的保存仍存在安全隱患

檔案信息的采集工作不是一朝一夕就能夠完成的，而是經過了長時間的采集、收納和整合完善，過程是漫長而且復雜的，因此檔案信息彌足珍貴，雖然信息技術的發展提高了信息采集和保存的效率，但是由于電子文件存在易發生改變和丟失的特性，數字代碼序列與其存儲載體之間不具有固定關系、電子文件依賴生成技術環境等特點，使信息檔案保存的安全性仍然無法得到十足的保證。

3.2 檔案信息管理人員的現代意識不強

如今檔案信息管理人員對于檔案信息資源的開發和利用還存在一些弊端，往往片面追求檔案信息的開發，盲目的開展數字化采集工作，而對檔案信息的利用卻不重視，或者是沒有真正利用起檔案信息，出現“重開發，輕利用”的現象，浪費了人力物力和精力，不利于其它檔案信息資源工作的開展。而且龐大的信息數據增加了存儲空間和人員對數據的整理壓力，增加了基礎設施建設的負擔。同時部分檔案管理人員對檔案管理工作認識還不全面，存在一些誤區，認為只要做到不丟失就行，在檔案交接工作中也存在延后現象，檔案交接手續遲緩。

3.3 檔案信息化缺乏長遠規劃，檔案管理信息資源缺乏有效整合

有些檔案管理單位對自身的發展戰略缺乏考慮，尚未掌握科學的管理方法，更缺少檔案信息化建設的規劃。使檔案的信息資源建設仍停留在目錄錄入，數字化掃描上，保管工作只是數字化、網絡化形式，并沒有很大的突破。另一方面對檔案管理信息沒有做到有效整合。仍然存在大量已開發的信息資源無法實現聯網互通、數據共享，信息資源無法適應跨系統、跨平臺的網絡化應用需求，出現分散現象。

4 加強檔案信息化建設的措施

4.1 做好電子文件的管理工作

維護電子文件的真實性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性，是檔案信息化建設的核心。.因此首先應加強檔案信息化硬件設施建設，及時配備和完善檔案管理現代化所需要的辦公設備，充分發揮現代科技、縮微術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐，因此各級政府應加大財政投入的力度。同時，檔案部門要做好電子文件的管理工作，及時開發出豐富的檔案信息，將各類檔案的潛在價值轉化為社會效益和經濟效益，促進檔案工作現代化發展。

4.2 加強檔案信息管理隊伍建設

檔案信息化建設離不開優秀的人才，更離不開復合型的管理隊伍。因此應該重視檔案信息的管理隊伍的選拔、考核和培訓，加強檔案信息管理人員在管理電子文件和電子檔案方面的知識，增強計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。同時通過培訓促進檔案管理人員向現代管理模式轉變，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

4.3 增強檔案信息管理人員的現代化意識和服務意識

檔案管理信息化是檔案管理現代化的靈魂， 而首要任務是管理思想的現代化和服務的專業化。只有當檔案人員樹立現代化意識和專業的服務意識，才會實現檔案管理的現代化和共享化。因此檔案工作人員要樹立科學管理的觀念，建立現代化的檔案意識，樹立認真嚴謹的態度，實現檔案管理的被動式服務轉變為主動式服務，封閉式服務轉變為開放式服務，不斷提升自己的服務意識，以為大眾服務為己任，不斷增強保密意識，秉公辦事、以人為本，遵守檔案制度和規范。在關注檔案內容的收集、整理和保管的同時，也要重視檔案的利用，全方面的管理檔案。

5 小結

檔案信息化的建設是現在檔案工作發展的趨勢，也是促進檔案管理水平提升的重要保證，先進的信息化技術為我們提高了檔案的采集與整理的效率，豐富了檔案信息資源，提高了檔案信息的準確性與真實性。因此為了促進檔案管理更好的發展，部門應加強檔案信息管理隊伍建設，做好長遠規劃，檔案管理人員也要不斷提高自身的素質與信息技能，更好的推動檔案信息化更好更快發展。

參考文獻

1.劉紅；；淺析檔案信息網絡建設對檔案編研工作的影響[J]；黑龍江檔案；2008年04期

2.王冬艷；；提升檔案管理服務水平 推動檔案管理信息化[J]；黑龍江科技信息；2011年01期

3.萬玉梅，熊軍；信息時代的檔案管理[J]；科技情報開發與經濟；2005年17期

4.侯靜波；馮翠芝；；檔案信息化建設存在的問題及應對措施[J]；黑龍江檔案；2009年01期

作者簡介

宋紅麗（1981-），女，山東省乳山市，本科，畢業于哈爾濱工業大學威海分校；研究方向：檔案管理。