企業基建工程檔案歸檔工作的分析

摘 要：當前市場經濟帶動建筑行業快速發展，企業在基礎建筑工程當中的任務更加艱巨，不僅要保證建筑工程的質量和安全性、可靠性、舒適性和美觀性，還要保證基礎建設的每個環節都保質保量，嚴格規范。基建檔案是所有環節當中非常重要和基礎的一點，它真實記錄和反映著基建的所有過程。基建工程檔案歸檔工作關系到工程資料的完整度、準確度，是工程竣工投入使用后正常生產、改造和擴建、維護等方面的重要前提條件。

關鍵詞：基建工程；檔案；歸檔；分析

建筑行業的蓬勃發展，經濟社會的需求不斷提升，對建筑行業的各方面要求越來越高。在建筑工程的所有環節中都必不可少的基礎性重要環節就是基建檔案的歸檔工作。基建工程檔案是工程建設過程的真實記錄和反映，在工程立項、可行性探究、勘察設計、招投標、施工與調試、驗收與竣工、投入使用等所有環節都貫穿著檔案管理工作。因此，基建工程檔案歸檔工作是體現工程質量和工程施工過程的重要方面，為后期的投入使用和維護等工作提供重要憑證和條件。

1 基建工程檔案的含義及歸檔工作的要求

首先，基建工程檔案是指在建筑工程項目實施過程中，所形成的對企業、社會和國家具有保存和使用價值的文字、圖表、圖紙、影像等多種載體的文檔資料。它涵蓋了建筑工程項目的立項、規劃、設計、施工及投入使用和維護的所有環節。在檔案資料的管理上要求集中統一管理，以保證檔案資料的完整性、系統性、準確性、安全性和有效性。

基建工程檔案歸檔工作至關重要，基礎要求為：歸檔資料需準確、完整、易保存；歸檔文件需一式三份，本單位、城建檔案館和上級主管部門各一份；移交需在工程竣工驗收后的三個月內完成。所要歸檔的資料包含了所有項目環節的所有資料。例如，項目有關所有批復書、計劃書、合同、圖紙、施工圖、工藝規程和標準、各種施工和驗收記錄、竣工和驗收記錄、工程決算和總結等等。可見歸檔內容的復雜性，對歸檔工作要求不僅要精細、準確、系統，還要保質保量。

2 基建工程檔案歸檔工作的重要意義

企業基建工程檔案資料將立體的工程項目以文字、圖像、圖紙、圖表或影像的方式記錄下來，更加直觀和容易解讀。不僅是對工程項目的一個歷史記錄，而且是后期投入使用、維修、改造及擴建的依據和憑證，缺少檔案資料就無法保證整個工程項目的安全性和可靠性。基建工程檔案從靜態和動態兩個方面集中反映了工程的發展變化和施工過程，是所有環節中最為基礎和重要的前提條件。

通過對工程檔案資料的查閱和解讀，在后期工程的改造和升級上就會容易很多。不僅可以節省設計時間，還能夠為技術改造難題提供解決方案和建議。當前，很多大型工廠或企業都在力求將老舊工程項目進行改造升級，這就需要用到前期保存好的檔案資料，通過對檔案資料的理解分析，以最快和最高效的方案進行改造升級，減少了人力物力的投入，為企業贏得了效益。

3 基建工程檔案歸檔工作常見難題

企業基建工程項目周期長、環節多且復雜，在檔案歸檔工作中常常會遇到資料收集、整理、保存、管理等方面的問題，這些問題會導致檔案資料不完整、不準確，不僅會影響歸檔工作，而且會給整個工程項目帶來更多的麻煩。目前，常見的檔案歸檔工作問題有以下幾方面：

3.1 對檔案歸檔工作不重視

很多企業都將工作重心放在了立項和施工等環節上，對文案性工作的重視性不強。尤其是很多領導不夠重視，導致檔案管理工作較為渙散，工作不到位，落實性不強，只是將檔案歸檔工作作為一項簡單的文字工作來對待。這種行為直接影響了工程項目資料的收集、整理和歸檔。在檔案歸檔工作中就會出現資料不齊全、不準確、不系統、不合格等表現。

對檔案歸檔工作不重視還表現在對歸檔文件弄虛作假，混淆資料。很多領導人為檔案歸檔工作繁瑣復雜且不重要，就私自制造要歸檔的文件，而沒有將重要的真實文件進行歸檔，導致后期工作無法查找到可用的文件資料。

3.2 檔案歸檔意識薄弱

這種情況不僅是由于領導不夠重視導致的，還由于檔案管理人員和工作人員在歸檔工作中沒有提高認識，敷衍了事，在收集和整理階段沒有認真和仔細對待。例如，應該是原件的文件錯收集成復印件，應該是圖紙加數據的資料只收集到了圖紙資料等等方面的錯誤，都使得檔案歸檔工作顯得可有可無，混亂無序，雖然這種情況并不是所有企業都會存在，但是，它所帶來的不利影響是十分巨大的，對工程項目的安全性和使用性將產生惡劣影響。

3.3 檔案工作人員素質不高

基建工程檔案歸檔工作的復雜性和系統性較高，對工作人員的專業要求也比較高。但是很多企業的檔案管理隊伍建設較差，工作人員管理能力和管理水平及素質不高，不僅專業性不強，而且責任意識也不高，這對檔案歸檔的質量產生了直接深遠的影響。

4 基建工程檔案歸檔工作的幾點建議

4.1 建立健全檔案管理制度

政府職能部門和企業管理部門應該建立健全基建工程檔案歸檔的管理制度，制定管理規范和工作制度，從嚴要求檔案管理部門的工作。從制度、秩序、獎懲三個層面進行規范，使檔案管理工作有章可循、有標準可參照，明確工作職責和任務。

在歸檔工作的具體標準上應該明確歸檔范圍、明確歸檔資料編織單位，明確圖紙、圖表等的完整度、準確度。對所要歸檔資料的要求要明確復印件、影印件、蓋章及位置等。關鍵是明確每個環節的職責并強化問責制。

4.2 加強監督、檢查和管理

企業應該加強對檔案管理部門工作的實時監督、檢查和指導。根據項目工程實施進度配套制定檔案歸檔計劃，并及時下達指令，明確責任人很歸檔移交期限，對每個歸檔環節都明確負責人和工作范圍。階段性歸檔工作結束后要及時進行審核和考察，對出現問題的環節和人員進行處罰。

4.3 強化意識和隊伍建設

企業應該從上至下進行檔案歸檔意識強化，加強宣傳，強化基建檔案的重要地位。并加強各部門間的溝通交流和探討，及時接受監督檢查，便于檔案資料的收集和整理及歸檔，提高基建檔案的工作水平。例如，施工和監理等部門或單位應該和檔案管理部門及時溝通，將資料在竣工驗收之前進行移交歸檔，并辦理相關手續。

招收具有專業性和責任意識強的檔案管理人員，加強隊伍建設。對現有的管理隊伍，邀請專家進行定期的業務培訓和考核。提高工作人員歸檔工作的準確性、系統性和規范性。

5 結語

企業基建工程檔案歸檔工作對工程項目的運作、實施和后期維護、改擴建都至關重要。檔案歸檔工作中常見的領導不重視、員工素質不高、歸檔資料不系統、不準確的問題，是當前檔案管理工作中常見的難題。這就需要企業和相關職能部門從制度建設、意識強化、隊伍建設等方面入手加以解決，從思想意識到工作規范等進行積極探索，提高企業基建工程檔案歸檔工作的質量，以確保建筑使用的安全性和可靠性。

參考文獻

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作者簡介

盧英，中鐵大橋局第六工程有限公司，大專。