淺談如何做好醫療保險檔案管理

袁自君

摘 要：醫療保險檔案管理是具體落實國家醫療保險政策重要手段和方法，醫療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫療保險事業的能否健康發展。因此，促進醫療保險業務檔案的管理對醫療保險事業的發展有極其重要的意義。本文就社保檔案管理現狀談如何促進醫療保險業務檔案的規范化管理。

關鍵詞：醫療保險；檔案；管理

醫療保險是建設有中國特色社會主義保障體系的重要組成部分，對于構建和諧社會起著重要作用，醫療保險檔案管理是具體落實國家醫療保險政策重要手段和方法，醫療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫療保險事業的健康發展。本文以《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（以下簡稱《規定》）為基礎，從加強隊伍建設、加強檔案基礎建設、健全體制機制等方面闡述如何提高檔案管理水平。

1 立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好醫療保險檔案管理工作的基礎，要做好醫療保險檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

制度建設是檔案工作的基礎，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。這就要求各有關部門形成檔案的收集、整理、保管、移交、存檔的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合檔案管理要求。醫療保險檔案管理部門都要制定出相應的管理制度，從而構建一套符合實際的社會保險檔案管理制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態，逐步形成全國統一、上下協調一致的社會保險檔案管理體系，使醫療保險檔案管理工作能適應醫療保險發展的需要，更好的為參保人員服務。

2 加強隊伍建設，提升檔案管理人員素質

醫療保險檔案管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，要求檔案管理人員必須具備較高的政治思想素質、較強的專業技術知識和熟練的操作技能。因此首先在選配專兼職檔案管理人員時嚴把入門關，力求把精通業務、工作扎實、善于協調、敢于管理的干部調配到檔案管理崗位；其次，針對部分人員缺乏經驗、檔案業務不熟的實際情況，組織人員參加崗位培訓，學習檔案的專業理論、法律基礎知識，以及醫療保險業務檔案歸檔范圍、管理流程和軟件操作等，有效地增強檔案管理人員的業務素質和專業技能；最后可以組織醫療保險檔案人員參加全國檔案學會的學術研討活動，了解最新檔案管理理論和管理技術設備，提高認識，開闊眼界。

3 夯實基礎建設，全面推進檔案安全集中管理

檔案管理最重要的是確保安全，要不斷加大資金投入，完善檔案用房，特別是檔案倉庫的基礎建設，擴大庫房面積，全力推進檔案集中管理。為確保檔案存放安全，按《檔案室建設規范》，檔案用房必須安裝防護門窗、監控設備、消防器材、密集架等，配備溫濕度測量、除濕、空氣調節、滅火等設備，將放在各科室的醫療保險業務檔案進行集中管理。

4 運用信息化管理、提高檔案管理工作的效能

隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好醫療保險檔案管理工作提出了新的挑戰，只有正視這個挑戰，實現醫療保險檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。在高科技情況下的醫療保險檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

4.1 加強硬件設施建設

要做好醫療保險業務檔案管理信息化建設，就需要做好硬件設施建設，它包括要添置硬件設備，例如如果使用大容量的硬盤、性能穩定的光驅、高速的內存、UPS的使用等光纖網絡，就能做好硬件平臺的建設。由于醫療保險業務檔案屬于海量的數據文件，且文件的數量會持續更新，因此要選擇高速的、大容量的硬盤作存儲介質；為了更穩定的備份檔案文件，相關工作人員要以光盤介質存儲數據檔案；為了便于檔案文件能迅速被調閱，網絡平臺要使用高速的服務囂；為了避免斷電損壞硬盤里的電子檔案，醫療保險業務檔案服務囂要使用UPS等繼電設備。

4.2 加強軟件施設建設

所謂的軟件建設，就是要用軟件實現醫療保險業務檔案管理信息化建設。為了讓檔案管理信息化建設具有規范性，相關的單位要使用自上而下、統一建設的方案進行軟件建設。比如數據庫要使用SQL Sever的數據庫，它是微軟開發的一款大型數據庫，它便于海量數據管理；網站可以B/S模式建立，這種模式適合集成化的管理。通過軟件建設，可以建立一套界面美觀、交互友好、便于管理、適合數據共享的醫療保險檔案管理網站。

4.3 創造安全工作平臺

要創建安全的工作平臺，首先就要創造一個封閉式的管理環境，如使用局域網的網絡管理方式，它非常適合作為數據安全保護的平臺。這種網絡管理方式可以實現內部數據共享、集中管理；嚴格篩選外來數據，必要是切斷外部聯系的管理方式。同時醫療保險業務檔案的調閱權限要嚴格分級，使調閱者只能在自己的權限范圍內自由調閱數據。

實施檔案管理的信息化，工作人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的目錄打字員和檔案保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，既提高了工作效率，又提高了工作質量。

5 加強醫保檔案管理、為檔案再利用提供依據

醫療保險檔案管理的根本目的在于檔案利用：醫療保險檔案運用的合理有效是醫療保險事業又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握醫療保險的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。業務檔案是政府部門寶貴的歷史資產，是行政績效的準確體現和長期記載，由檔案管理人員分類、編目，最終成為各級領導的決策依據，而文書檔案通常是領導決策的具體體現，所以檔案的信息化可以使領導更加準確及時地對檔案進行利用，為決策提供依據。檔案管理信息化以后，單位的歷史資產可以有條件地通過網絡向群眾提供利用，為群眾提供優質服務。醫療保險的檔案資料記錄和真實地反映了參保人員或居民的諸多信息，比如他們的健康信息、工作收入信息、家庭信息等等，對這些信息的深度挖掘和模式識別，不但可以更好地制定針對性的服務策略，提高參保人員的滿意程度，而且還有利于醫療保險行業的管理人制定有前瞻性的政策。值得注意的是，對參保人員的檔案資料的合理分析是應該的也是合法的，但在這個過程中要注意對參保人員的資料保密性的處理，否則不但會造成不好的影響，甚至要承擔相應的民事或刑事責任，所以一定要做好檔案的保密工作。

6 結語

綜上所述，科學規范的醫療保險檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創醫療保險檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升醫療保險工作的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻

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