人事檔案工作重要性認識

翟長軍

摘 要：文章認為隨著我國經濟的快速發展與社會的進步，檔案的社會價值進一步顯現和提升，為此，要提升對檔案重要性的認識，正確認識檔案的價值，改進檔案管理，從而發揮檔案在經濟建設與社會發展中的作用。

關鍵詞：檔案；重要性；認識

隨著市場經濟制度的確立，我國加快了政治、經濟體制改革的進程，人事管理及其人事檔案工作面臨著新形勢，檔案的社會價值進一步顯現和提升。為此，各級政府檔案管理部門要順應時代潮流，正視人事檔案工作中存在的問題，抓住機遇，勇于改革，提升對檔案重要性的認識，正確認識檔案的價值，改進檔案管理，從而發揮檔案在經濟建設與社會發展中的

作用。

1 科學認識檔案的社會價值

人事檔案是各級各類人事管理部門在人事管理活動中形成的經過認可的記錄與反映個體經歷、德才水平和工作表現及人事獎懲、變化情況的資料。人事檔案以個體為單位，集中保存和備查，具有重要的憑證價值和參考價值。因此，人事檔案的社會價值，是由自身的社會屬性所決定的。無論在何種的情況下，只要有人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用諸多方面的人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。

隨著互聯網技術的普及和廣泛運用，人事檔案進入數字信息化時代，人事信息成為重要的社會資源，以人員信息為主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。因此，人事信息的收集和利用成為具有戰略意義的社會工程。市場人力資源的合理配置、各單位間和從業者之間的溝通和聯系、單位自身的人事管理和人才培養，以及愈加社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，上述諸多信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。因此，必須正確認識人事檔案的社會價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用，在服務于組織人事工作的基礎上，為相關單位和從業者提供良好的信息服務，優化市場人員資源配置，促進經濟繁榮和發展，從而強化從業人員的社會化管理，推動國家社會保障體系的建立和完善，維護社會的長期穩定。

2 現階段人事檔案管理現狀

基于以上所述，各級各類檔案管理部門應充分認識人事檔案的社會價值，提升社會公眾檔案意識，加快人事檔案工作運轉機制，然而事實上，人事檔案管理現狀并不盡如人意，主要表現為：

1、社會化程度不夠 現行檔案管理以單位為管理主體，因此管理主體之間缺乏有機聯系，與日益社會化的人員流動性不適應，形成不了社會化的服務網絡。分散管理不便于統一規范檔案操作程序和社會人事檔案資源的整合、 利用；多頭管理和繁瑣的流程影響了檔案隨人員的自由流動，造成棄檔、丟檔的現象。

2、檔案參考價值不大 受傳統工作方式影響，人事檔案內容陳舊、雷同、空洞、失真，檔案的形成和收集缺乏針對性和規范性，不能反映個人的最新動態，內容雷同不能反映個人的獨特才能，失去檔案的參考價值，難以有針對性的提供權威的證明材料；內容的空洞，無法滿足社會對人事檔案信息的新要求；內容的失真，違背了人事檔案真實性的特征，失去了檔案的憑證價值，造成負面的社會影響。

3、服務水平不高 檔案管理人員“重藏輕用”，觀念陳舊， 缺乏服務的積極性和主動性。人事檔案從屬于組織人 事工作，服務職能被管理職能所掩蓋，造成服務方向不清晰、服務職能不明確；加之部分單位檔案的數字信息化水平不高，以至于工作效率不高。

4、約束機制缺位 應當看到，不少企事業單位用工不需要政府部門審批，因而忽略用工建檔， 致使依靠行政手段維系運轉的人事檔案工作陷入尷尬境地。 缺乏相應約束機制使用工單位為了擺脫舊的人事制度束縛，缺乏長遠的人才培養戰略， 或逃避社會保險費用降低運行成本，不重視人事檔案，不接收和建立人事檔案。上述情況致使人事檔案工作運轉不暢，無法運轉。

3 強化檔案管理的舉措

基于以上所述，各級檔案管理部門要正視工作中存在的問題，采取科學舉措，保證工作的有效運轉，從而發揮人事檔案的價值。

1、提升社會化水平 檔案管理部門要打破壁壘，實行社會化管理，整合社會檔案資源，打破現行的以企事業單位或社團組織為管理主體的管理體系，對社會的檔案實行統一的管理，形成社會化的工作網絡，從而整合社會檔案資源，便于統一和規范操作程序；實施人事代理制度，落實人員社會化檔案代理。

2、納入社會保障體系 社會上發生的勞資糾紛和社會保障費用征繳方面的問題，其根源是缺乏相應的人事檔案資料。人事檔案資料的缺失，影響勞動者自身維權行為，給國家社保經費的征繳帶來困難。因此，實行社會化人事檔案代理制度，把人事檔案納入社會保障體系，作為用人和勞動保障的必備條件，通過立法建立健全新型的社會化的人事檔案制度，維護勞動者的正當權益。

3、規范操作程序 檔案管理要面向現代社會需要的，因此要公開、公正、透明。工作中要科學規范地形成和收集人事檔案資料，在保證檔案資料真實可靠的前提下，提升檔案資料的科學價值。檔案管理部門在嚴格人事檔案基本規范，從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔各個環節，制定出規范性的操作章程，嚴格操作，保證檔案資料的真實、可靠和鮮活，全面提高檔案質量。

4、加強服務 檔案管理要轉變工作理念和工作方式，倡導服務至上的理念，由管理者變為服務者；在實行社會化管理方式的基礎上，明確檔案社會化管理部門的職務職能，建立健全相關的配套服務措施，通過服務體現檔案社會價值；利用科技手段，建立方便、快捷和自動化程序較高的檔案管理服務系統，提高服務效率。

總之，檔案管理部門要順應時代潮流，正視人事檔案工作中存在的問題，抓住機遇，勇于改革，提升對檔案重要性的認識，正確認識檔案的價值，改進檔案管理，從而發揮檔案在經濟建設與社會發展中的作用。