開放大學學籍檔案管理與服務創新研究

陳楠

摘 要：本文以開放大學的學籍檔案為載體，從管理和服務兩個方面就其創新進行了探究。

關鍵詞：開放大學；學籍檔案；創新

在當前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學只有在學籍檔案方面對管理和服務進行創新，才能更好地優化傳統的檔案服務模式，對服務進行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學學籍檔案管理的創新策略

1.對管理流程進行創新。在準備階段，制訂畢業審核方案，對畢業生成績的發布和審核的時間以及畢業審核報告的形勢和畢業審核通知的發布等均需做好準備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復審以及終審，對數據進行審核和校對，并制作和發放畢業證書。但是必須保證信息的準確性，嚴禁存在任何錯誤。在上報環節，主要是整理好學生數據之后及時上報到有關主管部門。而在存儲環節，要根據建檔要求，將畢業生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進行保存。

2.從管理制度上進行創新。在學籍檔案管理中，注重管理流程創新的同時還應在管理制度上進行創新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現有管理機制，明確檔案管理的目標和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術上進行創新。這里主要是加強計算機信息技術的應用，盡可能地摒棄傳統的手工模式，利用計算機技術構建學籍檔案信息系統，集檢索和編研以及統計為一體，提升學籍檔案工作效率與信息開發效益，傳播各種信息資源，這對提升學籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學籍檔案信息資源的共享作為目標，加強建設的力度，著力提高學籍檔案資源的信息化建設水平。而在此基礎上，還應加強學籍檔案網絡建設，盡可能地為學生提供交互式和開放式的學籍檔案管理平臺，使其更好地對有關信息進行檢索，實現檔案資源的共享。

二、從服務方面探究開放大學學籍檔案服務的創新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優化管理，就需要將管理上升到服務的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應提供多元化的服務，促進服務的創新。

1.在服務意識方面進行創新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內，應給廣大師生和社會上的一些學籍檔案信息的發布等提供支持。由于學籍檔案中所記錄的內容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴肅性和神秘感，所以在學籍檔案資源的開發和研究方面難以形成一定的氛圍，進而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學籍檔案服務平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設法調動學籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進學籍檔案服務水平的提升。

2.在服務模式方面進行創新。主要是對歸檔材料實施數字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應加強對其的數字化處理，并及時建立學籍檔案數據存儲中心，將檔案數字材料存入數據庫中，從而促進學籍檔案服務模式的創新。而在此基礎上建立網絡平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學籍檔案管理標準和規范，并對這些資源進行網絡備份，從而確保數據資料的安全性。

3.在服務手段上進行創新。首先是制作網頁，并將學籍檔案信息及時錄入，以便于對學籍檔案信息進行檢索，從而更好地促進服務水平的提升。其次是建設電子文檔中心，對各種學籍信息進行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統的獨立格局，將信息系統變得更加開放和更具共享性，實現對學籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統的整體優勢發揮出來，從而更好地實現資源的共享，促進學籍檔案服務水平的提升，并加強對經驗教訓的總結，在服務手段上贏得客戶的認可和青睞。

三、結語

綜上所述，開放大學的學籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進管理水平的提升，還應從傳統的管理理念上轉移到服務理念上來，并對管理模式、服務方式等進行不斷創新和發展，才能更好地為客戶提供更加優質高效的服務。

參考文獻：

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