信息處理技術在辦公自動化中的應用

陳麗群

(青海交通職業技術學院,青海　西寧　810003)

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信息處理技術在辦公自動化中的應用

陳麗群

(青海交通職業技術學院,青海西寧810003)

[摘要]計算機技術在當代社會得到廣泛應用,企業的辦公方式在計算機技術的影響下獲得了有效的發展,如辦公自動化的出現,大大簡化了企業的辦公流程,方便了實際操作。同時,信息處理技術也在辦公環境中得到多方面的高效應用。信息處理技術的出現大大推動了辦公自動化的多方面發展,對整個企業的辦公體系發揮了積極的促進作用,提高了辦公效率。隨著社會信息處理技術的發展,辦公自動化正在不斷地朝著智能化、科學化的方向前進。文章著重對信息處理技術在辦公自動化中的應用進行了探討。

[關鍵詞]信息處理技術；辦公自動化；應用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.078

近年來,信息處理技術不斷地得到了新的發展,而其在辦公自動化的應用當中也得到了很大的完善,整個辦公系統越來越清晰、簡便。伴隨信息技術的發展,企業的辦公體系也在不斷進步,而企業所面對的客戶群體也不再僅僅是某個地區,一些跨國企業已經將客戶源發展到外地,而大型企業所面對的客戶更是遍及全球。面對這樣的企業工作機制,企業的運行和辦公系統必須稅為加以適應,建立合適、高效的辦公自動化管理系統。因此,新時代下的辦公自動化系統必須依靠信息處理技術的全面應用,才能促進企業的辦公效率。

1辦公自動化的具體含義

就字面上的理解而言,辦公自動化就是減少或完全排除人工操作,僅通過計算機網絡信息技術來對辦公中的具體事務予以解決。但是現在的科技水平還十分有限,要想實現完全脫離人員的控制是不現實的。因此,現如今的辦公自動化被學術界定義為：在現代的辦公系統當中引用各類先進的計算機操作及信息處理技術,將辦公系統中的業務主要交由計算機及其他先進設備進行高效便捷的處理；同時,在這一操作過程中,還是以人為主導,把人員的工作模式以及對各類問題的處理模式輸入到計算機系統當中,使其實現業務上的辦公自動化。由辦公自動化的具體含義可以了解到,辦公自動化的主體是人員本身,而計算機是主要的操作工具,也就是說，辦公自動化就是把人的思維轉存入信息處理系統當中,通過新型的信息處理技術來實現計算機對辦公業務的快捷處理。相比傳統的辦公方式,辦公自動化更具有效率與科學性,同時由于需要大量的新興科技及相關設備,辦公自動化實現了企業的管理體系和機制的優化調整。辦公自動化處理的對象主要是各類辦公文件,包括文件的整體設計、編程以及存檔等,這些過程在計算機信息處理技術的高效使用下就可以得到大大的簡化。同時,新的辦公設備也處于不斷的發展和更新當中,如打印機、復印機等,將這些設備與辦公信息技術相結合,就能夠使整體的辦公發揮便捷高效的功能,使具體的辦公流程變得效率十足,最大限度地節省物力人力資源。

2計算機信息技術在辦公自動化應用下的功能

2.1辦公的場所及限制會得到有效的改善

近年來,幾乎所有的公司都有自己專屬的辦公場所,但是,由于文件的處理量較大及客戶量的增多,辦公文件處理有時候需要很多程序和人員的集體操作,導致傳統的辦公環境面臨各種各樣的壓力。而在計算機信息技術的沖擊下,新的辦公自動化系統已經完全擺脫了環境以及人員的限制,它可以在任何地方進行辦公處理,而且能實現全天化工作。同時,由于辦公的場所和平臺都是建立在網絡的基礎上,也就導致了客戶區域的擴展,通過計算機網絡,企業可以隨時與外地客戶進行溝通交流,便于隨時對方案及文件上的問題進行修改。辦公自動化在辦公環境上的改變還包括人員的配合方面,在信息處理技術的運用下,由于各部分程序的銜接都可以由計算機信息技術來完成,也就使得辦公人員大大減輕了負擔,不用再進行傳統的人工作業,實現高效化的辦公處理。在辦公自動化的運用下,辦公人員之間的信息傳遞與交流也變得簡單便捷,在文件通知及處理方面可以隨時進行溝通傳送,從而使得整體的辦公室形成一個科學化、信息化的辦公處理系統。

2.2提高辦公系統的整體工作效率

信息處理技術在辦公自動化當中的運用,首先可以對文件的處理效率實現很大的改善,簡化辦公體系的具體操作,使辦公系統變得快速便捷。其次,它可以會知識信息進行準確的人工思維處理,即對輸入的文件進行隨時化的處理,由于計算機的反應速度是高效的,也就形成了快速的辦公效率。最后,時代的發展帶動著各類新科技和信息的變化,而企業的發展又離不開外界信息的吸取和推動,在信息處理技術的辦公應用當中,企業可以隨時掌握外界最新的資訊信息,及時了解相關行業的變化和發展趨勢。在這樣的功能下,實現了辦公的最優策略,可以幫助企業及時做出合理準確的決策。同時,可以將企業內部員工所關注的信息發表到辦公系統當中,便于人員的快速查詢和瀏覽。因此,在信息處理技術的推動下,不僅優化了企業的管理系統,而且提高了企業整體的工作效率。

2.3能夠對信息進行有效的長期存儲以及節約成本

傳統的辦公作業常常需要把各種信息資料打印成冊,然后再分批進行整合管理。在這樣的工作狀況下,難免會出現文件長久缺失或因員工失誤造成文件丟失的狀況。通過信息處理技術的合理運用,就能輕松地實現對信息資料的長期有效的存儲。信息化下的辦公系統最大的特色就是自動對文檔進行歸類整理,而且隨時可以進行查閱,不僅簡化了辦公系統的操作流程,也使整個企業的辦公氛圍變得自然有序。另外,在傳統的辦公系統中,工作人員經常需要進行各項辦公事務上的交流,也要對文件進行打印和復印等,產生了很大的辦公成本。而信息化的辦公自動化系統可以簡捷地實現員工的交流以及處理打印當中的問題,有效節約這些不必要的成本。

3計算機信息處理技術在辦公自動化中的發展

如今的辦公系統已經得到了很大的發展,其功能也在不斷擴展當中,由最初的信息查找變成了現代生活當中的全方位自動化信息處理?，F在的辦公系統已經越來越離不開計算機信息處理技術的推動,而主要的辦公自動化信息處理應用發展方向主要有如下兩種。

3.1智能化的辦公系統

由于計算機信息技術的高速發展,逐步推動和實現了辦公系統的全自動化?，F在的辦公系統,需要人的地方越來越少,而計算機技術則成為辦公系統當中的關鍵。現代的辦公系統已經逐步實現了智能化,不再依賴人工作業,僅僅通過計算機的運作就可以實現對信息文件的高效準確處理。而且信息化的時代下,所需要處理的文件信息及數據也變得更加復雜,僅依賴人工的操作已不盡如人意,因此,智能化的辦公系統必然會得到推廣和普及。

3.2實現全方位視頻交流

視頻技術是信息技術發展的一個重要標志,將它運用到辦公系統當中,可以實現辦公的合理性。而通過視頻進行跨區域的會議交流也成為可能。公司的內部人員可以通過視頻,對客戶的需求及具體信息進行明確的交流和記錄,同時可以隨時參考相關的網絡信息。參與者們可以隨時提出自己的建議,這大大節約了企業的成本,實現辦公系統內部交流的高效運轉。

4結論

信息處理技術的不斷發展必然會對辦公自動化系統產生極大的推動作用,同時有助于建立穩定的企業內部溝通交流系統,實現企業內部辦公系統對文件的高效化、科學化處理,改善企業整體的辦公管理體系,使企業得到新的發展。

參考文獻:

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[2]《辦公自動化》編輯部.2016年《辦公自動化》投論文稿件作者須知[J].辦公自動化,2016(7).

[3]姜佰秋.計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用[J].智能城市,2016(4).