淺談如何做好企業(yè)工程檔案的管理工作

攀枝花市煤氣總公司 黃筱

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淺談如何做好企業(yè)工程檔案的管理工作

攀枝花市煤氣總公司 黃筱

摘 要：企業(yè)工程檔案管理是對(duì)企業(yè)工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用等工作的總和，是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣而且耗時(shí)耗力的管理性工作。一個(gè)正規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，對(duì)工程的檔案管理應(yīng)做到管理全面、保密嚴(yán)格、制度健全、整理規(guī)范、利用便捷，只有這樣才能體現(xiàn)出工程檔案的價(jià)值，使工程檔案信息得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)工程 工程檔案 檔案管理

企業(yè)工程檔案管理是對(duì)企業(yè)工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用等工作的總和，是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣而且耗時(shí)耗力的管理性工作。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)，對(duì)工程的檔案管理應(yīng)做到管理全面、保密嚴(yán)格、制度健全、整理規(guī)范、利用便捷。只有這樣才能體現(xiàn)工程檔案的價(jià)值，使工程檔案信息得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。本文就以下幾個(gè)方面對(duì)企業(yè)工程檔案的管理工作作如下探討。

1　變被動(dòng)為主動(dòng)，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

一直以來企業(yè)的檔案工作一直是服從安排、按部就班進(jìn)行的，從思想上就處于被動(dòng)地位。而企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展一直受到領(lǐng)導(dǎo)重視程度的制約，從檔案的建組、建制到日常業(yè)務(wù)工作的開展，無時(shí)無刻不需要領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。對(duì)于工程檔案來說，歸檔不及時(shí)的主要原因往往是大多數(shù)參建單位的領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進(jìn)度、質(zhì)量和安全上，對(duì)工程檔案管理工作不夠重視，管理不到位，工作不落實(shí)，造成工程檔案收集難、歸檔難。

要讓工程檔案的管理工作受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，首先，要變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，要通過發(fā)揮檔案的積極作用來影響領(lǐng)導(dǎo)，用工程檔案管理和利用的典型事例來說服領(lǐng)導(dǎo)，用我們檔案人員的敬業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)來感動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)，從而大大提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)。其次，在平時(shí)的工作中不光要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，還要告知領(lǐng)導(dǎo)工作中遇到的困難及其解決方法。再則，要加大對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案法制宣傳，用檔案的法制化要求來時(shí)刻提醒領(lǐng)導(dǎo)，用各種檔案違法事例來警示領(lǐng)導(dǎo)，使其認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的舊思想，從而采取得力的措施來加強(qiáng)和保障檔案工作的順利開展。

2　配備數(shù)量合理且有專業(yè)素養(yǎng)的專職、兼職工程檔案人員

2.1企業(yè)工程檔案管理人員思想的配備要求

檔案工作是一項(xiàng)黨和國(guó)家的重要事業(yè)，工程檔案的重要性不光牽涉到一個(gè)企業(yè)的利益，同時(shí)它對(duì)整個(gè)城市的建設(shè)都有重要的影響，以上所說的這些情況都涉及到一個(gè)詞匯：保密。假如一個(gè)企業(yè)工程檔案管理人員，思想覺悟性淡漠，在現(xiàn)在這樣一個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)沖刺各行各業(yè)的大環(huán)境下，極易受社會(huì)不良風(fēng)氣的影響，對(duì)檔案資料責(zé)任心不強(qiáng)，丟失檔案，甚至出賣企業(yè)的工程檔案，不僅僅造成企業(yè)利益的損失、信譽(yù)的損失甚至是喪失競(jìng)爭(zhēng)力，還會(huì)觸及整個(gè)城市的安危。所以我們說，作為一個(gè)工程檔案管理人員必須有較高的覺悟，平常的心態(tài)，艱苦樸素的精神，不受社會(huì)污濁環(huán)境的影響，要能深刻認(rèn)識(shí)到自己的工作對(duì)企業(yè)甚至整個(gè)城市的發(fā)展建設(shè)的影響，提高自己的集體主義榮譽(yù)感，提高對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度，這樣才能將工程檔案的管理工作做好、做細(xì)。

2.2企業(yè)工程檔案管理人員數(shù)量的配備要求

企業(yè)的工程檔案工作同其他企業(yè)一樣有文書、會(huì)計(jì)、科技等檔案分類，很多的企業(yè)的檔案工作隸屬于辦公室。由于成本控制的越來越嚴(yán)，辦公室專職檔案人員的工作已經(jīng)不僅僅局限于檔案管理，往往專職檔案人員配備少（通常只有一人），既要管理文書、會(huì)計(jì)、聲像等檔案，又要管理科技檔案，甚至還要兼職做一些辦公室的其他工作。殊不知科技檔案涵蓋了基建類、設(shè)備類、科研類等幾個(gè)大項(xiàng)，一項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目從開始的方案討論、設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、施工、竣工等一系列活動(dòng)中將形成大量的、有機(jī)聯(lián)系的文字材料和圖紙，它們之間是前后銜接、左右融合、互相交叉的。所以我們建議，企業(yè)的科技檔案管理工作至少應(yīng)配備專職的檔案管理人員1名，大型的集團(tuán)等單位甚至應(yīng)該配備2名以上的專職科技檔案人員，條件有限的企業(yè)除配備1名專職科技檔案人員外，還應(yīng)在各個(gè)涉及生產(chǎn)技術(shù)領(lǐng)域的科室或部門配備兼職的檔案管理人員1名。這樣一來整個(gè)企業(yè)形成了一個(gè)由企業(yè)總部能監(jiān)控各個(gè)部門檔案管理工作的工作網(wǎng)絡(luò)，從各個(gè)方面全面掌控工程檔案的管理工作。

2.3企業(yè)工程檔案管理人員素質(zhì)的配備要求

企業(yè)工程檔案管理人員的配備有一定的文化和專業(yè)要求。首先，人員必須要能夠熟悉一般檔案工作的流程，要能夠劃分各類檔案，要具備一般檔案的歸檔整理規(guī)范知識(shí)，熟悉如何收集、整理、立卷、歸檔各種類型的檔案材料，要具備一定的文化知識(shí)水平，熟悉電腦以及各種軟件操作。各專業(yè)化程度高的企業(yè)，比如燃?xì)狻⒒さ绕髽I(yè)，檔案人員還要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。因?yàn)殡S著科技的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，檔案材料的材質(zhì)已經(jīng)不僅僅局限于紙張、圖紙等，各種電子材質(zhì)的檔案材料已經(jīng)越來越多地被采用，工程檔案人員還要有操控現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，要不斷地學(xué)習(xí)，不斷地進(jìn)步，這樣才能在各種工程檔案的管理中發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)。

3　企業(yè)工程檔案管理工作的具體做法

3.1掌握企業(yè)工程檔案的歸檔內(nèi)容

企業(yè)工程類檔案內(nèi)容包括工程立項(xiàng)審批文件、環(huán)境評(píng)估文件；設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件；檢定證書或質(zhì)量證明書；各種采購(gòu)合同、協(xié)議；交工技術(shù)文件；施工技術(shù)文件；驗(yàn)收合格記錄；竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件；監(jiān)理文件材料及其他相關(guān)記錄等。我們的檔案人員必須熟悉歸檔內(nèi)容，才能在歸檔工作中保證工程資料的完整性。

3.2熟悉歸檔文件的質(zhì)量要求

按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，歸檔的工程文件應(yīng)為原件，工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合等。熟悉歸檔文件的質(zhì)量要求，才能專業(yè)化地對(duì)歸檔材料進(jìn)行歸檔，保證檔案材料的規(guī)范化。

3.3對(duì)參建單位進(jìn)行牽絆

在建設(shè)期的檔案資料的收集、整理通常涉及設(shè)計(jì)方、施工方以及監(jiān)理方。如何監(jiān)督各方將各種材料完整地收集歸檔對(duì)燃?xì)馄髽I(yè)的工程檔案管理人員是一個(gè)難點(diǎn)。我們可以借鑒福建省三鋼（集團(tuán)）有限責(zé)任公司的管理經(jīng)驗(yàn)，與參建單位簽訂《工程檔案歸檔責(zé)任書》，《責(zé)任書》明確規(guī)定了對(duì)參建單位的檔案工作要求、工程檔案的歸檔時(shí)間、歸檔檔案的質(zhì)量、違約的處罰等，使有關(guān)參建單位領(lǐng)導(dǎo)真正從思想上重視工程檔案的歸檔工作，提高工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率、合格率，也使工程檔案的管理人員工作起來有依有據(jù)、便于操作。

3.4對(duì)工程檔案實(shí)施檢查制度

一個(gè)由專職、兼職檔案人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)，專職工程檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案的檢查、指導(dǎo)，每月檢查一次，及時(shí)跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作；定期參加工程監(jiān)理例會(huì)，向參加會(huì)議的有關(guān)單位匯報(bào)工程檔案專項(xiàng)檢查中出現(xiàn)的問題，并及時(shí)協(xié)調(diào)、解決；各類基建工程的方案討論會(huì)、竣工驗(yàn)收等應(yīng)及時(shí)通知專職工程檔案員參加，確保工程的各類文件材料收集完整、準(zhǔn)確。

3.5重點(diǎn)工程的檔案管理

重點(diǎn)工程指關(guān)系民生的重大政府性工程，重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建成投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)。對(duì)于重點(diǎn)的工程，基建以及專業(yè)檔案資料的歸檔工作更是要求要有條有序、完整無誤。重點(diǎn)工程的檔案管理工作除了要做到上面所說的對(duì)參建單位進(jìn)行牽絆，對(duì)工程檔案實(shí)施檢查制度兩項(xiàng)外，還要做好對(duì)設(shè)備開箱隨機(jī)資料的管理工作。

4　結(jié)語

綜上所述，企業(yè)工程類檔案的歸檔管理工作對(duì)于企業(yè)來說有著至關(guān)重要的作用，我們檔案人員在對(duì)工程檔案的管理工作中要帶著科學(xué)發(fā)展觀工作，本著實(shí)事求是的精神、堅(jiān)持到底的原則、一心一意地服務(wù)于我們的企業(yè)，真心實(shí)意地服務(wù)于工程檔案事業(yè)，才能為企業(yè)發(fā)展提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料，從而為企業(yè)謀求更大的發(fā)展空間，為社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

［1］國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）［S］.

［2］建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）［S］.

中圖分類號(hào)：F272

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298（2016）05（c）-028-02