淺析中小城市流動(dòng)人員檔案數(shù)字化建設(shè)
——以威海流動(dòng)人員檔案管理為例

季　偉威海市人力資源公共服務(wù)中心

淺析中小城市流動(dòng)人員檔案數(shù)字化建設(shè)
——以威海流動(dòng)人員檔案管理為例

季偉
威海市人力資源公共服務(wù)中心

伴隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和流動(dòng)人員檔案管理相關(guān)費(fèi)用的取消，流動(dòng)人員檔案數(shù)量激增，迎來了“全免費(fèi)”和“大爆炸”時(shí)代。新的形勢(shì)對(duì)檔案工作產(chǎn)生巨大影響，檔案管理、保管保護(hù)、利用的理念、對(duì)象、體制和工作方式都在經(jīng)歷著重大變革。如何充分利用科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，加快推動(dòng)檔案載體的更新?lián)Q代，推動(dòng)流動(dòng)人員檔案數(shù)字化建設(shè)，成為擺在檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)面前的一大問題。下面，結(jié)合威海市談一下中小城市流動(dòng)人員檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、流動(dòng)人員檔案服務(wù)中存在的問題

（一）流動(dòng)人員檔案數(shù)量增長(zhǎng)迅速。以威海為例，目前，全市管理代理單位5858家，管理檔案35.13萬卷，較2011年分別增長(zhǎng)了44%和138%，管理檔案數(shù)量年平均遞增25.5%。數(shù)目龐大的庫存檔案總量和居高不下的年均增幅給公共檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)帶來了沉重的工作量，實(shí)現(xiàn)人事檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)、材料收集、查詢、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)出等功能的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理從控制性管理向服務(wù)型管理，成為擺在公共檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)面前的一道難題。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)過多年發(fā)展呈穩(wěn)定增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，全市各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以年均5000卷的速度遞增，其中榮成、經(jīng)區(qū)庫房已滿負(fù)荷。市人力資源公共服務(wù)中心檔案庫房設(shè)計(jì)能力為10萬卷，實(shí)際容納不足7萬卷，現(xiàn)庫存量為5萬卷，按現(xiàn)有業(yè)務(wù)發(fā)展，最多支撐1-2年。社會(huì)中介機(jī)構(gòu)在國(guó)家取消檔案管理費(fèi)后，從實(shí)際利益出發(fā)，有可能將其所保管檔案推向公共就業(yè)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，從而進(jìn)一步增加庫房壓力。

（三）管理人員配備不到位，素質(zhì)偏低。按《干部檔案條例》規(guī)定，每1000卷需配備1名專職檔案管理人員。全市各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)目前只有檔案管理人員19人，管理35.13萬卷檔案，平均每人管理1.85萬卷檔案，檔案管理人員配備嚴(yán)重不足。在人員結(jié)構(gòu)和素質(zhì)方面，只有個(gè)別區(qū)市配備了專職人員，大部分為兼職人員，且多數(shù)為非專業(yè)、非黨員的同志在從事檔案管理工作，既不符合上級(jí)規(guī)定，也不利于檔案管理工作正常運(yùn)行。

（四）服務(wù)功能與服務(wù)需求不匹配。在流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作方面，“重管理，輕服務(wù)”的問題普遍存在，服務(wù)模式和手段落后，服務(wù)內(nèi)容單一。同時(shí)，由于目前檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)相對(duì)滯后，全市檔案資源共享以及異地查閱等功能開發(fā)不夠，人社公共服務(wù)一體化機(jī)制尚未形成等原因，在服務(wù)功能上尚不能滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展及流動(dòng)人員多樣化、個(gè)性化的需求。

二、數(shù)字化人事檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

信息化是流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。公共檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，有利于全面掌握流動(dòng)人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等情況，更好地服務(wù)于高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生就業(yè)、流動(dòng)人才黨員管理等工作。加快推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)，就需要不斷適應(yīng)新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案管理的需要，不斷研究制定流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加快推動(dòng)數(shù)據(jù)向上集中；完善公共檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)有服務(wù)功能，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)資源共享、異地查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為全市檔案信息的共享和管理服務(wù)水平的提升奠定基礎(chǔ)；積極研究探討檔案服務(wù)工作的規(guī)律性，通過建立流動(dòng)人員人事檔案基本情況定期統(tǒng)計(jì)分析和信息報(bào)送制度，探索建設(shè)誠(chéng)信檔案、業(yè)績(jī)檔案等，充分發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案的憑證、依據(jù)和參考作用。

三、加快中小城市數(shù)字化人事檔案的建議

要解決目前中小城市檔案管理上存在的一系列問題，以威海市為例，就必須依托當(dāng)前的信息技術(shù)手段，加快檔案載體的更新還代，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向現(xiàn)代的電子載體轉(zhuǎn)變。

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案部門必須盡快配備適合于數(shù)字信息存儲(chǔ)、發(fā)布的先進(jìn)設(shè)施，對(duì)人事檔案管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行系統(tǒng)的接收、歸類及存儲(chǔ)，通過檔案載體的電子化，推動(dòng)紙質(zhì)檔案密集存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)空間的有效節(jié)省，為下步的電子化查詢、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)軟件建設(shè)。建立和完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的高有效性和高可用性。建立、完善全國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系是全面開展檔案數(shù)字化工作，保證檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量的第一環(huán)節(jié)。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，要按照國(guó)家已經(jīng)確定的國(guó)家信息化體系及要素，制定一整套適應(yīng)群眾電子化查詢、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需要的數(shù)字檔案信息收集、管理、利用的標(biāo)準(zhǔn)體系，研究和成功運(yùn)用適宜數(shù)字化環(huán)境下的新的管理模式。

（三）規(guī)范業(yè)務(wù)流程。統(tǒng)一數(shù)字檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的通收通辦。適應(yīng)檔案信息化需要，對(duì)檔案管理服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程進(jìn)行梳理優(yōu)化，打破區(qū)域限制，打造區(qū)域乃至全省、全國(guó)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程；依托業(yè)務(wù)共享大數(shù)據(jù)中心，推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)下沉，做到在全市范圍內(nèi)通收通辦。四是要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的最大化利用。在保證數(shù)字檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，做大檔案信息資源庫的規(guī)模，進(jìn)一步拓寬數(shù)字化檔案使用渠道，依托檔案服務(wù)窗口、檔案查詢自助一體機(jī)、檔案查詢網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員數(shù)字檔案信息傳送的通暢。