PPT文件的制作技巧

李冬梅

為了讓PPT文件能高效、有效地傳遞信息，關于PPT文件的制作與設計的研究勢在必行。本文分析了PPT文件制作與設計存在的問題，然后詳細闡述了PPT文件的制作技巧。

【關鍵詞】PPT文件 制作 文字 視頻 演示

1 PPT文件制作與設計存在的問題

當前，PPT文件在制作與設計還存在以下幾方面的問題。

1.1 文字堆砌

PPT文件在制作與設計上存在最大的問題是教材文字照搬，造成文件中的文字堆砌，呈現內容的是大篇幅的文本，這給觀看者和演示者都帶來了很大的負面影響。

1.1.1 觀看者負擔加重

觀看者接受信息的容量是有限的，學習能力有限。當PPT文件展示的文字內容過多時，信息量會無形中增加，于是就造成了觀看者“超載”接受信息，加重了記憶負擔。此外，在大篇幅的文字中，演示的重難點難以得到突出，觀看者容易產生抵觸心理，不愿接受信息。

1.1.2 演示者與觀看者之間互動活動減少

PPT文件中文字信息過量容易導致演示者在演示時照“文件”宣科，整個演示過程不是“講下來”，而是“讀下來”，“人機互動”代替了“演示者與觀看者互動”。

1.2 界面布局不合理

界面布局不合理主要集中在3個方面：

（1）界面元素缺乏統一性。如背景、按鈕、圖片、圖表等界面元素缺乏統一的設計。

（2）界面布局缺乏平衡感。界面上的元素過多且排列雜亂無章，缺乏整體上的平衡感。

（3）界面信息冗余。倘若界面中存在很多的動畫、文字、圖片，這些元素卻與演示內容無關，造成演示內容信息冗余，會分散觀看者的注意力，帶來一定的負面影響。

1.3 色彩搭配不協調

色彩搭配不協調主要表現在3個方面，即沒有主色調或者是主色調不符合演示內容的特征；色調與文件內容對比度小；每張幻燈片的背景色跳躍度過大。這些現象破壞了PPT文件的整體感，讓觀看者感覺不和諧感，同時也給觀看者增加了視覺疲勞。

2 PPT文件的制作技巧

2.1 演示內容的整合、提煉

Power Point文件的設計者要對演示內容進行分析、選擇、概括、提煉、整合。演示內容中的知識要點（如概念、重點、難點等）以提綱、挈領、關鍵字的形式呈現。當演示內容多，信息量大時，可以把內容分條目、分組、分頁的逐級呈現。演示者可以先把演示內容的目錄展示給觀看者，讓觀看者對演示內容有一個大致的了解，再分級詳細講解。這樣做會讓人感覺詳略得當，重點突出，條理清晰，讓觀看者學習沒有煩躁、緊張感，避免教材或板書的搬家現象出現。

2.2 文字的編輯與設計

文字是演示內容的基本的組成元素之一，也是重要的信息載體。通過對文字進行編輯與設計，例如改變字體、字號、調整字距、行距、改變字形、字體顏色等操作，也能實現一些意想不到的視覺效果。

2.2.1 字體的設計

標題一般采用粗黑、微軟雅黑、粗宋等內白較少的字體，因為它們粗壯而且醒目，有很強的裝飾感；正文一般選用加粗后的宋體、細黑、幼圓等內白較多的字體，因為它們筆畫簡單，易識別。

2.2.2 字號的設計

字號的大小在一定程度上反映了其地位與層級，字號越大，表示地位越重要，層級也越高；反之越低。一般情況下，最高層的文字的字號比第二層的文字要大出許多，而第二、三層文字的字號相差較小。

2.2.3 字距、行距的設計

字距與行距編排合理，會使觀看者在閱讀時感覺舒服。通常1.2至1.5倍之間的行距為最佳，而計算機默認的行距偏小。

2.2.4 文字強調的設計

將文字進行加粗、變體、拉長、加下劃線或加邊框等操作，都能對文字起到強調的作用，能夠引起觀看者的重視。當然，文字的強調也應該考慮到學習的心理接受傾向，例如強調標題，可以采用粗壯的字體，或者給文字增加的陰影、邊框，或者將文字顏色改為較高的亮度和飽和度的顏色，亦可以轉換成藝術字。

2.2.5 文字的色彩

文字的色彩要與背景的色彩相區別，同時也要將文字的色彩與背景的色彩相結合，只有和諧搭配，形成一個有機的整體，才能產生美感。文字保持與演示內容風格一致的基礎上，要做到色彩清晰鮮明，將不同層級的文字設置成不同的顏色，能使層級關系明確，演示內容的主次關系辨識更容易，演示講解思路更為清晰，脈絡更有條理。

2.3 視頻的制作

2.3.1 直接插入視頻文件

在ppt中直接插入視頻文件能夠使視頻和ppt融為一體，方便攜帶，但同時也增大 ppt 的存儲空間。另外通過這種插入方法能夠對視頻進行編輯獲得更好的效果，而不需要借助其他的外部播放器。

（1）在ppt菜單欄找到插入—視頻—文件中的視頻

（2）在本地磁盤中找到wmv視頻文件，選中文件點擊“插入”。

（3）插入完成后，選中 ppt 頁面中的視頻可以自由的預覽播放視頻，同時可以調整視頻大小。

（4）選中插入的視頻，在頂端會打開視頻工具—格式/播放可以進行各種更具體詳細的設置。如剪輯視頻、設置淡入淡出時間，音量，是否全屏顯示等。

2.3.2 超鏈接插入視頻

選擇超鏈接的形式插入視頻是讓視頻文件以外部形式存儲，它能夠不占有ppt的空間，但是有時候移動視頻位置容易導致鏈接失效。

（1）選中需要插入鏈接的文字或者圖片，右擊打開超鏈接，找到需要插入的視頻文件。

（2）插入完成后，即可播放幻燈片預覽插入視頻的效果或者查看鏈接是否正確和有效。

參考文獻

[1]徐玲.論PPT文件的制作原則[J].計算機與信息技術.2010（Z2）

[2]黃超，孫寶玉.多媒體文件制作存在的問題及對策[J].職教論壇.2009（S1）

[3]肖國群.論中小學教師文件制作的培訓策略[J].寧波教育學院學報.2008（02）

作者單位

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