公路檔案的信息化建設(shè)及有效管理策略探討

黃錦男

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及公路建設(shè)水平的提高，公路檔案總數(shù)也不斷增多，以往的文件控制形式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的要求，因此需要加強(qiáng)公路檔案管理信息化建設(shè)，提高信息化水平。公路檔案在交通發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用，檔案管理的信息化建設(shè)可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和復(fù)制拷貝，妥善保存公路檔案，提高公路檔案管理的水平與效率。本文就對(duì)公路檔案的信息化建設(shè)及有效管理策略進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：公路檔案；信息化建設(shè)；管理策略

檔案管理是一門綜合性較強(qiáng)的學(xué)科，涉及十分廣泛的內(nèi)容，要想統(tǒng)一規(guī)劃與分類檔案，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，對(duì)檔案管理人員而言是一項(xiàng)重?fù)?dān)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，信息化技術(shù)被應(yīng)用于公路檔案管理工作中，改變了以往的管理模式和管理方法，實(shí)現(xiàn)了信息化的檔案管理[ 1 ]。當(dāng)然在實(shí)施公路檔案信息化管理過(guò)程中，需要科學(xué)合理利用資源，采取有效的手段來(lái)協(xié)調(diào)資源，進(jìn)一步促進(jìn)公路檔案信息化建設(shè)。

一、公路檔案管理信息化建設(shè)概述

（一）必要性

隨著電子時(shí)代的到來(lái)，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求公路檔案管理應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高為社會(huì)服務(wù)的能力。當(dāng)前在公路檔案管理工作中，基本采用無(wú)紙化辦公的形式，全面應(yīng)用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，許多文件以機(jī)讀文件形態(tài)加以存在，需要對(duì)這些檔案文件提供足夠的電腦空間，將其分類存放，從而保證檔案的系統(tǒng)性、價(jià)值性與真實(shí)性，便于相關(guān)部門工作的順利開(kāi)展。但是目前許多公路檔案管理較為落后，過(guò)于重視紙質(zhì)檔案，檔案信息化意識(shí)與信息化素質(zhì)不強(qiáng)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的檔案管理工作，導(dǎo)致信息化管理存在一定難度，影響公路檔案信息電子化的發(fā)展。由于公路檔案信息化建設(shè)要求實(shí)現(xiàn)檔案信息共享與檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)建設(shè)等，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代科技，轉(zhuǎn)變工作服務(wù)方式，因此需要積極加強(qiáng)公路檔案管理的信息化，從而加快公路建設(shè)發(fā)展步伐。

（二）現(xiàn)狀

公路檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀具體如下：

1）缺乏統(tǒng)一的管理方式。公路檔案管理部門各分局的差別較大，檔案標(biāo)注、整理及分類習(xí)慣有所不同，這樣往往難以統(tǒng)一公路檔案管理，增加檔案管理的難度，影響檔案管理信息化建設(shè)。2）缺乏完善的管理模塊。目前公路檔案管理缺乏較強(qiáng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和較高的管理質(zhì)量，不同類型與不同時(shí)期的公路檔案之間難以融合；同時(shí)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，缺乏共同的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響公路檔案的信息化建設(shè)[ 2 ]。3）歸檔意識(shí)淡薄。公路檔案信息化管理對(duì)管理人員的要求較高，需要其具備良好的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力，但是許多公路人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)水平，無(wú)法深入理解和掌握信息化檔案管理的形式與內(nèi)容，影響檔案管理工作的有序開(kāi)展。此外，部分管理人員在實(shí)際工作中習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件工作，無(wú)法適應(yīng)信息化管理，從而降低文件的真實(shí)性和工作的實(shí)效性。

二、加強(qiáng)公路檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）建立健全檔案管理機(jī)制

要想實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的信息化建設(shè)，需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度開(kāi)展管理工作，制定科學(xué)可行的管理制度，對(duì)現(xiàn)有檔案管理機(jī)制加以優(yōu)化，確保檔案信息管理建設(shè)的安全。同時(shí)以檔案規(guī)范為依據(jù)，合理構(gòu)建公路數(shù)字檔案館，通過(guò)數(shù)字化形式來(lái)管理公路的全部檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，有效滿足社會(huì)對(duì)檔案的使用需求。另外，公路檔案管理部門可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)通訊優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以此拓寬信息渠道，讓人們了解相關(guān)的公路建設(shè)信息，實(shí)現(xiàn)資源信息共享，提高工作效率。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

對(duì)于公路檔案管理工作而言，其需要從大量檔案信息中提煉出規(guī)律性與結(jié)論性的數(shù)據(jù)，然后將其歸納整理，形成文字精練與結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木C合體，為相關(guān)部門的決策提供參考依據(jù)[ 3 ]。如交通公路系統(tǒng)工程建設(shè)部門可以積極構(gòu)建計(jì)算網(wǎng)絡(luò)，將其與檔案管理工作相結(jié)合，在網(wǎng)絡(luò)中統(tǒng)一納入全系統(tǒng)的檔案資料，便于深層次開(kāi)發(fā)與綜合性利用各種檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。此外，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)化管理，為社會(huì)活動(dòng)的決策者或司機(jī)等提供有效的信息，避免因路況等因素而造成物力與人力的浪費(fèi)，保障人們的生命財(cái)產(chǎn)安全。

（三）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)

公路檔案管理工作的有效性在一定程度上取決于檔案管理人員素質(zhì)高低，因此公路主管部門需要積極培訓(xùn)檔案管理人員，使其掌握新的知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和專業(yè)素質(zhì)，成為優(yōu)秀的檔案管理人員。隨著辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，電子文件被應(yīng)用檔案管理工作中，需要檔案管理人員積極學(xué)習(xí)電子檔案管理知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，從而為企業(yè)形成良好的形象做出貢獻(xiàn)。此外，檔案管理人員應(yīng)對(duì)文件歸檔工作和電子文件鑒定加以重視，鑒定文件的真實(shí)性和完整性，保證電子文件背景信息與內(nèi)容的完整性。

（四）加強(qiáng)與電子政務(wù)的結(jié)合

檔案信息資源是電子政務(wù)建設(shè)中的重要信息資源，需要將檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)相結(jié)合，使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用及檔案信息化建設(shè)成為電子政務(wù)的重要內(nèi)容，將其在電子政務(wù)中的作用加以充分發(fā)揮[ 4 ]。同時(shí)需要將辦公自動(dòng)化與檔案信息化相結(jié)合，爭(zhēng)取相關(guān)部門的支持，統(tǒng)一規(guī)劃，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，以此促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公路檔案管理信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，其在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中還存在一系列問(wèn)題，如缺乏統(tǒng)一的管理方式、檔案管理模塊不完善、歸檔意識(shí)淡薄等，嚴(yán)重影響檔案管理的效率及水平，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。基于這種情況，需要結(jié)合實(shí)際情況，建立健全檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)與電子政務(wù)的結(jié)合，利用規(guī)范的措施來(lái)進(jìn)行信息化的公路檔案管理建設(shè)。這樣才能保證公路檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，加快公路檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)公路交通事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 王秀娟.新時(shí)期公路建設(shè)工程檔案管理策略研究[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013，10：248.