計算機多媒體技術在檔案管理中的有效應用

朱璇

摘 要：隨著高校招生人數的增加，傳統的檔案管理方式已不再適合，本文在傳統的檔案管理的基礎之上，介紹計算機多媒體技術在檔案管理中的應用。

關鍵詞：計算機多媒體技術；檔案管理；有效應用

一、計算機多媒體技術簡介

多媒體計算機是指能夠綜合處理多種多媒體信息，多媒體信息主要包括文字和圖像以及語音和視頻等等，多種信息相互聯系。計算機多媒體技術具有三大特征，分別是集成性和交互性以及數字化。計算機多媒體技術的集成性是指將多鐘多媒體技術有機的組織在一起，共同表達某一事物，實現聲、圖、文一體化。

二、高校檔案管理的現狀

（一）管理方式相對落后

在我國各個高校不斷擴招的背景下，各個高校檔案館的館藏數量的增加速度也在不斷的增加，使得各個高校檔案館檔案的數量非常的龐大。面對檔案數量的劇烈增長，許多高校也開始采用計算技術進行檔案輔助管理，但是對于檔案的管理僅僅局限于對檔案的查詢和檢索，并沒有實現檔案的無紙化和實現文字和聲音以及圖像三位一體的檔案管理模式，因此不能從根本上解決檔案管理效率低的問題。隨著計算機網絡技術的快速發展以及辦公室自動化的普及，高校在處理各類公務的時候，紙質文件越來越少，傳統的管理方式不能適應現代的發展，不能兼顧質量與效率。同時越來越多電子版的文件以及圖像、視頻和音頻，大大增加了現代檔案管理人員的工作難度和工作量。

（二）早期檔案沒有實現電子版

雖然高校也開始采用計算機技術對檔案進行管理，但是對于早期的檔案沒有實現電子版，這很容易造成檔案的破損和丟失。很多高校忽略了對早期檔案實現電子版，使得這些檔案丟失以后無法修復和補救，給學校和社會造成巨大的損失。為了使得早期的檔案能夠保存下來，學校應當對些文書檔案進行掃描，形成電子檔案，利于檢索和查詢。

（三）已經形成的電子檔案管理缺失非常嚴重

除了以上兩個問題以外，高校檔案管理還存在電子檔案管理缺失嚴重的問題，目前許多高校沒有專職的電子檔案管理人員，沒有相關的規章制度和科學的方法來保障電子檔案的真實性、可靠性以及完整性。對于電子檔案的管理制度和科學的管理方法，目前一些高校也有探索，但是由于經費的原因，即使購買或自建數字化的檔案管理系統，僅僅只針對檔案管理部門，其他各二級部門使用率不高，沒有形成規模化和信息交流，不能充分實現信息共享。

三、計算機多媒體技術在檔案管理中的應用

（一）計算機多媒體檔案信息存儲量大

計算機多媒體技術最顯著的特點，就是信息存儲密度高。隨著經濟、文化以及科技的發展，使得檔案信息量也逐漸增加，檢索和查詢都變得比較困難，在這種困難的情況下急需密度高、功能全且實用方便的海量存儲器。計算機多媒體技術的應用，能夠使得圖、文、聲一體化的傳輸，促進檔案信息存儲的新的變革。多媒體光盤存儲技術，采用激光介質作為高密度信息存儲的載體，這種技術信息存儲量大，易用性能較強，而且也便于檔案信息的檢索。

紙質的檔案是容易缺失和丟失的，而且那些圖片放置久了以后，也容易褪色，不利于檔案的管理。計算機多媒體技術的應用，可以使得圖片配上文字和聲音解說，更容易對一些信息的保存，而且只能采用計算機多媒體技術才能夠實現文、圖、聲一體化。采用多媒體技術以后，可是使得各個相關的文件和圖片以及聲音文件建立超鏈接，在檢索的時候只要找到其中的一個，就能夠查詢到其相關信息，很方便快捷。

（二）計算機多媒體檔案信息檢索快捷、準確

多媒體檔案信息檢索，是根據查詢中的要求和需要進行檢索，和普通的人工檢索相比，大大提高了檢索效率，查詢中可以根據自己的需求，在系統中檢索相關的文件和圖片聲音等等。比如想要檢索照片，在系統中輸入關鍵字，便能檢索到照片以及相關的文字說明和聲音解釋。如果想要還可以將這些檔案進行拷貝，然后進行打印，避免原件的使用和丟失，很大程度上保證了原件的完整性。采用計算機多媒體技術以后，可以對相關信息進行查詢、檢索，避免文件的分步檢索，使得檔案檢索變得更加準確、快捷。

（三）多媒體檔案信息網絡閱覽方便

多媒體技術和掃描技術的應用，也使得觸屏技術應用其中，觸摸屏已經成為檔案的視角窗。觸摸屏作為多媒體的一種輸入設備，可以直接用手指對屏幕上的菜單進行操作，使得檔案檢索變得更加直觀、方便，而且操作簡單，使得不會計算機的人也會操作，從而實現人機交互。通過點觸的方式，查詢者能夠查詢到權利范圍內的所有信息，省去了傳統檔案管理中的翻閱卡片的過程，大大節省了查詢和檢索的時間。比如想要查詢一本書，只要輸入書名的代號，點擊確定，就能夠在屏幕上看到書的相關信息和作者的信息，還相關圖和文字以及聲音介紹等等，此外結合視頻和圖像以及聲音，大大提高了書的多彩性。又例如二維碼技術在圖書管理上的應用，代替條形碼技術，用戶可以通過手機掃描二維碼，來實現圖書信息查詢、預訂、管理、下載（電子圖書）等等功能。

（四）計算機多媒體對早期檔案進行修補補救

檔案管理數字化系統一有般都是通過圖像獲取設備，將檔案直接轉化為數字圖像，然后將處理后的圖像存儲在起來。通過多媒體技術，特別是圖片處理技術對破損嚴重的書籍、文件、舊照片等物件進行修復保存，音視頻處理技術對舊錄像帶、卡帶等進行數字化。未來檔案管理方向是數字化檔案管理，對圖片進行文字提取工作，實現真正的全文檢索。

（五）計算機多媒體檔案管理效率高

檔案信息化建設是檔案部門的一項基礎性工作，是檔案工作邁向現代化的必由之路。目前許多高校的檔案管理部門在整理、統計、利用環節都建立了計算機自動化管理系統，隨著多媒體技術的關盤技術、壓縮碼技術以及觸摸屏技術等的發展以及人機交互式界面的設計和操作簡便的檔案信息管理自動化系統的實現，使得檔案管理工作效率大大提高。

四、結語

通過本文研究發現，將計算機多媒體技術應用到檔案管理當中，能夠滿足查詢者進行更深層次的檔案查閱，大大提高了檔案的檔案檢索的效率，實現查詢自動化，除此之外還有利于高校檔案的系統管理，促進檔案管理的變革。

參考文獻：

[1] 冉建國（1993-）.多媒體計算機技術及系統產品.中國計葬機用戶.