Z高職學院收費管理系統的設計與實現

周丹

摘 要：近年來高職院校不斷擴大招生規模，培養形式和學制多種多樣，收費標準也不盡相同。本文以Z高職學院收費系統的開發設計為例，在政策允許的條件下為收費工作帶來新思路和新辦法。

關鍵詞：收費管理系統；需求分析；模塊設計；數據安全

隨著高等教育的不斷普及，高職教育的收費工作強度和難度不斷加大，手工收費已經跟不上學院的發展形勢，逐漸被淘汰，設計并開發一套高效安全的收費系統迫在眉睫。

Z學院在校生13000余人，辦學形式多樣化：有本科班、五年一貫制和三年制，同時還有函授成人教育、自考助讀式教育和會計繼續教育培訓，另外還會定期舉辦各類短期培訓輔導班。

每種形式的收費標準和收費項目不盡相同，財務收費的強度、難度和資金量逐年遞增，同時手工收費帶來的失誤率也成增長態勢，Z校收費管理工作中碰到的問題急需改善和解決。學費、住宿費、書費等其他收入是學院辦學經費的主要來源之一，學院必須把收費工作作為重點，加強收費管理系統的建設。

一、軟硬件需求

Z高職學院有兩個校區和一個教學點，十五臺收費電腦，每臺電腦都設有收費端口，采用網絡版收費軟件，通過局域網和虛擬專用網絡技術實現互聯和遠程訪問，做到實時通信和數據共享。

二、系統數據需求分析

事實上，收費涉及到多個職能部門：財務處、招生處、學工處、后勤處、教務處、成教處、學籍中心、資助中心以及各個二級學院。收費系統需要各部門聯動配合，為系統提供基礎數據。系統需要理順各部門之間的數據關系，不能把收費工作只框架到財務處，而是應該設計開發成一個完成的系統體系。不能因為信息量不足，造成收費系統的管理漏洞，出現漏收、少收、錯收的情況。

三、系統功能模塊設計

以實際需求為原則，通過對系統需求的分析，共劃分為七個功能模塊，分別是：學生學籍管理、學生學費管理、成教處收費管理、代收往來款項收費管理、退費管理、助學金發放、收費查詢統計及數據反饋。

1）學生學籍管理。該模塊由招生處和財務處共同使用，但權限不同，招生處負責將在校生的所有學籍信息通過EXCEL外部數據導入系統，有錄入、修改、查詢三個權限，而財務處只有查詢權限。其中包括在校生的學號、系別、專業、班級、姓名、性別、是否住校這些數據項。

2）學生學費管理。僅財務處對該模塊有管理權限，招生處、學工處、后勤處和教務處只有查詢功能。該模塊分為兩個端口，一個是新生學費，另一個是老生學費。新生收費系統管理流程：新生被我校錄取時將會得到一張校園一卡通，待報到時，新生會首先安排去招生處用校園一卡通注冊登記學籍信息，注冊成功后，學生數據會自動導入新生收費管理模塊，再由學工處通知注冊成功的新生于規定期限內往校園一卡通存入學費，那么財務人員就可以在規定期限日后根據學生詳細信息進行批扣處理。同時，進行批扣處理的軟件將成功后的數據導入收費軟件，由收費軟件批量打印發票，最后按班級分發給各位新生。

老生收費系統管理流程：老生報到時不同之處在于不用通過招生部門，而是可以直接在注冊機上操作。注冊成功后，仍然是在規定時間內由財務人員進行學費批扣處理。

如果批扣處理的過程中碰到了一卡通余額不足的情況，將會輸出批扣不成功的數據，發送給學工處，由該處室將問題反饋給學生。

3）成教處收費管理。財務處有管理權限，成教處有數據錄入和查詢收費情況權限。成教這一塊收費主要有兩塊內容：一是等級考試報名費，每年兩次；二是成人自考教育學費及考試費。成教處將需要收費的學生名單和繳費金額通過該模塊導入系統，財務人員根據數據人工收費開票。

4）代收往來款項收費管理。此模塊不同于其他，不需要提前的數據導入，因為往來款項主要是學生超額的水電費以及零星的維修費，不需要提前制單告知財務，收費信息實時反饋給后勤服務中心。

5）退費管理。主要發生在新生報到繳費后和畢業生離校之前，學生將辦好的退學手續和離校手續拿到財務部門，財務人員在系統里進行退費處理。該模塊學工處、學籍中心、后勤中心均有查詢權限。

6）助學金發放。此模塊由資助中心和財務部門共同管理。五年制一貫制和三年制都有國家助學金和國家免學費發放，發放時間、學生信息、發放金額都由資助中心提供，數據導入后，財務人員通過收費軟件批量打印發票。

7）收費查詢統計及數據反饋。學生收費查詢統計模塊有所有學生的收費情況、按項目收費統計、按年級收費統計、按專業收費統計、按班級收費統計，可以滿足不同的查詢統計需求，并將各個部門所需要的數據及時反饋給職能部門。同時，每種統計結果都可以通過EXCEL文件格式導出進行二次編輯和打印。

四、系統的技術特點

（一）良好的數據接口

收費軟件與系統的連接、本部與分校區和教學點的數據對接、每個收費端口的數據共享，各個相關職能部門的相互協作，都在此系統中得到充分體現。數據的輸入和輸出都可以通過EXCEL文件，方便錄入編輯、查詢和統計。

（二）完善的權限控制

此系統一共七大模塊，每個模塊均有不同的權限，每個部門的用戶通過各自的權限錄入、查詢、統計和導出數據。系統同時能夠通過權限控制，嚴格地限制操作人員，在確保了整個系統安全性的前提下，為財務部門帶來最大程度上的便利，提高收費效率，降低收費失誤率。

五、總結

在開發設計此收費管理系統時，一定要以實用和滿足管理為目的，根據學院自身的收費特點，以財務人員為主導，引導其他相關部門人員融入開發設計過程，與設計人員密切配合，提高系統管理效率，減少后期的數據清理工作量。

參考文獻：

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