關(guān)于高校圖書(shū)館期刊回溯建庫(kù)工作的思考

袁聰 趙瑜璋

摘 要：對(duì)六盤(pán)水師范學(xué)院圖書(shū)館期刊回溯建庫(kù)工作進(jìn)行介紹和回顧，同時(shí)對(duì)該項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行思考總結(jié)，并提出了建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的意義。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；期刊；回溯建庫(kù)

中圖分類號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2016）07-0197-01

在2014年初，我校圖書(shū)館開(kāi)始進(jìn)行期刊回溯建庫(kù)的工作。為了最高效的完成期刊回溯建庫(kù)工作，使數(shù)據(jù)庫(kù)盡快投入使用。我館成立了期刊回溯建庫(kù)工作小組，由館長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，采編部主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，采編部2位業(yè)務(wù)骨干實(shí)踐參與回溯建庫(kù)工作。經(jīng)過(guò)兩年多的共同努力，我館期刊回溯建庫(kù)工作已基本完成，目前期刊數(shù)據(jù)庫(kù)也開(kāi)始了試用。筆者結(jié)合六盤(pán)水師范學(xué)院圖書(shū)館期刊回溯建庫(kù)的工作實(shí)踐，針對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行了一些思考。

一、前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

在期刊回溯建庫(kù)工作開(kāi)展以前，我館和大多圖書(shū)館一樣，工作中存在著“重書(shū)輕刊”的現(xiàn)象。那么，對(duì)于要開(kāi)啟一項(xiàng)新的工作，前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)就顯得很重要，包括人員的培訓(xùn)組織、期刊現(xiàn)狀調(diào)查、系統(tǒng)軟件選擇、回溯方案的確立等。

我館實(shí)際參與期刊回溯建庫(kù)工作的只有2位采編部同志，造成最后完成工作耗費(fèi)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。所以如果能再多分配1或2位同志參與到工作小組，應(yīng)該會(huì)更高效的完成該任務(wù)。我館成立于1978年，館藏期刊合訂本資源數(shù)以萬(wàn)冊(cè)，經(jīng)歷了30多年的積累，內(nèi)容涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域，其中還有部分珍貴的外文期刊。我們將期刊按年份為單位進(jìn)行了清點(diǎn)梳理并做了相應(yīng)統(tǒng)計(jì)，這樣有利于后續(xù)著錄等工作的進(jìn)行。但是工作量巨大，這里要特別感謝我校義工團(tuán)隊(duì)的同學(xué)們給予的大力支援。我館2010年以來(lái)一直使用的是江蘇匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)操作系統(tǒng)Libsys4.0，雖然版本相對(duì)較低，但通過(guò)工作實(shí)踐來(lái)看，該系統(tǒng)還是能夠滿足期刊回溯的要求。如果這個(gè)系統(tǒng)軟件能夠升級(jí)到更高版本，相信工作起來(lái)應(yīng)該會(huì)更高效一些。為了保證期刊回溯數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)際操作中我們采用實(shí)體建庫(kù)，并且以數(shù)據(jù)套錄為主和自建編目為輔的方法進(jìn)行著錄。該方案的確立，也是通過(guò)大量文獻(xiàn)調(diào)研[1]和我館實(shí)際工作情況最終決定的。

二、著錄環(huán)節(jié)

回顧我館期刊回溯建庫(kù)流程，著錄環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題相對(duì)較多，我們也采取了一些相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。作為一種連續(xù)出版物，期刊比圖書(shū)異變的信息更多，期刊的題名、責(zé)任者、出版者、周期等信息隨時(shí)都可能在變化之中，會(huì)有改刊、改版、合并、停刊等現(xiàn)象，所以在數(shù)據(jù)信息采集著錄時(shí)就會(huì)存在大量問(wèn)題。

我們以著錄《新華月報(bào)》為例，該刊于1949年11月創(chuàng)刊問(wèn)世，從1979年起《新華月報(bào)》分別出版了文獻(xiàn)版和文摘版，文摘版后來(lái)改刊名為《新華文摘》，文獻(xiàn)版則依然用舊刊名《新華月報(bào)》，為適應(yīng)時(shí)代和廣大讀者的需要，《新華月報(bào)》決定在2006年改版，從此分為上、下半月刊。該期刊著錄時(shí)要注意周期變動(dòng)，需在326字段的@a子字段加以附注標(biāo)明，變化幾次就著錄幾次，并在@b子字段標(biāo)注變化時(shí)對(duì)應(yīng)的年份。還需要注意的是《新華月報(bào)》ISSN號(hào)為1001-666X，CN號(hào)為11-1186/Z，而《新華文摘》ISSN號(hào)為1001-6651，CN號(hào)為11-1187/Z，兩刊應(yīng)該分別著錄在不同的Marc數(shù)據(jù)。

當(dāng)遇到期刊更名情況時(shí)，如果把最初刊名作為主要信息著錄在200@a字段，也就是期刊不管改名多少次，仍用最初的刊名，只需把每次改名的情況在附注項(xiàng)中加以說(shuō)明。這種著錄方式可以避免為改名后新的刊名重新著錄，還可以將所有刊名信息和出版物的變化歷程集中反映在最初刊名條目下。該方式的優(yōu)點(diǎn)是能一次檢索，了解出版物的全部變化情況。但是缺點(diǎn)也很突出，不利于讀者查找，因?yàn)樽x者習(xí)慣查詢最新的刊名。所以，在經(jīng)過(guò)權(quán)衡之后，我們采取了以新刊名作為主要信息著錄在200@a字段，然后將曾用名在304題名附注字段的@a子字段中標(biāo)注出，改名多少次就在304@a附注幾次。

回溯過(guò)程中，當(dāng)然也遇到了一些其他問(wèn)題，我們的要求是每位參與期刊回溯建庫(kù)的人員都要詳細(xì)記錄當(dāng)天的工作日志，并匯總每日著錄工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與其他工作人員進(jìn)行溝通，將工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題統(tǒng)一意見(jiàn)后按照要求集中處理。

三、數(shù)據(jù)維護(hù)環(huán)節(jié)

所謂“百密一疏”，我們?cè)诮◣?kù)前和建庫(kù)中，無(wú)論采取了多么有效的質(zhì)量控制措施，總難免會(huì)出現(xiàn)這樣或者那樣的差錯(cuò)。因此，在期刊回溯建庫(kù)工作基本完成之后，就應(yīng)該盡快將工作重心轉(zhuǎn)移到期刊數(shù)據(jù)的校對(duì)維護(hù)上，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。我們?cè)趯?duì)已建數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)率最多的就是本應(yīng)該歸屬于同一條Marc數(shù)據(jù)卻有多條記錄，這種必須進(jìn)行合并，以免數(shù)據(jù)重復(fù)。產(chǎn)生這種情況應(yīng)該是著錄過(guò)程中查重不到位所導(dǎo)致的。同時(shí)個(gè)人認(rèn)為，新建數(shù)據(jù)庫(kù)在投入使用后，還要注意聽(tīng)取廣大讀者的反饋意見(jiàn)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有針對(duì)性的更新、修改、替換、合并、刪除等工作[2]。總之，維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，就要立即做出正確的處理，以確保期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，使讀者更加方便有效地利用期刊數(shù)據(jù)庫(kù)。因?yàn)槠诳磕甓荚谶f增和變化，所以數(shù)據(jù)維護(hù)將是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作。

四、工作意義

在耗費(fèi)了我館大量的時(shí)間、精力和人力建立起來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，筆者也思考了該項(xiàng)工作的意義。第一，將使期刊館藏資源步上現(xiàn)代信息服務(wù)軌道。在回溯建庫(kù)前，讀者只能到期刊室逐一查閱后才能知道我館期刊資源是否有其需要，而且能夠查閱到的也只限當(dāng)年的最近幾期。數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，讀者可通過(guò)校園網(wǎng)中圖書(shū)館OPAC系統(tǒng)檢索，這樣對(duì)讀者來(lái)講方便又快捷，同時(shí)大大提高了圖書(shū)館的期刊資源科學(xué)管理水平。第二，將成為我校教師開(kāi)展教學(xué)和科研的重要文獻(xiàn)信息源。在我館期刊數(shù)據(jù)庫(kù)中，我們已將建館以來(lái)的每年所訂購(gòu)的期刊都收錄其中，這很大程度上可以和我校電子資源購(gòu)買力不足的情況互補(bǔ)，同樣為教學(xué)和科研服務(wù)。第三，將為我校圖書(shū)館能夠全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，網(wǎng)絡(luò)化檢索和文獻(xiàn)資源共享奠定一定的基礎(chǔ)。期刊也是圖書(shū)館資源中重要的組成部分，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，才能使我館資源更加全面的呈現(xiàn)給讀者。這一步是我館全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，網(wǎng)絡(luò)化檢索和文獻(xiàn)資源共享的必經(jīng)之路。總之，期刊回溯建庫(kù)的工作意義重大。

（作者單位：六盤(pán)水師范學(xué)院圖書(shū)館）

本文由2014年度六盤(pán)水師范學(xué)院科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目（NO：LPSSY201413）資助

參考文獻(xiàn)：

[1]倪琪.淺談高校中文期刊回溯建庫(kù)中的問(wèn)題和對(duì)策[J].河南圖書(shū)館學(xué)刊，2010，30（5）：64-66.

[2]袁聰，趙瑜璋，韓玄哲.高校圖書(shū)館期刊回溯建庫(kù)工作的方法研究——以六盤(pán)水師范學(xué)院圖書(shū)館為例[J].六盤(pán)水師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，27（6）：82-84.