探究高校教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

金寶慧

摘 要：高校教學(xué)秘書(shū)工作作為高校教學(xué)管理中重要的組用，同時(shí)教學(xué)秘書(shū)工作是各個(gè)院系和制度落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量的高低直接影響到成部分，對(duì)高校教學(xué)起到了一定的作了高校教學(xué)工作任務(wù)的順利進(jìn)行。本文通過(guò)對(duì)高校教學(xué)工作的探析和所存在問(wèn)題的研究，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，促進(jìn)高校教學(xué)秘書(shū)工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)；秘書(shū)工作；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G642文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2016）07-0196-01

高校的重要任務(wù)是教學(xué)，在教學(xué)管理水平上的質(zhì)量好壞直接影響著高校的水平和名譽(yù)，高校教學(xué)秘書(shū)工作是各個(gè)教學(xué)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，處于基層又是最前沿的位置，掌管著教學(xué)工作上上下下的信息傳遞工作，是教學(xué)活動(dòng)與管理的紐帶，是保證教學(xué)活動(dòng)正常運(yùn)行的基石。

努力做好高校教學(xué)秘書(shū)工作，是開(kāi)展教學(xué)任務(wù)的基本條件和重要出發(fā)點(diǎn)，本文就秘書(shū)工作中存在的有關(guān)問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。

一、高校教學(xué)秘書(shū)工作的重要性

1.為學(xué)校教學(xué)計(jì)劃出謀劃策。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理中的基層管理者，同時(shí)也是直接參與者。在日常的管理活動(dòng)中，起到一定的溝通作用，作為上級(jí)與下級(jí)之間的情報(bào)信息傳遞者和溝通的橋梁和紐帶，秘書(shū)工作在學(xué)校決策、教學(xué)計(jì)劃制定的過(guò)程中提供一定的具有參考意義和價(jià)值的資料和信息，為學(xué)校出謀劃策，順利開(kāi)展教學(xué)計(jì)劃工作。

2.安排教學(xué)過(guò)程的開(kāi)展。日常秘書(shū)工作不僅繁瑣而且沉重，有來(lái)自教師、學(xué)生以及管理層各方面的大小事宜。除了幫助老師安排教學(xué)任務(wù)，調(diào)整相關(guān)教學(xué)計(jì)劃，還要安排課程考察和考試制度，負(fù)責(zé)調(diào)課、停課等工作；對(duì)于學(xué)生需要組織選課、征訂教材、整理學(xué)期考試成績(jī)和安排補(bǔ)考等內(nèi)容。

3.服務(wù)于高校師生。在學(xué)校里發(fā)生的任何矛盾和沖突都要靠教學(xué)秘書(shū)去解決處理，在高校中教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)著不可忽視的重要作用。秘書(shū)工作必須要保障高校教師有效地進(jìn)行工作和教學(xué)，與學(xué)生協(xié)調(diào)合作，及時(shí)疏導(dǎo)師生間的溝通障礙，為高校師生提供良好的善后工作和服務(wù)，讓師生在各自的領(lǐng)域內(nèi)無(wú)后顧之憂地進(jìn)行教學(xué)和學(xué)習(xí)。

二、高校教學(xué)秘書(shū)工作的工作特點(diǎn)

1.獨(dú)特性。教學(xué)秘書(shū)工作的內(nèi)容主要以服務(wù)師生為主。高校聚集了許多優(yōu)秀的知識(shí)分子，各個(gè)人性格迥異，也有不同背景的學(xué)生和老師，教學(xué)秘書(shū)需要因每個(gè)人不同的特點(diǎn)找出最合適的解決方案服務(wù)于每個(gè)人。不僅有難度，還得實(shí)現(xiàn)服務(wù)多元化，更增加了教學(xué)秘書(shū)工作的獨(dú)特性。

2.繁瑣性。教學(xué)秘書(shū)工作的對(duì)象針對(duì)高校的各個(gè)階層，除了老師學(xué)生還有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，工作范圍很廣泛，涉及到教學(xué)管理中的各個(gè)方面，同時(shí)也關(guān)乎到師生之間的切身利益，比如：檔案整理，補(bǔ)考通知，課程安排，退改選課程，請(qǐng)假制度等。

3.規(guī)律性。每年各大高校都會(huì)送走一批畢業(yè)生，迎來(lái)一批新生，還會(huì)有相當(dāng)比例的老師退休和入職，這些工作都需要秘書(shū)進(jìn)行提前的規(guī)劃，負(fù)責(zé)管理。一般管理工作的內(nèi)容時(shí)效性為一學(xué)年，具有一定的規(guī)律性可言。每一季的新學(xué)期開(kāi)學(xué)前，秘書(shū)負(fù)責(zé)將這一學(xué)期的各大事項(xiàng)處理安排好。

三、高校教學(xué)秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

1.崗位職責(zé)不明晰。教學(xué)秘書(shū)日常工作瑣碎且繁重，涵蓋了教學(xué)管理的方方面面，這是一個(gè)管理服務(wù)性崗位，工作量大、時(shí)效性強(qiáng)，需要教學(xué)秘書(shū)具有細(xì)心和耐心的特點(diǎn)，對(duì)于國(guó)內(nèi)大部分高校而言，院系設(shè)置崗位不明晰，沒(méi)有具體崗位管理模式，特別是對(duì)于新建院校來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作承擔(dān)著大部分教學(xué)管理工作，日常精神負(fù)擔(dān)重，責(zé)任大，崗位的缺失和繁重的工作量使得管理出現(xiàn)一定的混亂。

2.發(fā)展空間受限，培訓(xùn)少。工作任務(wù)的繁重使得秘書(shū)不能隨意離開(kāi)自己的崗位，需要承受喪失機(jī)會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)項(xiàng)目申報(bào)難度比教師大，在科研成果方面也是短板，對(duì)職稱評(píng)定不利，相應(yīng)地，院校在培訓(xùn)和進(jìn)修方面也經(jīng)常忽視教學(xué)秘書(shū)，缺乏進(jìn)修深造、出訪考察的機(jī)會(huì)，這就使得教學(xué)秘書(shū)在個(gè)人業(yè)務(wù)水平上停滯不前，在教學(xué)管理理念上跟不上新的發(fā)展趨勢(shì)，影響教學(xué)質(zhì)量。

3.工作上受重視程度不夠。教學(xué)秘書(shū)工作雖然平凡但是在教學(xué)管理中是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，不少人在這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)上缺乏常識(shí)性，存在誤區(qū)，認(rèn)為高校秘書(shū)工作等同于辦公室喝茶，就只是日常的打打字，接收發(fā)布通知等，對(duì)秘書(shū)工作的支持力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。同時(shí)也缺乏對(duì)該工作的體諒和理解，認(rèn)為這是誰(shuí)都可以勝任的工作，嚴(yán)重阻礙了秘書(shū)工作的積極性。

四、相關(guān)建議和對(duì)策

1.明確崗位職責(zé)。教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)的服務(wù)者，不同的教學(xué)項(xiàng)目應(yīng)該由不同工作崗位上的秘書(shū)負(fù)責(zé)，做到點(diǎn)對(duì)點(diǎn)，面對(duì)面，明確各自的崗位職責(zé)，防止出現(xiàn)崗位交叉混亂的現(xiàn)象。秘書(shū)的日常工作繁瑣且工作量大，只有明確了各自的崗位職責(zé)，高校的教學(xué)管理效率才能提升，才能幫助高校更好地進(jìn)行人才培養(yǎng)。

2.完善考核制度，提高員工積極性。提高教學(xué)秘書(shū)工作的積極性，建立獎(jiǎng)罰分明的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)優(yōu)秀的秘書(shū)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)的方式可以多種多樣，比如口頭表?yè)P(yáng)或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工工作的熱情和參與性，同時(shí)完善考核制度，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工施行晉升，以此保證制度的執(zhí)行和教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。

3.加強(qiáng)重視程度。在高校中，只有上層領(lǐng)導(dǎo)人重視了教學(xué)秘書(shū)工作，才能使得秘書(shū)工作的政治地位得到提升。相關(guān)高校負(fù)責(zé)部門應(yīng)當(dāng)消除管理層對(duì)秘書(shū)工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，積極鼓勵(lì)秘書(shū)工作的開(kāi)展，提高教學(xué)秘書(shū)的收入水平，充實(shí)教學(xué)秘書(shū)的工作，適當(dāng)?shù)靥峁└嗟倪M(jìn)修機(jī)會(huì)給教學(xué)秘書(shū)，學(xué)習(xí)最新的知識(shí)運(yùn)用到教學(xué)管理中去。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校教學(xué)秘書(shū)工作是高校管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)之一，高校管理層要正確認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)工作在教學(xué)管理過(guò)程中的地位和重要作用，加強(qiáng)高校秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，針對(duì)提出的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)工作的重視，找出符合學(xué)校本身特色的有效解決方案，積極推進(jìn)高校持續(xù)、健康地發(fā)展。

（作者單位：東莞理工學(xué)院城市學(xué)院）

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