品管圈在降低病案首頁缺陷率中的應(yīng)用

黃蕾，俞瑞娟，方婷妮（復(fù)旦大學(xué)附屬中山醫(yī)院青浦分院質(zhì)量管理科，上海）

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品管圈在降低病案首頁缺陷率中的應(yīng)用

黃蕾1，俞瑞娟1，方婷妮1
（復(fù)旦大學(xué)附屬中山醫(yī)院青浦分院質(zhì)量管理科，上海）

摘要：目的：探討品管圈在降低病案首頁缺陷率中的作用；方法：以“降低病案首頁填寫缺陷率”為主題開展品管圈活動，探索品管圈活動在降低病案首頁缺陷率中的作用。結(jié)果：通過品管全活動后病案首頁書寫漏項、錯項明顯減少，由開展品管圈活動前的7.68％降低到開展品管圈活動后的2.37％。結(jié)論：在病案首頁質(zhì)量管理中開展品管圈活動是可行的，科學(xué)的、有效的，值得推廣與應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：品管圈；病案首頁；缺陷；

品質(zhì)管理圈（QCC）簡稱品管圈，指同一單位或工作性質(zhì)相關(guān)聯(lián)的人員，在自我啟發(fā)、相互啟發(fā)的原則下，應(yīng)用各種質(zhì)量管理的方法作為工具，持續(xù)地進行效率提升、降低成本、解決存在問題，以達到不斷對自己的工作現(xiàn)場進行維持與改善的活動小組。我院運用QCC管理工具，選定“降低病案首頁填寫缺陷率”活動主題，規(guī)范開展品管圈實踐活動，使病案首頁填寫質(zhì)量得到了提高，現(xiàn)報告如下。

1　對象和方法

1.1成立品管圈小組

由質(zhì)量管理科、醫(yī)務(wù)科、病案統(tǒng)計科、網(wǎng)絡(luò)中心等9名人員自愿組成，年齡范圍36～50歲，平均年齡44.3歲。其中副主任護師2人，副研究員1人，高級工程師1人，主治醫(yī)師2人，病案信息技術(shù)中級1人，助理會計師1人，主管護師1人。選出圈長1名，負責(zé)活動的計劃、組織、實施、記錄。由質(zhì)量管理科科長擔(dān)任輔導(dǎo)員，負責(zé)督促小組活動按計劃進行，并對活動開展過程中遇到的疑難問題給予指導(dǎo)。通過圈員現(xiàn)場投票方式確定圈名為“同行圈”，寓意“同心、同行”。

1.2主題設(shè)定

確定本次品管圈活動的主題是“降低病案首頁填寫缺陷率”，選擇理由如下［1～4］：（1）病案首頁為臨床醫(yī)師診治病人時提供簡要的診療信息；為醫(yī)院醫(yī)療管理、醫(yī)療付款、臨床研究等方面提供重要的數(shù)據(jù)來源。（2）牽涉醫(yī)療糾紛時病案首頁作為重要的法律書證。（3）病案首頁為患者了解自身的病情和所接受的醫(yī)療服務(wù)情況提供說明和證明。（4）衛(wèi)生部醫(yī)院質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)與我院對接，通過上傳病案首頁，對醫(yī)療質(zhì)量、運行數(shù)據(jù)等進行監(jiān)管。病案首頁的填寫質(zhì)量，嚴重影響醫(yī)院的工作質(zhì)量。

1.3現(xiàn)況調(diào)查

2014年6月15日至2014年6月30日，查閱出院病案首頁155份 ，病案首頁填寫缺陷項目數(shù)為519項，占總項目數(shù)的7.68％。病案首頁填寫缺陷率=抽查的病案首頁填寫缺陷總項目數(shù)/（抽查的病案首頁總份數(shù)×每病案首頁項目數(shù)）*100％，其中病案首頁填寫缺陷包括漏項和填寫不規(guī)范。具體見表1、圖1。

表1　住院病案首頁缺項匯總表

圖1　住院病案首頁缺項柏拉圖

1.4目標設(shè)定

此次品管圈活動目標值設(shè)定根據(jù)本圈能力80％，品管圈活動目標值 = 現(xiàn)況值 - 改善值（現(xiàn)況值×改善重點×圈員能力）=7.68％-（7.68％×85.55％×80％）=2.42％。

1.5真因確定

根據(jù)“二八”法則，對“病案質(zhì)控、疾病診斷、搶救情況、手術(shù)及操作”缺陷項經(jīng)過魚骨圖解析、要因選定和真因驗證，得出我院病案首頁填寫缺陷率高的真因：（1）醫(yī)務(wù)人員意識不強；（2）醫(yī)務(wù)人員未參加培訓(xùn)；（3）相關(guān)專業(yè)管理委員會未定期召開會議；（4）疾病診斷有自定義項；（5）手術(shù)操作有自定義項；（6）手術(shù)代碼與手術(shù)分級未作關(guān)聯(lián)。

1.6主要對策

根據(jù)病案首頁缺陷的原因，我們采取的具體措施如下：（1）召開會議，強調(diào)病案首頁的重要性。針對醫(yī)務(wù)人員對病案首頁重要性認識不足，我們采取的對策內(nèi)容：①科主任例會上強調(diào)病案首頁的重要性，科主任傳達到全體醫(yī)務(wù)人員。②各科室組織學(xué)習(xí)衛(wèi)生部住院病案首頁的相關(guān)文件。③將病案首頁填寫情況每季度醫(yī)療質(zhì)量講評會上進行點評。（2）對相關(guān)人員進行培訓(xùn)?？紤]到有些人員未參加培訓(xùn)或培訓(xùn)次數(shù)少，對內(nèi)容未完全理解。我們將病案首頁填寫要求做成PPT課件并掛于內(nèi)網(wǎng)上，讓各科室組織學(xué)習(xí)。（3）針對委員會未定期召開會議的情況，要求規(guī)范委員會會議。委員會會議內(nèi)容定期上交，由質(zhì)量管理科審核、存檔。（4）針對部分醫(yī)生填寫疾病診斷與手術(shù)操作時未使用ICD-10 與ICD-9編碼自填名稱的現(xiàn)況，我們采取了以下方法：①與臨床科室溝通，制定預(yù)案，有效應(yīng)對關(guān)閉自定義可能引起的結(jié)果。②在信息系統(tǒng)內(nèi)關(guān)閉自定義項。（5）對手術(shù)代碼與手術(shù)分級未關(guān)聯(lián)、隨意性大的問題，通過建立手術(shù)分級目錄。在系統(tǒng)上將手術(shù)代碼與手術(shù)分級作關(guān)聯(lián)予以解決。

2　結(jié)果

于2014年10月10日至2014年10月15日驗收結(jié)果，現(xiàn)場查閱出院患者病案首頁168份，結(jié)果病案首頁填寫缺陷項目數(shù)為308項，占總項目數(shù)的2.37％。由此可見，通過品管全活動后病案首頁書寫漏項、錯項明顯減少，由開展品管圈活動前的7.68％降低到開展品管圈活動后的2.37％。見表2。

表2　品管圈后住院病案首頁缺項匯總表

3　討論

品管圈源自于美國，在強化品質(zhì)管理、提升醫(yī)療質(zhì)量與服務(wù)水平中已發(fā)揮重要作用，近年來已發(fā)展成為醫(yī)院管理的重要手段［5-6］。醫(yī)院質(zhì)量管理強調(diào)醫(yī)護人員的質(zhì)量意識、質(zhì)量觀念與質(zhì)量責(zé)任感，調(diào)動參與質(zhì)量管理的主動性和創(chuàng)造性、積極性，強化醫(yī)院質(zhì)量文化建設(shè)，而品管圈活動能提高臨床醫(yī)護人員主動參與質(zhì)量管理的意識。在品管圈活動中，臨床醫(yī)護人員積極參加質(zhì)量管理知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)質(zhì)量管理的方法與管理工具的使用。品管圈活動小組成員積極主動設(shè)計圈名、圈徽，收集臨床資料進行選題、分析、擬定整改對策、并落到實處，這體現(xiàn)了臨床醫(yī)護人員參與質(zhì)量管理的主動性與創(chuàng)造性。

品管圈活動發(fā)掘了醫(yī)護人員的潛能，提高了醫(yī)護人員工作的積極性。品管圈活動采取頭腦風(fēng)暴的形式尋找工作中存在的問題，然后深入討論，參加的醫(yī)護人員需要通過認真觀察、學(xué)習(xí)，找出質(zhì)量管理方面存在的漏洞，分析其中原因來解決問題。在整個活動過程中每名醫(yī)護人員積極參與，在輕松愉悅的氛圍下暢所欲言，思考能力與創(chuàng)造能力能得到激發(fā)，并利于團隊精神的建立，增加了醫(yī)護人員的責(zé)任心、自信心與工作的積極性。

本次品管圈活動的選題為降低病案首頁的缺陷率，通過這次活動，提高了醫(yī)護人員評估病案首頁的書寫質(zhì)量，對首頁書寫中存在的問題采取了針對性的措施，使錯項、漏項等問題得到了很大程度的改善。本次品管圈活動結(jié)合使用了管理工具，解決了病案質(zhì)量管理中的一些長期存在的問題。通過分階段、分周期針對性的指導(dǎo)，不僅對圈員是一種管理工作方法的改進與完善，而且對圈長是一種分析處理問題、管理能力的提升。通過本次品管圈活動，不僅使臨床科室病案首頁質(zhì)量管理不再以科主任、護士長與質(zhì)控員為主，而是科室全員積極參與實施和改進，解決了工作中存在的問題，從而提高了臨床醫(yī)護人員的工作成就感。

品管圈活動是一項科學(xué)的管理工具，把以往管理中的經(jīng)驗管理、粗放管理轉(zhuǎn)化成科學(xué)管理與精細化管理，成為推動醫(yī)療質(zhì)量和安全持續(xù)改進的創(chuàng)新工具。通過品管圈活動，我院各科病案首頁質(zhì)量持續(xù)改進、效果良好，獲得了醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定和大力支持，由此可見，在病案首頁質(zhì)量管理中開展品管圈活動是可行的，科學(xué)的、有效的，值得推廣與應(yīng)用。

參考文獻

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The Effect of Quality Control Circle（QCC）in Reducing the Defect of Medical Record Front Sheet

HUANG Lei1，YU Rui-juan1，F(xiàn)ANG Ting-ni1*
）The Quality Control Department of Affiliated Zhongshan Hospital of Fudan University，Qingpu Branch）

Abstract:Objective:To explore the effect of Quality Control Circle（QCC）in reducing the defect of medical record front sheet.Methods:To conduct QCC activities in order to explore the effect of QCC in reducing the defect of medical record front sheet.Results:There was a significant reduction of the omitted items and errors of medical record front sheet from 7.68％ preactivity to 2.37％ post-activity throughout conducting QCC activities.Conclusion:It is feasible，scientific and effective to apply QCC activities in managing the quality of medical record front sheet.

Keywords:Quality Control Circle，Medical Record Front Sheet，Defect

通訊作者：方婷妮。