基于以人為本檔案管理工作創新的研究

宮春美

【摘要】檔案管理作為一項社會服務工作，不僅要求檔案管理人員自身具有較高專業操作水平，而且要求兼具創新精神，從而保證企業檔案管理工作的高效進行。但是從當前企業檔案管理現狀看，檔案管理缺乏效率、檔案管理專業性不足等問題普遍存在。如何實現檔案管理的科學性，樹立以人為本的管理思想，調動員工的工作積極性，成為了現階段檔案管理工作創新的關鍵。

【關鍵詞】檔案管理；以人為本；創新；問題與措施

一、企業傳統檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理缺乏重視，檔案管理模式落后

近年來，在我國市場經濟體制的改革和社會轉型的共同影響下，各企業間的人才流動趨勢明顯增強，頻繁的人員調動勢必加大了檔案管理工作的壓力。在這種情況下，一方面是員工對于檔案重要性的認識不足，忙于轉換工作卻忽視了檔案調檔；另一方面是原企業檔案管理機構的工作量繁重，極易出現檔案轉接疏漏。

除此之外，檔案管理人員受傳統管理工作的影響，將檔案管理的內容簡單化，認為檔案管理就是做好檔案的保存、轉接工作，不需要進行工作創新和人本管理。在這種傳統思想觀念的影響下，一些檔案管理人員安于現狀，缺乏工作創新的勇氣，致使企業檔案管理工作停滯不前。同時，檔案管理的硬件設施不完善、信息化建設程度不足，檔案管理完全依靠人力，也是制約企業檔案管理工作滯后的重要原因。

（二）檔案管理不夠規范，員工素質有待提高

企業檔案大多數情況下只包含了員工個人的基本信息，相對于較為具體的個人工作業績、職位變動情況則記錄不全，導致檔案內容與員工的個人經歷存在不對等，難以客觀反映員工的實際工作狀況。由于各企業間對檔案管理的執行規定存在不同程度的差異，使得企業間的檔案管理工作難以進行統一規范，在這種情況下，員工工作發生變動，如果新企業與舊企業之間的檔案管理規范存在較大差異，可能就會影響員工檔案資料的真實性。

近年來企業員工的流動性較強，員工的檔案管理工作也變得更加復雜。在新時期的新形勢下，傳統的檔案管理辦法顯然難以適應當前的工作現狀，而由于工作人員自身專業能力的有限性，往往不能在第一時間進行自我知識更新，容易出現檔案內容缺失、檔案記錄不完整、檔案查找困難等問題，嚴重制約了檔案管理工作的有效性。

（三）缺乏競爭獎勵機制，員工工作熱情不高

競爭獎勵機制是現代企業生產經營活動高效進行的基本前提。但是競爭獎勵機制的實施需要完善的企業規范做保障。從現階段的企業檔案管理工作看，競爭獎勵機制不夠健全，而且由于缺乏有效的制度保證，競爭獎勵極有可能導致員工之間的不平衡心理。從檔案管理人員的角度來說，由于缺乏科學合理的競爭獎勵機制，難以為檔案管理工作的創新提供動力，長此以往，檔案管理工作人員就形成了得過且過、因循守舊的工作思維，檔案管理難以體現其服務本質，而是成為了一種形式化的工作模式。

二、以人為本背景下檔案管理工作的創新研究

（一）以人為本，開創檔案事業新局面

在檔案管理工作的創新過程中，堅持以人為本，既是保證檔案事業合理化發展的關鍵，也是現代企業吸引、留住人才的重要舉措。企業要想做好以人為本的檔案管理工作，需要從兩個方面同步進行。第一方面是做好“人”的管理。人是檔案管理中最具活躍性的因素，無論是檔案管理工作人員，還是檔案的所有者，都是檔案管理創新的重要影響因素。第二方面是牢記檔案管理的“本”，檔案管理的根本是做好企業員工檔案的保持、接收、轉調等工作，歸根到底，檔案管理是為員工檔案服務的機構，只有堅持這一根本，才能為檔案管理的創新提供基礎。

（二）以人為本，創新檔案管理理念

首先，要加強檔案管理人員的思想意識教育，使他們意識到檔案不僅僅關系到員工的個人工作，還與企業的生產經營發展息息相關。其次，在檔案管理人員對檔案管理創新理念有了較為深層次的認識之后，還需要對管理人員進行知識技能培訓，增加他們的實際工作能力和檔案管理業務水平。再次，企業財務部門要適當增加對檔案管理部門的資金支持，以便于檔案管理設備得到及時的更新換代，根據檔案管理的實際需要，建立起一套現代化、數字化和信息化的檔案管理系統，將傳統的人為檔案管理轉變為數字檔案管理，不僅提高檔案查找、保存和轉接工作的效率，而且減輕了檔案管理人員的工作壓力，精簡管理人員結構，提升企業經濟效益。

（三）以人為本，實現檔案管理模式的創新

企業要想在激烈的行業競爭中實現自身發展，必須不斷的創新管理模式，留住和吸引更多的企業人才，提高企業人力資源儲備。首先，意識要創新。根據馬克思哲學的唯物論分析，意識是事物具有能動性的內在指導。創新意識，就是根據特定事物的發展規律和未來趨勢，進行大膽的預測和設想，并在創造活動中表現出主觀的意向、愿望。通過這種創新意識的培養，不斷豐富企業檔案的管理理念，完善管理內容的知識結構。其次，模式要創新。傳統的企業檔案管理模式主要依賴人工管理，管理方式較為單一。隨著企業檔案管理工作的不斷增加，原本的管理模式已經不能滿足企業發展需要，必須要進行相應的模式創新。

（四）以人為本，創新競爭獎勵機制

通過競爭獎勵的方式，提高企業員工從中積極性，促進員工本職工作的高效進行，是近年來各企業普遍實施的新型管理手段。為了保證競爭獎勵機制的科學性開展，首先要建立一套合理化、規范化獎勵標準，為員工之間的公平競爭提供制度保障。就檔案管理工作來說，可以根據每位員工的日常工作狀況和工作完成情況進行打分，將工作情況進行量化處理，并在月度或季度結束時，按照量化評分標準給予一定的物質或精神獎勵，以此促進各檔案管理人員的工作積極性。

三、結語

市場經濟的發展使得企業競爭日趨激烈，做好檔案管理工作，實現檔案管理的優化創新，無疑為提高企業核心競爭力增加了籌碼。企業相關領導和檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，盡快實現檔案管理的信息化和自動化，緩解檔案工作壓力，并以實際行動帶動檔案管理工作的創新發展。

參考文獻

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