事業單位檔案管理信息化建設的措施及社會意義

謝星巧

摘要：隨著網絡技術的快速發展，“互聯網+”時代悄然來臨，無紙化辦公也成為大勢所趨。事業單位檔案管理工作也逐步實現了信息化，以適應高速發展的信息化社會并實現向更為高效、便捷、規范的管理模式的推進。然而在實際的操作中仍然存在一些弊端，為了優化事業單位的檔案管理，需要從提高管理人員的素質、強化檔案管理的硬件設備的建設、完善檔案管理的監督制度、制定信息化建設的總體規劃、建立實用的檔案管理網站等方面入手。事業單位檔案管理的信息化建設不但可以簡化管理流程還可以提高工作效率。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-0000-01

“互聯網+”時代，各個行業紛紛積極主動地探索自身的信息化之路，從而在快速發展的現代社會站穩腳跟。事業單位的檔案管理也不例外，為了優化完善自身，順應時代發展規律，事業單位在探索檔案管理信息化之路上積累了不少經驗也仍然存在不少問題。

一、檔案管理信息化的概述

檔案信息化指的是檔案管理模式從實體化向信息化轉變，一般是由國家的檔案行政管理部門進行統一的組織規劃，將現代信息技術全面應用在檔案管理活動中，以實現對檔案信息資源的有效處理，提高工作效率，加快檔案管理信息化的進程。傳統的事業單位檔案管理工作一般以紙質文件為基礎材料，以音像資料為輔助資料，來實現對事業單位檔案的建設。信息時代則是通過一些高新技術手段比如數字錄入、數據庫建設以及掃描等來實現對繁雜的信息資源的管理，大大提高了工作效率，實現了事業單位檔案管理的高效化。

二、事業單位檔案管理信息化建設的措施

（一）提升檔案管理工作人員的素質

檔案的信息化建設需要高素質的工作人員，而優質的人才是基礎和保障。然而由于檔案管理工作繁瑣、單調、相對缺少吸引力，常常出現人事變動，缺乏工作經驗豐富的老員工，這也嚴重影響了事業單位檔案資料的記載管理，因此必須要對員工進行職業素養教育，培養他們愛崗敬業的意識和對工作認真負責的態度。提高檔案管理人員對工作的認可度，從而能從思想意識真正重視起來。同時，定期對員工進行信息技術和檔案管理技能方面進行培訓，提高他們的實戰技能和專業素質，以便更高效的完成本職工作，并要建立良好有效的考核制度來檢測檔案管理人員的各項專業能力。當然還要適宜的引導教育員工更新觀念，與時俱進，敢用善用信息化方式來實現對事業單位檔案信息的管理，而不是充滿對新技術的恐慌與畏懼，以至于不能接受信息化建設。

（二）強化檔案管理的硬件設備的建設

硬件設備是檔案管理信息化建設的剛性需求，沒有硬件設備信息化管理就無從談起。事實上，很多事業單位不愿在設備上投入太多，對檔案信息化建設也沒有清醒的認知，這在很大程度上限制了高新技術在事業單位檔案管理中的運用。要改變現狀，單位領導首先要重視起來，加大硬件設備的投入力度。撥發資金以用來更新已經陳舊過時的設備，盡量配備不易被破壞的硬件設施，這樣不但可以充分發揮電子存儲的優勢也可以避免由于信息資源的丟失泄露而造成的嚴重損失。同時要選擇內存大的硬件來做好重要資料的備份工作以確保信息的錄入儲存的順利開展。

（三）完善檔案管理的監督制度

監督對于任何行業都是必備的，強有力的監督可以確保事業單位檔案管理的規范化，促使其在法律法規所規定的范圍內進行，從而使得檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。不但可以激發檔案管理的工作人員的積極主動性和創優爭先意識，還可以進一步確保檔案的安全。事業單位還可以根據自身情況制定出檔案管理制度規范，加強信息資料的審查程序，細化管理，如禁止使用外網在涉密計算機上瀏覽網頁。通過規定獎懲，獎罰到人的制度管理，切實保證一些重要的保密文件的安全性。通過事業單位內部監督和外部監督的有機結合，杜絕各種信息安全隱患，以確保安全、高效的檔案管理系統的信息化建設。

（四）制定信息化建設的總體規劃

制定信息化建設的總體規劃對于推動檔案信息的規范化、靈活性具有重要作用。事業單位的檔案管理是社會的紀錄者，在社會發展中的作用也日漸突出，因此，事業單位要站在宏觀的角度上，統籌規劃，以整體有序的信息化管理方式保證辦公環境的信息化保證整個事業單位的信息化。明確形勢，要綜合考慮目前經濟發展要求和社會需要，兼顧各方利益，合理規劃，并以此為根據來細化步驟，從而形成一個令各方面滿意的管理模式，為單位的穩固發展打下堅實的基礎。

三、事業單位檔案管理信息化建設的社會意義

（一）實現資源共享

傳統檔案在資源采集和存儲方面都比較困難，而且紙張薄而脆，在使用上有諸多不便，查找起來也不方便。如今人們運用先進的科學技術和信息手段把豐富的信息資源納入數據庫，存儲到電子磁盤，從本質上改變了檔案管理的方式，從檔案信息的加工到匯總再到分類等階段進行管理，充分考慮外部各種客觀環境影響，大大的簡化檔案使用流程，提高資源的共享率。

（二）提高工作效率

傳統的紙質檔案常常是人工錄入，甚至目前仍有一些基層的事業單位仍在采用手工方式對檔案進行檢索和管理，不但浪費大量的人力，還影響工作效率。事業單位檔案管理信息化的建設使得信息檢索不但更加精密而且極為快速，各種硬件的即使更新和軟件的優化處理更提高了工作效率。

（三）實現無紙辦公

傳統的紙質檔案在填寫整理上存在諸多不便，更新周期也很長，再加上紙張容易老化，辦理手續又極為復雜，漸漸地被人們淘汰。利用計算機、掃描儀等現代化的硬件設備來保存圖片和聲像，既可以提高工作效率，又可以節約成本，這樣就實現了資料的無紙化保存，實現了無紙辦公。

四、結語

綜上，事業單位要加強檔案的信息化管理，不斷地提高管理人員的素質、強化檔案管理的硬件設備的建設、完善檔案管理的監督制度、制定信息化建設的總體規劃、建立實用的檔案管理網站，促使檔案管理朝著良好的方向發展。

參考文獻：

[1]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（5）：36-37.

[2]王玉香.事業單位檔案管理信息化建設研究[J].企業改革與管理，2015（16）：87.

[3]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.