探析學(xué)校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其優(yōu)化

郭艷明

[摘要]教職工和學(xué)生在學(xué)校的各種活動中形成的有利于社會、學(xué)校的資料就是學(xué)校檔案。這些資料通過文字和圖像等形式記錄下來，具有很高的保存價值和參考價值，是學(xué)校今后學(xué)校管理和教育督導(dǎo)評估等活動中不可缺少的參考材料。本文分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀提出了相應(yīng)的對策來更好地完成學(xué)校檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案 管理現(xiàn)狀 優(yōu)化對策

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0125-02

當(dāng)今社會發(fā)展的最重要的前提因素就是知識和信息，而檔案資料中就包含了許許多多的自然和社會信息，所以檔案已經(jīng)帶給社會巨大財富的戰(zhàn)略性資源，并且檔案資源發(fā)揮其自身作用在可持續(xù)發(fā)展下的可能性也變得更大。隨著時代的不斷發(fā)展和教育的不斷改革，學(xué)校的發(fā)展愈來愈依賴于教育資源的補(bǔ)給和配載，所以充分利用學(xué)校的檔案資源，完善和優(yōu)化學(xué)校的檔案管理，已經(jīng)成為了學(xué)校發(fā)展中不可或缺的重要組成部分。在教育活動中充分地利用檔案資源，能夠為學(xué)校的發(fā)展增添動力。因此，優(yōu)化學(xué)校檔案管理人員是不可忽視的問題。

一、檔案管理的地位

（一）學(xué)校工作的查考憑據(jù)

學(xué)校的各方面的活動情況都記錄在學(xué)校的檔案里面。學(xué)校的檔案工作對于學(xué)校的管理來說是非常重要的一部分，為了學(xué)校工作的正常開展，保證工作的延續(xù)性，就必須充分利用檔案。學(xué)校檔案有利于促進(jìn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)熟悉情況、計劃決策、處理各種問題，從而使其工作和業(yè)務(wù)更好地完成。如果學(xué)校在工作開展中沒有考查好檔案，就可能會降低學(xué)校工作的效率，甚至給學(xué)校工作帶來困難。

（二）檔案是教育科研的可靠資料

檔案既可以為教育科研提供最原始的借鑒資料，還可以為教育科研提供大量的基礎(chǔ)材料作，由此可以知道學(xué)校檔案對于教育科研來說是不可或缺的一部分。只有充分利用學(xué)校檔案，學(xué)校的教育科研活動才能更加順利地進(jìn)行，才能總結(jié)出有利于教育教學(xué)的活動的規(guī)律。

（三）推動教育事業(yè)的發(fā)展

如今，國家愈來愈重視教學(xué)改革，教育觀念較比以前也發(fā)生了巨大的變化。為改善教育方式，提升教育質(zhì)量，學(xué)校可以利用學(xué)校檔案，借鑒檔案，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，在原有的基礎(chǔ)發(fā)展和完善教育方式下，從而提升在校師生的整體素質(zhì)。

二、檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏重視

通過多年的工作實踐，發(fā)現(xiàn)許多人對檔案管理工作的認(rèn)識都不夠深入。許多人認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，沒有真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。而大部分高校的檔案管理工作者也并不重視檔案管理工作，所以他們對檔案管理工作并不積極，且對管理工作缺乏高度的責(zé)任感，工作態(tài)度不認(rèn)真，不夠細(xì)心，造成了學(xué)校的檔案管理在一定程度上的滯后。檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，所以檔案管理人員應(yīng)該具備其應(yīng)有的職業(yè)道德，并且要重視檔案管理。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

大多數(shù)的檔案管理人員身兼數(shù)職，所以沒有多余的、固定的設(shè)計來整理檔案，所以許多學(xué)校的檔案管理工作不夠到位。有的學(xué)校甚至是直接招募非專業(yè)的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人，使得檔案管理工作出現(xiàn)亂七八糟、雜亂無章的局面。檔案管理需要專業(yè)的管理人，因為檔案管理并不是簡單地收集和整理信息而是一門科學(xué)，如果沒有專業(yè)的學(xué)校檔案管理人員，檔案管理工作就會出現(xiàn)各種各樣的問題。

（三）硬件設(shè)施不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運(yùn)用落后的方式來管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理學(xué)校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。

學(xué)校檔案真實地記錄一個學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒有按照標(biāo)準(zhǔn)去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴(yán)重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

三、優(yōu)化檔案管理的措施

（一）深入認(rèn)識，高度重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視學(xué)校檔案管理工作，正確認(rèn)識其地位和作用，檔案管理應(yīng)該做到組織、人員、方式落實。在校的檔案管理人員要與時俱進(jìn)地認(rèn)識當(dāng)前形勢下對檔案管理工作的新要求，用新思路、新方法來做好學(xué)校的檔案管理工作。學(xué)校可以建立專門的檔案室，由校領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任協(xié)調(diào)管理檔案工作。全體教職工都要加強(qiáng)建檔意識，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制

學(xué)校檔案信息管理工作開展的核心是教育教學(xué)，建立健全學(xué)校檔案管理運(yùn)行機(jī)制主要包括保障持續(xù)發(fā)展所需的利用機(jī)制以及聯(lián)系歷史的保護(hù)機(jī)制。其中建立檔案保護(hù)機(jī)制主要包括三個方面：（1）建立專門的機(jī)構(gòu)來收集、整理、保存和利用檔案；（2）保護(hù)檔案人才。檔案信息資源的配置機(jī)制要在文件信息轉(zhuǎn)化成檔案信息的過程中，運(yùn)用可持續(xù)發(fā)展觀念進(jìn)行價值判斷和選擇，不斷擴(kuò)大對學(xué)校教育教學(xué)與管理的文件信息的存儲和積累，為學(xué)校發(fā)展提供服務(wù)。將工作重點(diǎn)更多地放在檔案信息來源以及涉及內(nèi)容上，以全面的信息管理資源儲備，保障學(xué)校教育實際教學(xué)的所有需求，使現(xiàn)有信息資源條件得到全方位多渠道以及能夠最大化的應(yīng)用，更多地關(guān)注檔案信息提供的方法，從而實現(xiàn)更方便、最大化和最優(yōu)化地使用檔案信息資料。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，分配專業(yè)人員管理檔案

加強(qiáng)檔案管理必不能少的條件就提高檔案管理人員的素質(zhì)和加強(qiáng)檔案管理人員隊伍的建設(shè)。學(xué)校要至少配備一名專職檔案管理人員， 各處室要至少配備專門的檔案資料管理工作人員。“團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同管理”。從而使得學(xué)校所有的檔案資料都能及時完整地進(jìn)行整理。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展， 為順應(yīng)時代潮流，應(yīng)多選拔年輕的、計算機(jī)操作水平較高的工作管理人員，并對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的教師，給予重用。同時，應(yīng)做好檔案管理人員的定期培訓(xùn)工作，使其不斷更新自身思想意識，掌握先進(jìn)專業(yè)技能以及專業(yè)知識，做到與時俱進(jìn)， 對學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展有著積極的意義。

（四）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施的建設(shè)有利于提高檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的管理水平。所以為保障檔案材料的管理能夠有效、便捷、規(guī)范和安全，學(xué)校應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理室，完善檔案管理的所需設(shè)施，對檔案分類存放、編檔管理，保證檔案室防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉以及防高溫。

（五）現(xiàn)代化管理檔案，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的發(fā)展更要隨之發(fā)展，所以檔案管理也要朝著現(xiàn)代化和信息化的方向邁進(jìn)。首先，使用現(xiàn)代化的手段來進(jìn)行檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段提高檔案管理工作效率。其次，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段向有關(guān)部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等及時提供檔案管理信息，也方便他們查閱。這樣，大大增強(qiáng)了檔案的利用率，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價值，也為檔案部門的工作開展提供支持。

四、結(jié)束語

總而言之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作非常重要的一部分，是信息資源的傳播和知識的儲存的一種重要形式。檔案的管理工作要科學(xué)化、高效化和標(biāo)準(zhǔn)化，做好檔案管理工作的每一步，完善科學(xué)合理檔案管理工作的機(jī)制，把檔案的使用價值發(fā)揮到最大，為教育事業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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責(zé)任編輯：張麗