基于知識管理的高校檔案管理研究

潘建華

[摘要]隨著社會經濟的發展和教育水平的提高，國家的綜合國力競爭發展演變成更高層次的知識競爭。而在知識經濟時代，高校作為知識創造和知識傳授的主要來源之一，已然成為我國社會人才的主要培養基地，有必要將知識管理的管理理念和管理方式運用到高校管理中。高校檔案作為高校管理的重要內容，同樣面臨著新的形勢和新的挑戰。本文將從當前高校檔案管理工作存在的問題出發，分析知識管理對于高校檔案管理的重要意義，并且基于知識管理對如何有效做好高校檔案的管理提出相應對策。

[關鍵詞]知識管理；高校；檔案管理

[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）06-0035-02

引言

高校檔案管理是高校從事學校各項事務的管理活動中所形成的具有不同表現形式的歷史記錄，像紙質文件、聲音、圖像等信息和資料，為學校以后活動和發展提供歷史參考依據。高校的檔案管理工作是高校進行管理的基礎，對于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當前很多高校檔案管理還是以實體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計算機技術為主要表現形式，但是這種管理模式在高校實踐應用過程中效果并不明顯，難以適應高校的發展要求。知識管理通過將系統內知識進行循環應用促進知識的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學校事務的需求，推進高校的傳統檔案管理向現代知識管理轉變，做好高校檔案管理以及整體的學校管理水平。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）高校檔案管理工作的滯后性

隨著高校對于信息化建設的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現出多種形式，不僅包含了傳統的書面紙質檔案，當然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對于高校的檔案管理提出了更高的要求——如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒有對多種形式的檔案進行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實際的高校檔案管理工作效果并不理想。

（二）高校檔案的管理意識不強

當前，高校的檔案管理工作主要內容還是對文件材料的簡單分類和歸檔，由于當前高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒有從思想上高度重視高校檔案，對檔案的管理專業技術方面也沒有得到提高，這就使得高校的檔案管理會經常因為歸檔不及時或者是存放位置的錯誤使得資料文件出現積壓，電子文件和多媒體信息沒有按照要求完整和及時進行歸檔，有時甚至還會出現文件資料丟失的情況。

二、高校檔案應用知識管理的運用程序

（一）知識獲取

獲取知識是高校檔案知識管理的第一步，高校的檔案管理無論是從內還是對外只有不斷獲取新鮮知識、實用的知識才能提升高校檔案知識化管理的水平。對于高校檔案管理知識獲取來說，一方面要吸收“實體”知識，包括教育部門的指示、高校教師的信息、教學條款等多種形式的檔案；另一方面要吸收“隱性”知識，像可以通過觀察、模仿和溝通交流對高校教師的思維模式、教學特點等進行通過實體的形式和狀態進行保存，豐富檔案內容儲備。

（二）知識共享

在高校檔案知識管理中，知識共享可以說是知識管理中最為重要的流程。知識的共享可以先從檔案的內部分布進行知識和信息實踐開始，逐步累積和轉化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門擴大到整個學校。檔案管理部門可以讓管理人員將所掌握的知識和經驗個大家實現知識共享，進一步加深檔案知識的積累。

（三）知識存儲

高校的檔案管理需要對檔案資料文件進行存儲，由于資料信息具有海量數據，檔案管理對于海量數據信息不可能完全進行“消化”，因而需要有選擇地對數據信息進行篩選。高校檔案管理可以對有保留和存儲價值的資料和文件進行保留，是作為永久保存、長期保存還是短期保存需要通過知識存量分析做出決策，建立知識標準化存檔。像有的教學公開課，可以進行過程實錄，制作成檔案文件，為以后教師學習和培訓提供樣本。

三、基于知識管理提高高校檔案管理能力的策略

當前，知識管理已然成為我國高校檔案管理工作的發展趨勢，知識管理在高校檔案管理過程中的逐步推廣運用將會極大提升我國高校的檔案管理能力，滿足高校教學和學生以及社會人士的需求。以下將基于知識管理，對如何提高高校檔案管理能力提出相關策略：

（一）建立良好的高校檔案組織文化

高校檔案知識管理的主要工作是通過檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過不斷學習和積累經驗，吸收和獲取新知識，利用學校現有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進行有機結合，在為高校檔案建設和管理的奉獻中也能夠獲得更多的學習機會，有利于加強彼此的合作交流，從而促進檔案知識的更新。同時，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識共享平臺，為高校檔案管理人員知識管理技能的提高創造良好的條件。

比如說，可以通過利用網絡技術，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機上能夠實現檔案知識的實時信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對于高校接收的上級通知、學術交流活動、高校藝術大賽等活動信息在微信群以圖片或者是手機辦公軟件形式等進行發布，從而讓高校檔案管理人員在準備活動或者活動總結能夠有參考依據。

（二）構建高校檔案知識管理信息系統

知識管理的目標是為了更好提供服務，構建高校知識管理信息系統則能夠將學校的各部門、各班級的檔案創新成果進行分享交流，降低知識管理成本。

高校可以建立基于知識管理的檔案庫，將學校內的教師和學生檔案信息、學校資金規模、學校部門介紹、學校重要活動通知等可以通過模式識別、優化算法和人工智能的方式對高校各類檔案信息和知識進行保存，并且借助校園網減少部門層級之間、不同部門之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識管理中，要充分利用檔案知識，對其潛在的價值進行充分挖掘而后再轉化成教學資源。高校作為知識產生和匯聚的重要“源泉”，為學生和教師學習和掌握各種知識信息打下了堅實的基礎。知識管理對于檔案的要求就是要充分開放，讓更多的學生和老師通過檔案的內容和知識提升自身的教學水平和學習能力，更好地位廣大的教師和學生提供服務。同時，對于檔案知識還要及時進行更新優化，實現檔案內容的二次利用，構建更為齊全的高校檔案知識管理信息系統。

（三）推進高校檔案知識管理服務升級

在高校檔案的知識管理過程中，不僅要加強檔案服務系統的建設，還要進一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質直接影響到高校檔案管理工作的質量和效率，因此，必須要加強高校檔案管理人員的建設，提高高校檔案知識管理服務水平。

高校的檔案管理工作隨著科學技術的發展也相應提出了更高的要求，為了適應檔案管理知識的需求，檔案的知識管理的形式也在不斷發生變化。高校的核心競爭力在于教師的教學專業素養的提升，在對檔案知識管理的過程中，要結合管理形式的變化不斷進行創新。盡管知識本身并不能創造價值，但是通過檔案的知識創新，能夠進一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動性，使得檔案管理能夠煥發出新的“生命力”。

結語

綜上所述，當前高校的檔案管理工作還存在著一定的問題，像管理方式落后、服務水平低下、管理意識不強等，嚴重影響了高校檔案管理工作的發展。因此，必須要通過知識管理在高校檔案管理的應用，改變過去傳統的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養和管理技術，結合高校檔案管理的特點，實現高校檔案管理工作的更大跨越。

（責任編輯：章樊）