淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要點

王佳琳

摘 要：在事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展過程中，檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼的展開，但是在對檔案進(jìn)行信息化管理時，難以避免的會出現(xiàn)一系列的問題，對檔案的建設(shè)效果產(chǎn)生一定的影響，在這種情況下，進(jìn)一步提升檔案管理水平，發(fā)展檔案的信息化建設(shè)成為事業(yè)單位在當(dāng)前工作中的重點任務(wù)。本文以此為出發(fā)點，對建設(shè)的要點展開討論，希望在今后事業(yè)單位的工作中能夠進(jìn)一步提升檔案信息化管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

時代在發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的勢態(tài)，所以我國當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時代。在信息化發(fā)展的過程中，檔案管理也受到了影響，可以說檔案管理與人們的生活息息相關(guān)，加強(qiáng)檔案管理的效率可以有效的促進(jìn)檔案管理水平的提升。因此本文重點對事業(yè)單位中如何在信息化時代的發(fā)展過程中開展檔案管理的問題進(jìn)行了論述，促進(jìn)檔案管理朝著現(xiàn)代化、效率化以及更加節(jié)約環(huán)保的方向發(fā)展。

1 目前事業(yè)單位中檔案信息化管理的主要任務(wù)

首先，在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，要想將檔案管理信息化水平得到進(jìn)一步的提升，首先就應(yīng)該明確綱領(lǐng)，從事業(yè)單位自身的實際情況出發(fā)，在不觸犯我國相關(guān)法規(guī)的基礎(chǔ)上開展綱領(lǐng)的建設(shè)。具體來說，先要在事業(yè)單位的全范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào)研工作，將檔案管理信息化建設(shè)中主要面對的人群以及對象確立下來，改革傳統(tǒng)檔案管理的方式，使用電子檔案進(jìn)行管理，同時需要進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)工作人員的態(tài)度與對這一問題的意識，使他們的思想覺悟朝著現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。另外，在信息化發(fā)展建設(shè)的過程中，還應(yīng)該分清主次，避免在重要的環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題。在人才培訓(xùn)方面需要進(jìn)一步提升其效率，促進(jìn)人才的發(fā)展。除此之外，信息化的檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理建設(shè)的方式有所不同，但是后者也不能完全廢棄，可以將二者結(jié)合在一起，進(jìn)行共同化的管理。

其次，在進(jìn)行檔案的信息化管理過程中，一個全新的特點就是開展了網(wǎng)站的建設(shè)。網(wǎng)站建設(shè)的主要目的是為了方便群眾對檔案信息的查找，可以提供一個更加便捷的平臺。在進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)的過程中，需要聘請專業(yè)化的人士進(jìn)行日常管理與維護(hù)工作，確保網(wǎng)站更加便捷與實用。這樣人們在搜索相應(yīng)檔案信息時，也可以大大節(jié)省時間，也提高了檔案管理的工作效率。開展網(wǎng)站建設(shè)是進(jìn)行檔案信息化管理的重要任務(wù)，同時也是與事業(yè)單位的檔案信息化管理密切相關(guān)的，只有加強(qiáng)在這方面的建設(shè)，才能實現(xiàn)各部門在信息上的共享，滿足事業(yè)單位一體化的管理與建設(shè)。

第三，在事業(yè)單位進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，還要促進(jìn)資料數(shù)字化的發(fā)展，在完成網(wǎng)站目標(biāo)的建設(shè)任務(wù)后，也就可以進(jìn)一步實現(xiàn)資料的數(shù)字化管理。數(shù)字化管理是實現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的基本前提，所以事業(yè)單位中的工作人員應(yīng)該對檔案資料進(jìn)行有效的收集，然后再將這些資料進(jìn)行重新錄入，將傳統(tǒng)的檔案信息管理與現(xiàn)代化的檔案信息管理進(jìn)行有效的結(jié)合，這樣才能實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。這種直觀形式可以更好的為事業(yè)單位工作人員提供便利，使得工作效率得到進(jìn)一步的提升。除此之外，在資料數(shù)字化管理時，應(yīng)該注意不能遺漏任何一項信息，無論是圖片信息還是數(shù)據(jù)信息，都需要進(jìn)行數(shù)字化管理，這樣才能將工作水平得到進(jìn)一步的提升，為工作提供了更多的便捷。

2 事業(yè)單位中信息化檔案管理建設(shè)的要點

首先，在進(jìn)行檔案信息化管理的建設(shè)過程中，事業(yè)單位公職人員的辦事能力還有待進(jìn)一步的提高，這是管理建設(shè)的要點所在。傳統(tǒng)檔案管理建設(shè)中已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求了，所以在檔案管理的方式上便應(yīng)該朝著信息化的方向發(fā)展。但是當(dāng)前事業(yè)單位的工作人員對于信息化管理系統(tǒng)的具體操作還不甚了解，相關(guān)的知識儲備也不完善，因此在一定程度上造成信息化檔案管理的滯后性。所以，提高公職人員的辦公能力也是不可或缺的一個環(huán)節(jié)：組織系統(tǒng)化的培訓(xùn)，舉辦與信息化建設(shè)相關(guān)的活動，將獎金與辦公能力掛鉤，鼓勵公職人員與時俱進(jìn)，樹立不停止學(xué)習(xí)的理念，達(dá)到人力資源與信息化硬件設(shè)施的一致性；從制度上確定檔案管理信息化平臺的服務(wù)角色，網(wǎng)站設(shè)計的人性化、資源的完整性、公職人員對系統(tǒng)的不斷完善等等建設(shè)中的努力都是為了給服務(wù)群體提供一份簡潔、直觀、有效的檔案資料。

其次，檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)進(jìn)一步提高網(wǎng)站的效率。減少工作中的人力和財力資源的使用，使辦公流程更簡單，辦公時間更少更快；使服務(wù)群體不局限于一種信息獲取方式，隨時隨地讓更多需要檔案信息的人及時準(zhǔn)確的得到所需資料，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的兩個主要目標(biāo)。然而，在使用的過程中逐漸發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過諸多努力精心建設(shè)的檔案信息化管理平臺并不能達(dá)到預(yù)期的效果，有效利用率很低。眾所周知，檔案管理的信息化建設(shè)不是為了應(yīng)對檢查或者搞形象工程，而是為了能讓服務(wù)群體更方便的獲取所需信息，所以單位必須要建立一個有效的推廣平臺，對服務(wù)對象進(jìn)行宣傳、推廣，讓服務(wù)對象了解檔案信息化網(wǎng)站的優(yōu)點、使用的方法，提高網(wǎng)站的有效利用率。還可以學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位優(yōu)秀的檔案管理信息化系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，融合本單位的實際情況，建立具有特色的信息化平臺，提高平臺的利用率。

第三，檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)加強(qiáng)日常維護(hù)和更新。雖然如今很多事業(yè)單位都順應(yīng)時代趨勢，創(chuàng)建了較為完善的信息化管理系統(tǒng)，但因一些單位部門內(nèi)部公職人員沒有足夠的計算機(jī)技術(shù)知識，不能及時的更新網(wǎng)站，不能給服務(wù)對象提供最新的資料信息，或者網(wǎng)站出現(xiàn)問題，不能及時解決。這些主要體現(xiàn)在新檔案的錄入更新、網(wǎng)站模塊設(shè)置等的更新上。這些問題就要求單位對技術(shù)人員進(jìn)行人才培養(yǎng)，同時處理好前臺與后臺的工作一致性，形成一套有秩序的高效解決方案。后臺技術(shù)人員對服務(wù)器網(wǎng)站的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)的錄入更新和前臺管理人員在信息化網(wǎng)站的良好基礎(chǔ)上端正的服務(wù)理念和親和的服務(wù)態(tài)度是達(dá)到檔案管理信息化高效性的途徑之一。單位有必要在制度制定和行為規(guī)范上確定公職人員的分工管理，使他們了解各自的工作目的、互相之間的工作關(guān)系。每幾周組織前臺管理人員和后臺技術(shù)人員相互溝通，反映在工作中遇到的問題，提出共同解決的方案，切實保證檔案的錄入和更新的同步性，提高信息化管理平臺的更新速度，使服務(wù)對象享受到更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，目前我國事業(yè)單位在檔案管理的過程中，正朝著信息化的發(fā)展方向前進(jìn)，因此本文重點對信息化檔案管理建設(shè)的要點以及其中存在的不足之處展開了論述，希望能夠在不斷解決問題的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率，盡快實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)目標(biāo)。

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