分析在新醫(yī)改形勢下如何改進(jìn)醫(yī)院檔案管理

英偉

摘 要：檔案在當(dāng)前社會發(fā)揮著越來越重要的作用。對醫(yī)療行業(yè)，檔案管理的好壞直接影響到醫(yī)院的服務(wù)內(nèi)容，醫(yī)院的主體地位以及醫(yī)生的職業(yè)生涯，尤其是醫(yī)療改革環(huán)境下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做出相應(yīng)的調(diào)整。本文結(jié)合新的醫(yī)改環(huán)境，從宏觀和微觀兩個(gè)方面透徹分析了檔案管理的基本內(nèi)容，以期推進(jìn)檔案工作良好有效發(fā)展，檔案價(jià)值得到重復(fù)利用和體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改形勢；改進(jìn)；檔案管理；醫(yī)院

1 前言

所謂“新醫(yī)改”是指國務(wù)院于2009年發(fā)布的一份《關(guān)于審核醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》（以下簡稱“意見”）。《意見》提出了醫(yī)療事業(yè)的長短期目標(biāo)，在短期內(nèi)減輕居民的醫(yī)療費(fèi)用壓力，有效環(huán)節(jié)看病難和看病貴兩大問題，從長期方面講，是建立覆蓋城鄉(xiāng)居民的基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，為生活提供方便快捷及安全有效的衛(wèi)生服務(wù)。改革開放以來，我國的醫(yī)療事業(yè)取得了舉世矚目的成就，醫(yī)療行業(yè)的高端人才越來越多，基本建成覆蓋城鄉(xiāng)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系，防御疾病的能力也大有增強(qiáng)，經(jīng)歷了多次大型疾病危機(jī)事件并且能安全度過，醫(yī)療保障的服務(wù)范圍從城市輻射到農(nóng)村和山區(qū)。隨著科學(xué)技術(shù)水平越來越高，醫(yī)院的相關(guān)業(yè)務(wù)工作也越來越智能化和數(shù)字化。

人民群眾也越來越重視健康，近幾年，大到國家層面，小到公民個(gè)人都積極關(guān)注醫(yī)療檔案。檔案工作作為各社會單元（機(jī)關(guān)、企事業(yè)、家庭）日常工作的重要組成部分，在新時(shí)代醫(yī)改的環(huán)境下發(fā)揮著舉足輕重的作用。檔案管理不僅具有管理的含義，而且意味著對檔案自身的規(guī)范。高效的檔案管理工作能夠促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)工作流程的良好有序循環(huán)，同時(shí)也能為醫(yī)療行業(yè)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。除此之外，新時(shí)期的醫(yī)療改革也將創(chuàng)新作為工作是否有效的判斷依據(jù)，醫(yī)院的主要服務(wù)對象是患者，醫(yī)院工作與其他行業(yè)具有較大差異性。目前國家檔案事業(yè)中的檔案制度和規(guī)范仍需要進(jìn)一步的修正和完善，尤其是關(guān)于電子文件管理的相關(guān)內(nèi)容，各省份及各單位還沒有形成統(tǒng)一的操作依據(jù)，需要加快檔案工作發(fā)展步伐，對規(guī)范和制度提出越來越高的要求。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

檔案的本質(zhì)是歷史記錄。檔案的種類非常廣泛，在醫(yī)院產(chǎn)生的或者是在醫(yī)療活動(dòng)中形成的歷史記錄就是檔案。這些檔案不僅記錄著每個(gè)病人的身體狀況、基本信息，同時(shí)也是醫(yī)院發(fā)展歷史及日常工作的記憶[2]。醫(yī)院檔案的載體包括文字、音視頻、圖表等等，這些多種多樣的結(jié)果承載的是前人在具體工作中的勞動(dòng)成果或者基本事實(shí)，是一種真實(shí)、唯一的記錄，能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)界當(dāng)下或者未來的科學(xué)研究或者是醫(yī)院的更好更快發(fā)展提供重要的參考價(jià)值。醫(yī)院檔案主要包含兩類，一是醫(yī)療業(yè)務(wù)方面的檔案，二是行政后勤檔案。前者主要是針對醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)中形成的相關(guān)材料，后者是對醫(yī)院的設(shè)計(jì)、招標(biāo)、建設(shè)、裝修及采購，此外，管理工作還含有水電管理、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)、食堂管理及衛(wèi)生管理、項(xiàng)目外包所形成的檔案。

然而，目前我國醫(yī)院檔案管理也存在不少問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理思想認(rèn)識有待進(jìn)一步提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低；第二，管理制度的相對落后，不夠嚴(yán)謹(jǐn)；第三，檔案管理方式相對滯后，仍然存在手工整理及檢索的方式，與時(shí)代發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)脫軌[3]。在新醫(yī)院改革背景下，有效管理醫(yī)院檔案能夠?yàn)獒t(yī)院快速發(fā)展帶來福利。檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能夠保障醫(yī)院正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略

針對醫(yī)院檔案管理存在的不足，可以從宏觀和微觀兩個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。從宏觀方面講，增強(qiáng)檔案保護(hù)、管理意識是首要任務(wù)。思想促進(jìn)行動(dòng)，如果醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者兼管理者不重視檔案管理工作，那么檔案的價(jià)值也無從發(fā)揮，檔案將遭到損壞或者拋棄；修正完善原有的管理制度，業(yè)務(wù)工作作為檔案管理的前段，如果從前端進(jìn)行整理，那么檔案將受到很大保護(hù)，檔案管理工作也較易開展；借鑒管理學(xué)的相關(guān)理論知識，學(xué)習(xí)其他行業(yè)的有益經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)相對落后的檔案管理方式。

從微觀方面講，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，有意識地培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。醫(yī)院檔案數(shù)量日益增多，需要設(shè)立專門的檔案室及檔案庫房存放檔案[4]。同時(shí)也要結(jié)合新時(shí)期醫(yī)改的具體內(nèi)容和目標(biāo)來建立、修正和完善檔案管理制度。每個(gè)單位的具體實(shí)際情況不同，因此醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，分析本單位檔案管理工作在現(xiàn)階段的能力及水平，簡稱為“摸底”。在認(rèn)清情況后，可以有針對性地選拔人才，工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人才占部分比例，檔案專業(yè)高學(xué)歷人才占一定比例，同時(shí)老中青年配額恰當(dāng)。醫(yī)院需要有一名檔案管理方面的主管領(lǐng)導(dǎo)。對日常檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌指導(dǎo)及監(jiān)督。同時(shí)需要為檔案人員創(chuàng)造機(jī)會，有意識地培養(yǎng)檔案人員的思想意識和工作能力。定期培訓(xùn)和教育檔案工作人員，開展階段性及年度考核，綜合考慮檔案人員的工作狀態(tài)。指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)人員不斷總結(jié)檔案工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，提升醫(yī)院檔案管理整體水平，為醫(yī)院科研、建設(shè)及服務(wù)提供源源不斷的歷史資料，同時(shí)也能與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案工作。第二，檔案管理工作專業(yè)內(nèi)容是醫(yī)院檔案管理改進(jìn)工作的重中之重。醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心是醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容，而檔案工作的核心是收集和整理檔案工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的聯(lián)系。檔案工作的前提是及時(shí)把握檔案工作的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，能夠準(zhǔn)確并且詳細(xì)記錄醫(yī)療活動(dòng)及真實(shí)工作狀態(tài)，尤其是醫(yī)療服務(wù)過程中的醫(yī)患關(guān)系及其他意外事件。新的醫(yī)療改革形勢下，要求對醫(yī)院衛(wèi)生管理體制，藥品價(jià)格形成體制及衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行重新思考。醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)整檔案管理方式，借鑒現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，快速提高檔案工作效率；第三，醫(yī)院后勤檔案工作需要快速改進(jìn)。由于后勤工作繁雜且內(nèi)容多樣，加之許多后勤管理人員的學(xué)歷不高，所形成的檔案一直是檔案管理工作的弱點(diǎn)。同時(shí)后勤工作也比較普遍，重復(fù)性也很強(qiáng)，后勤檔案工作的重要性不容忽視[5]。醫(yī)院檔案主管部門可以設(shè)立后勤檔案管理細(xì)則，將日常行政事物細(xì)化成一些可量化的指標(biāo)。后勤工作的重要性不言而喻，后勤檔案能夠?yàn)獒t(yī)院的改革發(fā)展及有效管理提供重要的保障；第四，在新的醫(yī)療改革形勢下，醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展也出現(xiàn)了全新的變化，加速了醫(yī)院管理工作進(jìn)程，要求檔案既要為工程建設(shè)及內(nèi)部改造提供有效的歷史依據(jù)或者法律證據(jù)，同時(shí)檔案工作也應(yīng)當(dāng)介入到工作前段，梳理業(yè)務(wù)工作流程。醫(yī)院需要將在建設(shè)和管理過程中難度較高且負(fù)責(zé)人難找的情況進(jìn)行有效融合，加強(qiáng)對后勤檔案工作的重視，整合信息化資源和信息化系統(tǒng)，用科學(xué)手段管理建設(shè)材料，當(dāng)醫(yī)院擴(kuò)展需要時(shí)，及時(shí)給出相關(guān)的歷史記錄信息及相關(guān)參考文獻(xiàn)，以此保障檔案工作準(zhǔn)確且快速發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作非常重要，醫(yī)院的檔案種類也比較豐富，能夠?yàn)獒t(yī)療服務(wù)，醫(yī)療科研以及醫(yī)院的發(fā)展提供有力的證據(jù)或者參考資料，在新時(shí)期的醫(yī)療改革形勢下需要加快推進(jìn)檔案管理相關(guān)內(nèi)容更加完善。檔案管理的主體及相關(guān)的制度是改革的重點(diǎn)和難點(diǎn)，需要逐步推進(jìn)，保證醫(yī)院檔案管理工作有序健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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