中職院校檔案信息化分析

摘 要：社會經濟的不斷發展下，中職院校也發揮了極為重要的作用。新的形勢下，中職院校信息化發展是必然發展趨勢，檔案信息化的建設是深化職業教育改革的必然需要，還是信息化技術發展的必然要求、文章就中職院校的檔案信息化進行分析，對信息化建設過程中出現的種種問題進行探究，最終提出中職院校檔案信息化建設的初步構想。

關鍵詞：中職院校；檔案；信息化

信息化時代的發展下，中職院校檔案載體逐漸發生了變化，除了紙質檔案之外，信息載體的檔案異彩紛呈，信息化檔案迅速增長。為此，信息化檔案的發展成為歷史的必然。檔案信息化的建設中，與中職院校的實際情況有著一定差距，其檔案不受重視，檔案管理的傳統化，檔案基礎相對薄弱等等，它導致人員素質偏低、檔案資金建設不到位，信息化建設水平較低，某種程度上影響了檔案信息化建設的發展。

1 中職院校檔案信息化是學校發展的必然要求

檔案信息化主要從檔案室實物保管轉向數字化信息的管理形式，它主要側重于向社會提供服務為重心的轉變過程。中職院校中管理形式側重于向社會提供服務為重心的轉變過程，其技術教育歷來被西方發達過程重視。中等職業技術教育在國民經濟發展和社會主義文化建設中發揮重要作用。與其他學校相比，中職院校最為顯著的特點是學校科研管理，它不僅為學生提供學籍檔案，為就業進行建檔。可以說這些鮮明文本資源的檔案是工作的真實記錄，是學校發展的真實寫照，還是學習發展規劃中必不可少的發展依據。總的來說，檔案在社會生活各個領域的發展中發揮不可替代的積極性作用。

中職院校中檔案信息化的建設是教育改革的發展需求，在當今改革的強勁推行下，職業教育出現了新的辦學形式、模式及管理機構，信息資源利用速度快、效率高，其更新頻率也加速。檔案利用范圍在逐漸的擴大下，內容日漸增多。檔案的發展不僅需要提供文本檔案的發展資料，還需要提供相應地專題服務。網絡技術的發展下，電子政務的普及要求檔案人員需要適應現代化信息技術的發展要求，用管理檔案的形式管理電子文件，并且還需要提供多種形式的專題檔案服務。網絡技術發展下，電子政務的普及要求檔案人員提升現代化技術的發展要求，用管理檔案的形式對電子文件進行管理。

2 中職院校檔案信息化中出現的問題

（一）檔案信息開發、利用方式不適應信息高速發展

檔案信息化開發中，由于采用的方式難以適應信息技術發展要求，過去檔案管理通常采用的是人工收集整理，一定程度上形成了紙質文本、裝訂成冊，即便是不少中職學校已經配備了計算機，檔案文件的目的及資料也已經進入了電子信息管理程序中。可以說，它不僅僅局限在利用計算機對資料進行查找，也不具備系統的完整性。此外，加上檔案文件與普通文件不同，有些是不能夠隨意泄露的。加上檔案信息聯網受阻因素的影響，導致信息資源共享，并且不能夠順暢進行，長時間以來，使得信息容量急劇膨脹。

（二）專業的檔案人員少且業務素質不高

學校檔案管理中不少人認檔案信息化建設比較簡單，人人可以去做，甚至可以突擊處理，不需要專業人員負責。為此，檔案管理人員身兼數職，不僅缺乏專業技術、專業知識，并且還缺乏相關性的處理技術。為此，檔案管理隊伍不能夠得到有效的保障，并且還是信息化建設中最容易被忽略的群體。而且在學校的發展中難以引起重視，為此造成檔案信息管理難以適應學校發展和信息化社會發展的需求。

（三）對檔案信息化建設認識到位

基于現如今的發展情況而言，中職檔案部門對檔案信息化建設而言，不僅重要而且緊迫性，它對應如何有效爭取及利用資源開展信息化建設及信息化建設中復雜性、艱巨性及普通性認識不足，職業院校并沒有對信息化建設推行全面的、深入地研究和思考，也沒有將信息化與自動化學習發展相同步。

3 中職院校檔案信息化建設對策

（一）提高檔案信息化建設的認識

中職院校檔案管理中，檔案管理人員需要重視自己從事的工作，意識到檔案管理的重要性及重要地位，為此，需要對管理理念進行不斷更新，重視檔案資源信息發展，發揮檔案在教育教學行政管理中的重要性作用。有效地利用信息檔案的管理性、系統性及真實性，最終為學校的發展提供較為真實的發展依據。

（二）提高對檔案信息化建設人才的培養

中職院校中組組建檔案信息化工作機構，積極搭建答案信息化管理網絡，極為有效地促進檔案信息化工作順利的開展。另外，檔案信息化管理中，積極引進人才，鼓勵檔案從業人員提高專業學習，加強培訓，在必要時引進檔案事務所檔案專業人員對中職學校信息化管理人才提供服務。

（三）充分開發利用先進的技術方式及手段

中職院校中檔案管理已經普遍的是用來計算機技術管理，并且一定程度上實現了檔案目錄的自動化管理，它為檔案信息化建設打下較為堅實的基礎。由于檔案信息化管理存在保密性，且保真技術不太成熟，存在技術力量較為薄弱的發展情況，具體檔案信息化管理仍舊是單機管理，其檔案信息化建設相對來說較為滯后，具體的檔案利用方式仍舊采用的是手工操作，具體發展仍舊是計算機為主。這一檔案網絡管理和信息化網絡管理及資源共享的要求發展仍然具有相當大的差距。

（四）經費投入不足

當今，國家及政府對重點本科院校及綜合性大學投入較多，但是對中職院校而言投入相對較少，由于經費的限制，中職院校在考慮信息化的建設中不得不考慮成本控制，加上對檔案信息化管理認識不足，自然對信息化檔案建設的投入力度不足。總的來說，經費不足是高校檔案信息化建設中存在的最突出問題。

4 結語

中職院校中檔案信息化管理優勢已經凸顯，但是在具體的信息化管理過程中，存在著管理意識較弱、管理人員不足且專業水平較低的發展現象、為此，中職院校在今后信息化的建設中，積極對數字檔案資源進行建設，重視檔案信息化人才隊伍建設，投入足夠的人力、物力及財力，最終有效地促進學校各個工作向前發展。

參考文獻

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作者簡介

王偉力（1982-），男（漢族），山東煙臺萊陽人，碩士研究生，主要研究方向：檔案管理。