淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

摘 要：隨著現(xiàn)階段社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也在逐步進(jìn)行改革，從人員的調(diào)配到工作重心的改變，不論是對事業(yè)單位還是對社會發(fā)展都有所幫助。但是在逐步對事業(yè)單位的工作進(jìn)行調(diào)整的過程中，檔案管理工作中出現(xiàn)許多問題，對事業(yè)單位的工作有所阻礙。檔案管理本身就是一個單位的核心，建立完善的檔案管理系統(tǒng)與可行性的檔案管理計劃可以使事業(yè)單位的工作更加高效。本文主要是分析事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問題與解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；突出問題；解決措施

隨著時代不斷地發(fā)展，事業(yè)單位的工作也不斷的進(jìn)行改革，采用創(chuàng)新模式來全面發(fā)展，當(dāng)然在發(fā)展的同時也逐漸的發(fā)現(xiàn)一些問題。在各個事業(yè)單位中，檔案的整理與歸納是一件比較重要的事情，檔案不僅涉及到全單位的人員隱私問題，還涉及單位的重要資料，所以檔案管理是一件比較細(xì)致且不能出錯的工作。然而在進(jìn)行改革的同時也會使檔案管理系統(tǒng)有所疏漏，這會導(dǎo)致一些工作出現(xiàn)問題，因此檔案的管理工作較為重要，做好檔案管理可以為以后事業(yè)單位的發(fā)展提供幫助。

1 事業(yè)單位檔案管理存在問題

（一）管理制度不夠完善

隨著事業(yè)單位的不斷進(jìn)步與改革，檔案管理工作中存在的問題不斷地出現(xiàn)，由于單位的檔案管理體制不夠完善，檔案管理工作不能有效的進(jìn)行發(fā)展，因此產(chǎn)生了比較嚴(yán)重的影響與阻礙，不利于事業(yè)單位今后的發(fā)展。比如在一些卷宗中存在分類不夠完善，目錄不夠仔細(xì)等這些細(xì)節(jié)上的問題，這類問題的發(fā)生都是因為沒有一個合理準(zhǔn)確高效的管理體制，使管理員工不能依靠制度開展合理的工作，降低工作的效率，使日常的工作有所紕漏，為事業(yè)單位帶來比較嚴(yán)重的損失。對于事業(yè)單位來說擁有一個完善的檔案管理制度能夠有效開展相關(guān)工作，由于檔案管理存在問題，因此嚴(yán)重制約檔案管理工作的合理進(jìn)行。

（二）檔案管理人員自身素質(zhì)較低。對于檔案管理的工作中，工作的重點不僅是將工作有效率的完成，還要管理人員促進(jìn)員工自身素質(zhì)的加強(qiáng)。檔案管理本身需要員工具備耐心與專注力，在較少的時間提高自我工作的效率。然而隨著事業(yè)單位的不斷改革，檔案管理的員工不僅在工作上有所疏忽，在自身的素質(zhì)上也存在一些問題。比如對于工作的關(guān)注度較低，不能細(xì)致化的進(jìn)行工作，使工作產(chǎn)生錯誤，這會對事業(yè)單位的發(fā)展造成困擾。檔案管理員工的綜合素質(zhì)較低，態(tài)度不夠認(rèn)真，會導(dǎo)致檔案管理人員的檔案整理達(dá)不到要求，最終為以后的發(fā)展帶來不利的影響。

（三）事業(yè)單位對檔案管理的疏忽。對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作比較重要，但是漸漸地事業(yè)單位的工作重心有所轉(zhuǎn)移，對檔案管理的工作有所疏忽。由于一些事業(yè)單位對待檔案管理工作有所忽視，最終造成檔案工作的效率較低，為事業(yè)單位的發(fā)展造成阻礙。隨著相關(guān)工作的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的管理手段與原先有所出入，這使人們對檔案管理工作的真實性與可靠性產(chǎn)生質(zhì)疑，不利于事業(yè)單位今后的發(fā)展。在平時的檔案管理工作中由于缺少對檔案管理員的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理員缺乏專業(yè)的態(tài)度與水平，因此跟不上時代發(fā)展的需求。另外事業(yè)單位的硬件條件不夠齊全，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率較低。傳統(tǒng)的檔案管理一般分為兩種方式，一種手動檢錄，一種依靠電腦編錄，但是一般來說，檔案管理工作都是由手動方式進(jìn)行編錄，所以事業(yè)檔案管理工作常有疏漏，不利于檔案管理工作高效率的開展。

2 檔案管理工作解決措施

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位想要有效合理的提高檔案管理工作水平，首先要制定一個比較完善的管理系統(tǒng)，針對檔案管理制定的管理保障，從而有效的提高工作效率，這對以后的發(fā)展來說有極大的助益。事業(yè)單位要對檔案管理人員的工作態(tài)度與水平進(jìn)行加強(qiáng)，使員工真正能按照公司制定的管理制度進(jìn)行對自我的約束，拿出自己良好的工作態(tài)度來進(jìn)行工作，從而不斷的提高工作質(zhì)量。比如在檔案分類上可以根據(jù)不同的方式進(jìn)行合理歸類，可以按照日期，檔案的類別，檔案的重要性進(jìn)行不斷的歸類，這樣的檔案管理系統(tǒng)比較完善，也可提高工作的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。然而事業(yè)單位要根據(jù)自己的自身實際情況，制定符合的檔案管理制度，通過不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，將管理制度有效落實到每一位員工身上。

（二）全面提高檔案管理工作員工的自我素質(zhì)。隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，使現(xiàn)代的檔案管理工作拋棄傳統(tǒng)的模式，繼而加強(qiáng)信息化水平，因此在平時的檔案管理中要不斷的提高檔案管理員工的自我素質(zhì)，通過不斷的強(qiáng)化使自己以專業(yè)化的水準(zhǔn)來對待工作。比如公司可以定期進(jìn)行培訓(xùn)，促使員工不斷的對自己進(jìn)行完善，最終使自己的專業(yè)素質(zhì)有所增強(qiáng)。要使檔案管理工作人員充分掌握關(guān)于檔案管理信息化的方式與能力，因此要不斷重視培養(yǎng)檔案管理的人才，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，要以事業(yè)單位管理工作為重點，不斷的提高工作質(zhì)量，加大力度對檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，提高檔案管理人員隊伍管理能力，要不斷的進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)而全面提高工作人員的綜合素質(zhì)。

（三）對檔案管理工作產(chǎn)生重視。在事業(yè)單位的日常工作中，有的工作人員對于檔案管理基本上是比較疏忽的，這樣的態(tài)度會干擾檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因而要不斷的加強(qiáng)對于檔案管理工作的審查，在工作的時候要施行重點監(jiān)督模式，可以采取員工間互相監(jiān)督舉報的體制，一方面不斷的完善管理制度，讓管理人員的素質(zhì)有所提高，使其對待工作更加認(rèn)真，另一方面不斷的建立員工中進(jìn)行互相監(jiān)督與幫助的方式，這樣不僅使員工對待工作的態(tài)度有所端正，還會使事業(yè)單位日常的工作進(jìn)行的更加可靠與快速。由于長時間對檔案管理工作有所忽視，漸漸地在事業(yè)檔案管理工作中產(chǎn)生比較嚴(yán)重的損失，在平時管理中要不斷的提高對檔案工作的重視關(guān)注度，才能將檔案管理工作放在首位，有精力去完成相應(yīng)的工作內(nèi)容。

（四）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是將事業(yè)單位檔案管理部門進(jìn)行網(wǎng)頁形式呈現(xiàn)在大眾眼中，目的是為了給相關(guān)人員提供比較可靠的檔案信息，資源共享，將檔案管理工作變得透明化。這樣的網(wǎng)頁模式是檔案管理工作信息化重要的一種方式，通過這樣的方式幫助信息快速的傳遞，漸漸地這樣的模式成為檔案管理信息化的主流模式。在這樣的檔案管理信息化中要不斷進(jìn)行更新與開發(fā)，才能在這個信息化飛速進(jìn)步的現(xiàn)代能夠立住腳步，更快適應(yīng)快速發(fā)展的社會，因此在檔案管理工作中利用信息技術(shù)更為便捷，能有效提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

3 結(jié)語

在當(dāng)今社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位的檔案管理一直是事業(yè)單位工作的重要核心。隨著各個方面不斷的改革，檔案管理工作也因而發(fā)生了一定的變化，事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不斷提升，繼而不斷地對檔案管理方式的完善，加大對檔案管理員工的素質(zhì)培養(yǎng)，漸漸地將這樣的問題就可以有效的控制。再通過不斷地改正與加強(qiáng)，檔案管理的工作逐漸走向正規(guī)化，使事業(yè)單位的日常工作能夠順利進(jìn)行，從而不斷地壯大事業(yè)單位的前景，為以后事業(yè)單位的發(fā)展提供幫助。

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作者簡介

馬英杰，女，吉林白城人，吉林省通榆縣檔案局館員，研究方向：檔案管理。