淺談圖書館采編業務流程優化研究

崔丕艷

摘 要：圖書館采編業務流程是圖書館的基礎業務工作。在網絡技術迅速發展的今天，要提高采編工作的質量與效率，就要更新傳統的采編業務流程，傳統圖書館采編流程中，同源信息交叉重復現象嚴重，且讀者全面獲取知識信息難度大。本文分析了傳統采編模式的缺點，利用經濟學理論重建了現代化的采編流程，闡述了更新圖書館采編流程模式的具體做法，并提出相應的保障性措施。

關鍵詞：圖書館；采編；流程；模式

隨著高新技術的發展，圖書館面臨一個全新的資源環境。作為擔負著調配重任的圖書館采編部，需不斷優化工作流程，逐漸提高采編工作質量與工作效率。圖書館傳統采編模式重復現象嚴重，面對網絡化和電子化的圖書館發展，需要對過去的傳統采編模式進行改進。由于圖書館采編工作從封閉型向開放型轉換，出現了文獻信息量劇增與經費短缺之間的矛盾，出現了視聽型、機讀型及多媒體出版物等多種形式并存的局面。由此可見，在現代多樣化的信息資源下，傳統的圖書館采編流程模式已不能滿足當前信息用戶的多元化需求。因此，運用經濟學投入產出分析和管理學BPR理論來構建圖書館采編流程的優化模式，有利于提高當代圖書館的管理水平。

一、優化圖書館采編流程模式的重要性

（一）有利于實現高效運作

文獻是圖書館采編流程的加工單位，其采集、分類等一系列活動所花費時間的多少直接影響到文獻的利用率，根據圖書館采編流程的運作特點，并利用BPR理論對采編流程內部活動進行優化重組，這樣可以實現流程的高效運作。

（二）降低運作成本

圖書館采編流程優化是指對諸多環節進行合理配置，通過優化采集文獻信息來降低采編成本，這樣不僅減少了資源消耗，而且還保證了圖書館采編流程的可持續發展.

（三）提高服務水平

采編流程的優化重組是以讀者需求為導向，在橫向方面上設置各個學科資源處理小組，這種“一站式服務”方式，不僅可以針對讀者特定需求做出反應，而且可以協調各學科資源處理小組的合理配置，確保圖書館采編流程系統的整體優化。

二、傳統圖書館采編業務流程中存在的問題

（一）采編流程模式落后

傳統的圖書館采編運作流程是把人力、資金、設備等資源投入到采編流程中來，按照采集的館藏信息來整理與維護采編工作。由此導致同一信息資源的引進因載體不同而存在交叉和重復現象，同時使得各個子流程活動僅僅局限于固定的工作范圍中。

（二）流程數據達不到預期標準

圖書館書目數據是將讀者和圖書館進行連接的紐帶。隨著人們實際要求的提升，采編圖書的種類和數量也不斷增加，雖然部分圖書機構將圖書采編工作進行外包，但是在實際落實過程中沒有對外包部門進行有效管理，使得流程數據質量得不到提升。

三、優化圖書館采編業務流程的有效措施

（一）采用優化重組策略

實現流程重組。隨著信息時代的飛速發展，要提高圖書館的核心競爭力就需要對采編模式進行更新，對相關流程都要進行良好的規劃，使各環節之間的工作能夠更好的完成。采購一書商負責加工到館驗收查重---審核數據一典藏一入庫。流程重組后，形成了多條流水線作業，且加快了新書流通速度。采編流程根據經濟學理論為基礎，合理分配文獻管理費、設備費等，通過BBS論壇時刻關注讀者對信息產品的需求變化，并合理分析業務流程活動現狀，有效減少了流程中的非增值活動出現。首先應明確流程運作，充分考慮業務活動或業務活動的投入增殖及業務活動投入變化對信息產出的影響等，其次是利用BPR先進技術對采編流程活動進行簡化、整合，并利用現代化信息技術降低采編流程運作成本。

（二）采取采編業務部分外包和聯機編目的形式優化采編流程

1.外包實踐。圖書館業務外包對于圖書館的采編流程來說，編目規范化程度高， 將此運用到采編事務性工作中來就能夠簡化工作流程，適當降低運作成本。

2.聯機編目。可以利用網絡技術對檢索界面和面目界面進行改進，逐漸形成了聯機采編模式。

3.二級采訪。隨著新型載體資源不斷涌現，圖書館采編部門要及時調整工作流程，充分利用網絡技術實施圖書二級采訪新模式。所謂“圖書二級采訪”是采訪人員將各種圖書信息及時搜集整理發布在該平臺上，根據學科情況劃分文獻經費額度和采訪計劃，然后讀者進行網上篩選，最后形成最初訂單，采訪人員根據目錄進行，最終進行信息反饋。

三、優化圖書館采編流程模式的保證措施

首先應按照以往的采編流程，確保編目數據的質量。通常編日員是比較認真負責的。但在館內間緊、任務重的情況下，質量就會出現問題。因此，應在新的流程中設立審核校驗數據工序用來檢查編目中各字段標引是否正確，以此來確保最終出具的驗收報告的準確性。

其次是做好圖書訂購和驗收。新到刊要分門別類，整理期刊填寫并核對清單捆扎后，送裝訂廠驗收。為了避免出現新書到館的滯后性，就要現采與訂單相結合，制定新書的到館周期，來保證采編部順利完成。同時還要充分掌握現有館藏資源，認真聽取讀者的用書意見，構建館藏圖書保障體系。

最后是要控制采編工作質量。一是要加強質量控制， 依據圖書館的館藏圖書特色制定符合本館讀者檢索習慣的采訪工作規則；二是要建立一個較完善的質量監督體系，重組的流程中設立了審核環節，要落實崗位職責，必須要重新制定適合重組流程后的崗位職責。根據采編部重組后的采編流程，采訪崗由驗收編目加工崗監督、驗收編目加工崗審核崗由部門主任監督，從而從制度上保證了工作質量。

總之，圖書采編流程是推動圖書行業發展的關鍵，因此，采編模式的好與壞受到眾多因素的影響。所以，需要結合實際需要，使用有效措施進不斷優化圖書采編流程，從而更好地為廣大讀者服務。

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