事業單位檔案管理中的電子檔案管理探究

楊海燕

【摘要】本文主要對事業單位檔案管理中逐漸發揮重要作用的電子化檔案管理方法進行探究，以期能對事業單位的檔案管理工作提供幫助。

【關鍵詞】電子檔案；事業單位；檔案管理

隨著計算機科學技術不斷的發展和國家“互聯網+”政策的推廣，我國事業單位檔案管理模式開始有所轉變，傳統的紙質記錄的模式已經逐漸轉化為電子式的檔案管理體系，并開始逐漸占據主要地位。事業單位在對檔案進行電子信息化管理后，檔案管理者的工作效率有所增加，事業單位的檔案保管時間也有所增長，同時也減少了檔案儲存的空間占用量。但在實踐的過程中仍要把握電子檔案的優勢也要注意規避其缺點，通過在電子檔案的管理過程中進行不斷地實踐探索，逐漸提升電子信息化的辦公效率，進而發揮事業單位的電子檔案管理的工作效率。

一、電子檔案管理闡述

如今，我國許多行政事業單位的檔案管理已經實現了電子信息化，帶動了事業單位的工作效率的提升。在事業單位中，事業單位的工作人員只要錄入相應的信息資料，電腦就會對數據進行處理，最終形成電子文本的形式，通過電腦的后臺運行后，將電子文本中的一系列內容整理成數據。不僅有利于事業單位工作人員對檔案進行系統化管理，同時也能夠方便檔案查詢人員對于個人所需資料的查詢工作。也還有利于行政事業單位之間的不同部門之間的協調工作，從而幫助事業單位的快速高效工作奠定良好的基礎。

二、事業單位使用信息化檔案管理的好處

傳統的電子檔案管理工作要求事業單位工作人員通過用筆記錄的方式進行，因此，在工作量比較大的時候就會出現浪費時間、效率低下等狀況，此外，由于紙質的檔案在管理過程中會受到天氣的影響，如受潮等。為了進一步提升事業單位工作人員內的工作效率，在互聯網信息發展迅猛的條件下，事業單位也及時對于檔案管理工作進行改革，將計算機信息化技術應用到事業單位檔案管理工作當中，從而形成了檔案管理的自動化，工作人員的工作效率同時也得到了一定程度的提升，檔案的利用效率也得到了顯著的提高，由此可以看出檔案管理信息化的優勢。

1.減少了事業單位的檔案管理時間。在事業單位電子檔案管理過程中，通過應用信息化技術，電子檔案的歸檔工作更加方便快捷，檔案管理的繁榮的工作也變得輕松，即有所減少。電子檔案的隨機管理也開始由立卷工作轉變為隨時整理，也實現了檔案的及時歸檔。

2.提升了事業單位的檔案管理效率。檔案管理的目的在于為人們提供更方便資料查閱方式，檔案管理的信息化有效的實現了這點。工作人員有閑暇時間處理其他的工作任務，而資料查閱人員也不再像以往那樣工作效率低下，因此其是一種雙贏的策略。

三、事業單位實施電子檔案管理過程中保有的問題

1.電子檔案管理過程中不能按照規范操作。在日常的檔案管理工作過程中，將一些重要的檔案存貯解釋隨意存放，使之不能得到有效的保護，極易發生重要資料泄密，甚至所保存的檔案文件丟失的情況。此外，信息的備份工作也存在疏漏。備份管理工作中，一些數據和文檔的備份存在不明確、不分類、難編排、輕介質的情況，備份工作中幾個重要的點都缺乏統一的要求和規劃，這對于事業單位檔案管理的電子化產生了巨大的阻礙。

2.電子檔案管理實施時不能保證安全。事業單位檔案和備份的安全性是檔案管理工作的重點，如果不能妥善處理將對管理行為產生巨大影響。因此，事業單位檔案管理工作的安全性，尤其是電子檔案管理的安全成為問題多發區。產生此類情況主要的原因有二：第一是，相關檔案工作者安全意識不足，對于檔案信息安全性是忽視的，而且有些單位對于此類工作不重視，不能為檔案管理設置獨立的辦公區域，往往檔案管理和其他工作處于開放工作環境下。甚至有些單位沒有專職的檔案管理工作人員，一位工作人員身兼數職，也是造成其工作疏忽的原因之一。其二，相關硬件、軟件未能及時進行更新與維護，而且有些單位受經費限制未能及時給系統更新換代。

3.檔案管理人員業務素質不夠。和傳統紙質檔案管理相比較而言，電子檔案管理對于檔案管理者的操作素質和業務條件的要求更高。要求這些管理者具備十分全面的檔案學專業素養和較高的知識水平。然而就當下的情況來看，由于相關人才的缺乏和培養方式的差異，使得多數事業單位出現了人才凋敝的現象，尤其缺乏能夠同時勝任檔案和信息處理兩類工作的復合型人才，這同樣是事業單位檔案管理電子化面臨的一個門檻性問題。

四、事業單位實施電子檔案管理可行性改進

1.嚴格按照國家出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進行科學管理和規范操作。

2.提高電子檔案管理人員的安全意識和相關軟硬件條件。

3.通過更高要求的測試和選拔，擇優從事檔案管理活動，并經常性組織學習培訓，提高電子檔案管理人員的素質。

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