人事檔案管理現狀及改進建議

朱思雯

【摘要】人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。人事檔案在人事管理中的作用，不容忽視，在管理中，人事檔案不能輕視弱化，但也不能一味的把檔案僵化。

【關鍵詞】人事檔案；管理；建議

人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。最近幾年，在人事檔案神秘性被打破的同時，社會上產生了一些擅自建檔、擅自遣檔、擅自扣檔和擅自棄檔等不正常的現象，很多社會媒體（報紙、雜志、互聯網）圍繞著人事檔案的話題進行了廣泛的討論。

一、人事檔案現狀

1.存在嚴重的拋檔現象

很多企業輕視檔案，兩三頁的個人簡歷人家都不見得會仔細看，更別說厚厚的個人檔案，招工企業單位大多是以聘用的形式與求職者達成協議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。雖然為了便于管理，單位會為員工辦一份臨時檔案，考察他們在單位工作期間的業績、能力及各方面表現，但考慮到人事檔案的管理成本，多數用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會出現已經畢業工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現象拋棄檔案對于高校畢業生和部分求職者來說已不是個別現象，大部分畢業后自謀職業或長期未就業的學生，他們通常的做法是把檔案留在學校，之后又被學校退回原籍。據某些從事學生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業生離校后檔案存放在學校就不管了，可是畢業生檔案在學校的保管期只有兩年，保管期一過，人事部門就不再為這些檔案出具接收手續，這些檔案就會變成了所謂的“死檔”。

2.行政事業機關重視人事檔案管理，普遍管理規范

由于行政機關事業單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統全面地了解干部的歷史情況、工作經歷，優缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據之一。個人檔案在轉正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養老保險起著非常重要的作用。行政事業機關都有設專門的人事檔案管理人員系統的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質還是專業素質上都經過把關，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》進行，每個干部的3.流動人員斷檔現象嚴重

（一）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業，后來應聘入我單位后，又去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。

（二）有很大部分企業沒有人事檔案管理資格，將人才引進后，人事檔案掛在人才市場，人才市場人事代理部與個人簽訂協議后，每年交管理費給人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

二、對人事檔案管理的建議

1.加強個人對人事檔案作用的認識

目前人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都“繞”不開檔案這一關。尤其對于求職心切的大學畢業生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及出國、升學、結婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機關和企事業單位，對人事檔案是相當看重的。雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、評價、身份等歷史資料將不復存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發現自己的人事關系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人才交流機構辦理有關手續，這都使得工齡、檔案、保險等受到影響，造成不必要的損失。各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或審查把關不嚴的人員，要視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任。

2.解放思想，與時俱進

隨著經濟的發展，社會的進步，人事檔案的作用也發生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質文化生活需要與落后的生產力之間的矛盾，因此，在現時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應該轉變觀念。在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機會。