企業檔案管理中的信息化建設路徑探討

呂文倩

[摘要]大數據時代下企業檔案管理需要實現信息化建設，這樣能夠提升企業檔案管理水平。本文首先對當前企業檔案管理信息化建設現狀進行探討，分析管理過程中存在的問題，然后找到科學有效的信息化建設路徑，提升企業檔案信息化管理水平，滿足企業檔案管理工作需求，從而更好地為企業發展服務。

[關鍵詞]企業；檔案管理；信息化；信息系統

前言

當前我國許多企業對檔案管理工作重視度不足，其信息化建設水平較低，不能滿足大數據和互聯網+時代下的企業檔案管理需求，進而影響企業的快速發展。在這樣的背景下，檔案管理人員要轉變原有的工作方法，企業也要做好檔案信息系統建設，完善企業內部各類檔案數據，建立數據庫，為今后檔案信息處理工作提供幫助。

1、企業檔案管理信息化建設現狀

我國企業檔案信息化建設開始于上世紀九十年代，經過近30年的發展已經取得一定的成效，一些企業基本上實現了檔案的信息化管理，但是還有部分企業信息化建設水平不足，無法滿足信息時代下的檔案管理要求，主要表現在以下三個方面：

第一，檔案信息化軟硬件設施配套率不高。許多企業在進行檔案管理中依然習慣于手工操作，一些信息化軟件和硬件設施相對落后，無法適應現代企業經營管理方式，進而阻礙企業的正常發展。比如企業沒有購進或者建立自己的檔案數字化系統、計算機設備維護不及時、管理系統安全度較差等問題，為企業的發展帶來巨大風險。

第二，檔案信息化管理制度不完善。企業在進行檔案信息化建設時沒有意識到管理制度的重要性，從而給檔案管理帶來較多漏洞，容易泄露企業的內部機密。比如一些檔案管理信息化操作流程不明確，在操作時出現失誤，使數據產生錯誤，給管理帶來諸多不便，甚至來帶不可彌補的損失。

第三，檔案信息化管理人員素質參差不齊。目前我國許多企業檔案管理人員的專業素質較差，他們大部分來自于其他工作崗位，沒有經過專業化檔案管理培訓，對信息化操作不了解，不利于企業檔案信息化管理工作的開展。還有部分管理人員管理觀念陳舊，管理方法簡單粗暴，精細化不足，一些信息沒有錄入到數據庫中，無法為企業生產經營提供準確數據，影響企業的發展。

2、企業檔案管理信息化建設路徑

2.1建立企業檔案信息系統

企業在進行檔案管理時，需要建立完善的檔案信息化管理系統。比如在整理、記錄檔案時可以依托網絡信息技術，提升管理效率和管理水平，為企業各部門提供更好的檔案管理服務。建立企業檔案信息系統，首先要開發信息系統及配套軟件，既要保證系統的信息容量，又要做好系統安全工作，實現檔案管理的系統化，減少管理過程中的失誤。比如硬件選擇上要從質量入手，軟件要從穩定性入手，遵循通用、實用、可靠、安全的原則進行信息系統建設，以保障系統建設質量。其次要提升系統的信息處理能力，使其能夠結合實際錄入數據定義操作模塊，按照一定流程對信息進行加工處理，最終得到所需結果。最后要處理好檔案信息系統個性化和通用性之間的關系，使檔案管理系統能夠與其他管理軟件兼容，同時也要適應本企業檔案管理特點，增強信息化系統的企業適應性。

2.2做好企業檔案數據庫建設

數據庫是數據的一種集合，它能夠按照一定的信息技術要求對數據進行處理，從而達到某種預期結果。企業在進行檔案信息化管理時需要做好數據庫建設工作，將更多數據信息納入到數據庫中，使檔案信息更加完備，分析出的數據更具科學性，為企業發展提供更有利的條件。建設檔案數據庫時要從長遠角度考慮，提升檔案管理人員與信息技術人員的配合度，實現數據庫的系統化發展。此外，建設人員要處理好人機交互工作，比如提升檢索速度、降低查找難度、拓展數據容量等；還增強數據庫運行的穩定性，避免程序錯亂、服務器癱瘓等問題，為企業提供更有效、更便捷的檔案管理服務。

2.3制定檔案信息化管理準則

檔案信息化管理過程中需要有科學的準則進行指導，以確保各項工作的順利開展。制定檔案信息化管理準則，第一要從企業實際狀況出發，使準則適應本企業檔案信息化管理要求，能夠規范管理人員的操作行為，確保管理效率和管理質量。第二要明確檔案管理操作流程，讓檔案管理人員熟悉信息化工作要求。比如在建檔操作準則中，要求管理人員從電子檔案和紙質檔案兩方入手，然后按照不同檔案的要求進行記錄、存儲與保管，最后進行分類歸檔。第三要注重管理準則的前瞻性和開放性。比如要對檔案信息化標準、技術、成果進行統一規定，使其能夠適應本時期的檔案信息化管理要求。同時相關人員也要做好兼容性與開放性工作，比如要實現管理與計算機、軟件、網絡三項工程的融合，充分吸收以往檔案管理經驗，提升管理準則的科學性。

2.4培養檔案信息化管理人才

企業檔案信息化建設中需要有專業化人才作為支撐，但現實中許多檔案管理人員專業素質較低，無法滿足信息化建設需求。加強專業化人才培養，首先要轉變管理人員的思想，提升他們對信息化技術的認識，在工作中能夠運用計算機、軟件、網絡實現對檔案的系統化、科學化管理。其次要培養檔案管理服務型人才，未來企業發展中檔案管理部門會成為一種新型服務部門，以往單純對檔案的收集、整理、歸檔、編目、立卷的管理方式已經無法適應時代要求，檔案管理人員更多的是要考慮如何為企業其它部門提供便捷的檔案搜索、查詢服務，提高檔案用戶體驗和遠程服務的滿意度。最后要做好檔案信息系統開發維護人才培養工作，開發出更專業的檔案信息管理系統，增強系統的穩定性，提高企業檔案管理水平。

2.5提升檔案信息化安全保障

在進行企業檔案信息化建設時，管理人員要注重安全保障工作，尤其是在互聯網+的時代下，各種信息的交流增多，其不穩定因素也逐漸增加。做好檔案信息化安全保障工作，就要從硬件設施安全、網絡安全、系統安全三方面入手。硬件設施上要加強機房環境監控，發現老化線路、問題設備時要及時更換，排除安全隱患；網絡安全上要做好網絡環境監測，彌補系統漏洞，時時防范病毒、黑客、木馬程序的攻擊，將檔案信息化管理網絡風險降到最低；系統安全上要建立用戶訪問權限平臺和日志文檔中心，讓用戶通過身份驗證進入系統，限制非法用戶訪問。日志文檔的建立可以幫助管理人員追蹤突發事件，提升系統的安全性，最大限度防止檔案信息泄露問題的出現。

3、總結

綜上所述，企業要想提升檔案管理的信息化建設水平，就要建立相應的檔案信息系統和數據庫，制定出科學的信息化管理準則。此外企業還要培養專業化的管理人才，在檔案管理過程中能夠嚴格按照相關流程進行操作，確保檔案數據的真實性和有效性，增強檔案信息的安全度，為今后企業的進一步發展奠定良好基礎。

參考文獻

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