如何提高檔案管理的科學化水平

袁曉坤

[摘要]檔案管理制度不完善，軟件應用得不到統一，工作人員素質水平偏低以及領導干部重視程度低，是現階段檔案管理工作中存在的主要問題。文章針對此類問題探討了有效的解決方案，并提出加快制度完善，建立科學的管理體系等建議，幫助提升工作完成質量。

[關鍵詞]檔案管理；科學化；管理水平

一、目前我國檔案管理存在的問題

1、檔案管理的制度不夠完善

檔案管理任務開展形式過于散漫，針對基層工作人員尚未形成完成的制度體系。缺少有力的約束，出現信息資料丟失等安全問題也不能在短時間內解決，這一現狀直接影響到檔案管理任務的開展。雖然隨著經濟的發展，我國的檔案管理也在不斷地實現信息化、科學化，但是由于各種原因，我國檔案管理的信息化水平、科學化水平不高，其中的原因就是檔案管理的制度不夠完善。比如各地所使用的檔案管理的制度和規范都是不統一的，所以導致不同地區的檔案信息很難整合在一起。

2、企業所使用的檔案管理軟件不統一

開展檔案管理過程中，需要借助信息化設備來完成，在編寫好的計算機軟件中，工作人員將信息錄入到其中，根據使用需求進行搜索、備份、存儲。檔案管理的大體流程都相同，但管理工作開展過程中，所使用到的軟件并不統一，也常常會出現軟件故障造成的信息丟失。通過存儲備份能夠將信息復原，但常常出現故障也會對工作開展效率造成影響。也因為我國檔案管理的制度不夠完善，甚至是不同的企業所使用的檔案管理軟件也不統一，所以目前我國檔案管理存在的問題之一就是企業所使用的檔案管理軟件不一致。也正是因為這個原因，從而導致我國人員的檔案信息無法得到很好的共享，從而無法很好地提高我國檔案管理的科學化水平。

3、檔案管理人員的專業素質不高

缺乏專業的檔案管理人才，也是造成管理質量下降的主要原因。普遍存在的現象是基層工作人員對信息化設備操作不熟練，出現問題后也不能及時處理，增大了管理環節的風險。目前我國檔案管理存在的最大問題之一就是檔案管理人員的專業素質不高，要提升我國檔案管理的科學化水平，首先就要確保我國檔案管理人員的專業素質。因此導致我國檔案管理的科學化水平不高的原因之一就是我國檔案管理人員的專業不高。比如，大部分的檔案管理人員都不是檔案管理專科畢業的，甚至有的檔案管理人員是完全沒有相關的檔案管理工作經驗或者知識的。

4、領導干部重視程度不足

雖然檔案管理工作已經在大部分基層單位中開展，但并沒有得到領導干部的足夠重視。基層檔案人員是根據制度標準來完成任務，自我約束能力差，如果領導在布置日常任務期間，內能滲透加強檔案管理的理念，工作期間很容易出現嚴重的失職問題。檔案中的信息不能得到有效更新，一些人員獎罰或者調動已經在現實中真實發生，但檔案中仍然記錄原始的內容，造成了資料信息失真，檔案管理工作依然在進行中，實際效果并不明顯。這不僅造成了資源浪費，也會增大企業的運營風險。

二、解決我國檔案管理存在問題的辦法

1、完善我國的檔案管理制度，提高檔案管理的科學化水平

要提升我國檔案管理的科學化水平，就要完善我國的檔案管理制度，完善我國的檔案管理制度包括三個方面的內容，一是要從宏觀角度出發，根據各種法律法規來完善各個檔案管理部門的相關法律法規，從而提高檔案管理部門的規范性和統一性。二是要加強檔案管理的責任制制度，提高檔案管理人員對于檔案管理的重視，從而督促他們更好地完成檔案管理工作，比如完善檔案管理部門的人員責任制，落實各個檔案管理人員的工作職責，從而更好地確檔案管理工作的完成。三是完善檔案管理的監督和審核，檔案管理部門的上級領導應該加強對檔案管理工作的監督和審核，嚴格地對待檔案管理工作，從而更好地完善我國檔案管理的制度。所以，要提升我國檔案管理的科學化水平，就要完善我國檔案管理的制度，從法律法規、部門制度等方面來著手提高檔案管理的管理效率。

2、加快檔案管理的信息化建設，提高檔案管理的科學化水平

因為目前我國檔案管理信息化建設存在的問題之一就是企業所使用的檔案管理軟件不統一，所以要提升我國檔案管理的科學化水平，就要加快我國的檔案管理信息化建設，加強各個企業之間的檔案信息共享。加快檔案管理的信息化建設，不僅可以有效地提高檔案管理的工作效率，還能確保檔案信息的完整性，所以國家應該加強對檔案管理的硬件設施的資金投入，完善檔案管理部門的檔案管理設施，從而更好地實現信息化。還有，檔案管理部門還應該借助信息化技術來建立完善的電子檔案，網絡信息共享平臺，即使不同企業所使用的檔案管理軟件不同，也能通過網絡信息共享平臺來共享相關的檔案信息，從而減少檔案管理過程中檔案信息收集的時間，提高檔案管理的工作效率。所以要提高我國檔案管理的科學化水平，就要加快我國檔案管理的信息化建設，完善各種電子檔案以及網絡信息平臺。

3、提高檔案管理人員的專業素質，提高檔案管理的科學化水平

檔案管理人員的專業素質對于提高我國檔案管理的科學化水平有著非常重要的作用，所以在進行檔案管理的科學化建設的過程中，就要提高對檔案管理人員的專業素質。提高檔案管理人員的專業素質有兩個途徑，一是從招聘著手，二是從培訓著手。首先，要提高檔案管理人員的專業素質，就要提高檔案管理人員的招聘要求，確保檔案管理人員的專業素質，比如增加招聘過程中的考察環節，對面試人員進行筆試、面試以及實操的考察，從而更好地提高檔案管理的綜合素質。其次是從培訓著手，隨著信息技術的發展，檔案管理的方法也在不斷地發展，所以檔案管理部門就要對檔案管理人員進行定時的專業培訓，比如每年都要對檔案管理人員進行兩次的培訓，也就是每半年對檔案管理人員進行專業的培訓，培訓的老師應該是專業的檔案管理人員，可以從檔案管理人員中進行挑選。

4、加強檔案管理體系的建立

檔案管理工作需要完善的制度體系，不同使用方向的檔案在管理過程中也會出現制度差異。基層工作人員要明確這一特征，不斷的總結工作經驗，同時也要對存在的風險隱患因素做出總結，這樣能夠便于針對不同使用需求來制定管理計劃，工作開展期間也不會受到風險因素影響，造成檔案內的重要信息丟失。檔案管理并不是將全部信息都錄入到計算機設備中，而是在前期工作中對信息進行篩選，避免無用信息影響檔案管理的進度。建立完善的體系，能夠幫助約束基層工作規范性，違規操作的問題也能得到解決。

小結

在檔案管理工作中，檔案管理人員必須堅持以科學為管理理論，充分引進現代化科學技術，使檔案管理工作朝著科學化、規范化道路發展，不斷提升檔案管理工作效率及員工綜合素質，提升檔案管理科學化水平，從而為廣大用戶提供更優質的服務，使檔案資料最大限度發揮作用。

參考文獻

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