科技檔案與文書檔案的比較

馬靜

[摘要]將科技檔案與文書檔案進行比較，一方面是為了進一步明確科技檔案的內涵，加深對科技檔案本質屬性的理解；另一方面是為了在實際工作中更好地區分科技檔案與文書檔案，從而針對科技檔案的特點對其實行科學的管理和有效的利用。

[關鍵詞]科技檔案；文書檔案；比較

科技檔案和文書檔案，產生于不同的活動領域。科技檔案是科技生產活動的記錄和產物，文書檔案則是記述和反映黨政管理活動的文書樹料。科技檔案和文書檔案都是人們社會實踐活動的歷史記錄，具有共同的屬性。它們都是檔案的重要組成都分。在一個單位內部，它們都是本單位工作活動的歷史記錄；但是，科技檔案和文書檔案又是具有不同性質的兩種檔案，它們各自產生于不同的活動領域、反映不同的內容，具有不同的形成規律和特點，發揮不同的功能效用，因此，對科技檔案和文書檔案進行比較，特別是在此基礎上對科技檔案和文書檔案進行區分，有著重要的意義。

一、科技檔案與文書檔案的不同點

1.有利于保持科技檔案與文書檔案各自的完整

維護檔案的完整，是檔案工作的基本原則之一。科技檔案和文書檔案那是在相應的工作活動中形成的，各有其獨立的完整性。只有對其進行認真的比較和正確的區分，才能保證它們各自的完整性。有的單位未能進行正確的區分，從而破壞了科技檔案的完整。比如圍繞一項工程建設活動形成的科技檔案是一個有機的整體，不能人為地加以拆散，但過去曾有單位將有關這個工程項目的請示報告、批復、竣工驗收等文件放到文書檔案里去了，這就破壞了科技檔案的完整。

2.有利于按科技檔案和文書檔案各自的特點分別進行科學的管理

科技檔案和文書檔案產生的領域不同，記載的內容不同，形成的特點不同，管理的方法也不同。一般說來，文書檔案的管理側重于活動主體的特征即活動者本身；而科技檔案的管理則側重于活動客體的特征，如工程項目、科研課題、產品與設備型號等。

3.有利于科技檔案和文書檔案有效地提供利用

科技檔案和文書檔案如果界限不清，沒有實現科學的區分，就不便于查找利用。首先，科技檔案用戶與文書檔案用戶不同。人們的社會實踐活動是有分工的，有的從事科技活動，有的從事管理活動，從事什么樣的話動就要求什么樣的條件。科技檔案主要是由科技人員使用的；文書檔案主要是由管理人員使用的。科技檔案與文書檔案如不區分清楚，就會造成“錯位”，長期“束之高閣”而“無人間津”。其次，用戶無論是利用科技檔案還是利用文書檔案都有一定的規律。用戶在利用科技檔案時，通常是按特定的活動對象（一個產品、一項工程或一個課題等）進行查找，或按一定的專業性質進行查找；而用戶在利用文書檔案時，通常是按一定的活動主體（某個單位或某個部門等）進行查找。兩者區分不科學，就會造成漏檢，貽誤工作。再次，科技檔案和文書檔案在借閱利用要求和批準權限方面也常常有所不同，如果把科技檔案誤歸到文書檔案中，就會影響到科技人員的借閱利用，從而影響他們的工作。

4.有利于科技檔案的移交工作

科技檔案的移交遠比文書檔案移交復雜，它除了檔案形成部門向基層檔案機構移交、基層檔案機構向檔案館移交以外，在生產任務的轉移、工程項目的轉包、設備儀器的轉移、科技成果的轉讓以及企業產權變化等過程中，也存在科技檔案移交的問題。顯然，如果平時對科技檔案和文書檔案未能進行正確區分，就會拖延時間，影響移交。

二、科技檔案與文書檔案區分的方法

比較科技檔案與文書檔案，最主要的目的就是為了很好地區分科技檔案和文書檔案。如何區分科技檔案和文書檔案呢？多年來的科技檔案工作實踐為我們解決這一問題提供了經驗，檔案學的理論研究也對這個問題作了有益的探討。概括起來說，正確區分科技檔案與文書檔案，應該堅持以下三條原則。

1.領域原則

區分科技檔案與文書檔案，首先要準確判斷檔案產生于哪一種性質的活動領域。因為檔案產生于什么活動領域，就必然會記述和反映什么性質的活動。在實際工作中，我們不難發現，確定一份具體文件的歸屬，起決定作用的不是文件的信息內容，而是文件所產生的領域。記載著科技內容的文件不—定都是科技檔案，反之，歸入科技檔案的文件不一定都記載著科技內容。內容完全相同的文件，也會由于產生領域的不同而歸屬不同。以某一工程的初步設計及其批準文件為例，在工程建設單位無疑應歸屬于科技檔案，因為它是在該單位的基本建設這一科技生產活動中產生的；然而，同樣的文件在科技委員會或經濟委員會這些綜合性的審批機關，一般要歸屬于文書檔案，因為它是在機關行政管理或計劃管理活動中產生的，記述并反映其機關的管理活動。可見，文件的信息內容固然與它的歸屬有著密切的聯系，但這不是最本質的聯系，最本質的聯系應該是文件產生的領域。

領域原則是區分科技檔案和文書檔案最基本的原則。在通常情況下，領域原則具體化就表現為內容原則。領域原則與內容原則的背離，主要是在機關科技管理活動中出現的。科技管理活動集科技性和管理性于一體，依據領域原則和內容原則來區分文件的歸屬，就會出現不同的結論。

2.整體原則

人們所進行的實踐活動，總是由一系列的活動環節所組成的。我們判斷一項活動的性質，應當觀察其全過程，而不能孤立地去分析其中的個別環節也不能把個別環節從整體中分裂出來，這就是整體原則，它對科技檔案與文書檔案的區分同樣適用。

文書檔案形成規律的特點之一是來文與復文，請示與批復，緊密聯系，密不可分，科技檔案的形成規律則賦子它以成套性的特點圍繞一個特定對象形成的材料，自然成為一個有機的整體。因此，區分科技檔案和文書檔案時，必須堅持整體性原則，注意維護科技檔案和文書檔案的完整，保持它們各自的內部聯系，從而實現科學的管理和有效的利用。

按照整體原則的要求，個別、零散的文件必須按其所屬整體的性質確定其歸屬。比如，在課題研究和新產品開發的全過程中，不可避免地會有個別環節的內容和形式有別于一般的科技生產活動，如科研課題的申報和審批、基本建設中的土地征用等，對于這些環節應將其放到活動的全過程中去分析，所形成的文件也應作為成套文件的一部分加以保存。

3.職能原則

不同類型的單位或部門，其工作職能不同，產生的文件也不同。科技性單位（部門）的主要職能是從事科技生產活動或科技生產的管理活動；而非科技性的單位（部門）則從事非科技生產性的活動。因此，它們所形成的文件在內容、性質上也不盡相同。前者圍繞科技生產活動。主要形成以科技內容為主的文件；后者圍繞自身的工作活動，主要形成與職能任務有關的非技術性文件。在進行科技檔案和文書檔案區分時，對那些難以區分的文件可根據職能原則，即按其形成者的職能性質允許帶有一定的傾向性。對于以科技生產活動為基本職能任務的單位，如工礦企業、科研院所、設計單位等，在進行科技檔案與文書檔案區分時，可以科技檔案為主來確定文件的歸屬。相反，對于那些非科技性的單位，如一般的行政機關，所形成的科技文件較少，有些科技檔案就不一定單獨劃分出來存放，而按機關檔案整體進行處理。

對于具體單位內部的工作部門，凡是科技生產性的部門，在處理它們所形成的一些難以確定其歸屬的文件時，可按職能原則，側重于科技檔案；而對那些非技術性的部門形成的文件，難以區分后，則可向文書檔案側重。

參考文獻

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