對高職院校檔案開發與利用的幾點思考

李爽

充分發揮高職院校檔案資源的優勢，根本目的就是實現高職院校檔案的開發和利用，充分發揮高職院校檔案的作用，使檔案服務于學院的各項發展，成為推動學院各項工作的基礎。因此，對高職院校檔案開發與利用的研究，一直是我們思考的課題。全面，深刻地認識這個問題對今后學院檔案工作實踐都有十分重要的意義。

一、檔案的保護與開發

檔案是歷史的真實記錄，具有重要歷史、科學、藝術、文化等價值，是不可再生的寶貴資源。因此，檔案保護是社會主義和諧社會建設的重要組成部分，是實現檔案工作可持續發展的基礎和條件，是檔案工作者的第一天職。完整的保護好檔案，延長檔案使用壽命，最大限度的發揮它的利用價值，是每位檔案工作者義不容辭的責任。所以要從思想上充分認識檔案保護工作的重要性和必要性。

高職院校檔案是學院前人留給今人和后人的一份寶貴財富，在高職院校檔案的保護過程中，應當鼓勵各方對檔案活用，多手段全方位地開發檔案的價值，使學院檔案在服務學院全面發展中發揮應有的作用。

二、對檔案開發利用價值重要性的認識

檔案開發利用就是檔案部門通過科學手段，對檔案信息進行深層次的加工、整理，把檔案中有價值的各類信息資源挖掘出來，提供給社會及需要信息的人們，這樣就實現了檔案的價值。檔案是人類社會活動的必然產物，其記錄的信息具有原始性和真實性，同時也具有可開發性和時效性，檔案的這種潛在的價值，必須通過科學的管理和開發利用才能得以實現。隨著社會的發展，人們對檔案利用價值方面的認識在不斷提高。有人認為檔案具有借鑒參考價值，信息價值和情報價值。筆者認為，無論檔案是信息價值，還是參考價值都是指檔案給人們提供了認識和處理問題的信息，作為人們認識和處理問題時的借鑒和參考。如果檔案信息資源不能得到開發利用，那么檔案價值就無法充分的實現，檔案也就失去應有的價值。因為檔案的開發利用是檔案工作的最終目的，只有開發利用檔案信息資源才是檔案工作自身價值的真正體現。

三、高職院校檔案開發利用存在的主要問題

1、室藏特色檔案不明顯。從高職院校綜合檔案室室藏檔案情況看，反映具有本院特點的檔案如教學檔案、教學科研等方面的檔案沒有系統的建立起來，因而開發檔案信息資源為學院各項工作服務，也就缺乏強有力的針對性。

2、檔案編研工作滯后。檔案編研工作滯后主要表現在于：一是檔案編研材料內容單一，編研材料大部分都是文書檔案內容，而反映教學檔案、教學科研檔案、科技檔案的編研材料較少。致使檔案的信息沒有最大限度地得到開發利用，從而沒有產生應有的社會效益和經濟效益。二是檔案編研材料層次較低，一次性編研成果多，適應學院發展的深層次的編研成果較少。就目前而言，有些編研材料仍停留在檔案管理達標晉級時所要求的數量和質量上，使得編研工作與學院現實工作脫節，導致編研成果利用率下降。

3、現代化管理程度低。隨著數字化、網絡化技術的不斷發展，要求檔案部門建立檔案數據庫、檔案目錄數據庫和多媒體數據庫。但大部分高職院校檔案部門現代化管理起步較晚，即使是初步實現了檔案管理現代化，還遠不能實現檔案服務手段現代化和網絡化。

四、高職院校檔案開發利用的方法和途徑

1、注重學院特色檔案的收集與整理。特色檔案信息資源開發是檔案信息資源開發的重點，我們要建立健全學院特色檔案的收集歸檔范圍，凡是反應學院文化、人物、歷史事件、特殊教學、科研課題等方面的特色檔案都要盡全力收集齊全完整，必要時，要向社會、歷屆畢業學生、離退休教職員工進行廣泛的收集和征集，使學院的特色檔案達到齊全完整。

2、加強檔案編研工作。檔案編研工作是檔案部門一項長期的基礎業務工作，是對檔案信息進行深加工和拓寬檔案信息傳遞渠道的主要方式，是檔案室揭示室藏，提高檔案信息資源開發利用水平的有效途徑。通過檔案編研工作，把室藏檔案中具有學院特色、并且利用率較高的檔案挖掘出來，為社會和領導決策服務。一是要圍繞學院中心工作，靈活多樣，積極創新，既要有紙質的檔案編研成果，又要有電子檔案的編研成果；既有文字的編研成果，又要有照片編研成果。使編研成果靚麗新穎。二是突出特色，立足實用。檔案編研工作要注重突出學院特色，深挖學院室藏檔案資源，編寫具有學院特點的編研材料，為學院各項事業發展提供可靠依據。三是檔案編研工作要堅持社會效益第一的觀點，檔案編研工作的根本目的是有效地開發室藏檔案信息資源，為學院和社會提供利用。如果編研成果無人閱讀，就起不到開發檔案信息資源的作用。因此，檔案編研工作要把社會效益放在首位，要選準主題，主動選擇學院需要、教職員工、學生感興趣的課題去編研，在形式和內容上找準切入點，最大限度地發揮檔案信息的價值作用。四是加強檔案編研人員的業務培訓，提高編研人員專業素質。要做好檔案編研工作，編研人員必須具備一定的專業素質和相關學科知識。因此，要采取措施，選拔優秀檔案人員從事檔案編研工作，并保持相對穩定，使他們在檔案編研工作實踐中不斷積累知識，在檔案編研工作中有所創新。

3、提高檔案現代化管理水平

進入信息時代，電子計算機是人們生活中必不可少的組成部分，網絡建設將各行各業緊密聯系在一起，使其最大限度的實現資源共享。運用電子計算機及其網絡參與學院檔案室檔案的管理與利用工作，有助于實現學院檔案室的社會功能。從目前學院檔案管理現狀看應做到：一要實現電子計算機檢索提高工作效率。雖然檔案室配備了電子計算機錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實現電子計算機檢索。一方面是沒有適宜的檔案管理軟件，另一方面是有人把電子計算機的應用看作是實現現代化管理的“花架子”，對實現計算機檢索的重要性和緊迫性認識不足。因此，檔案工作人員要提高認識，盡快實現電子計算機檢索；二要建立信息聯網實現檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要發揮其作用，必須進入社會的大信息網絡，這是實現檔案室社會功能的最佳手段。筆者認為目前應盡快做到兩點：一是學院檔案室盡快實現與學院網絡連接，使檔案信息在學院范圍內廣泛得以交流，為檔案價值的實現創造條件。二是盡快加入公共信息網，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發揮檔案室的社會功能。

參考文獻

[1]安惠敏.對企業檔案開發與利用的幾點認識.辦公室業務，2013，06