衛(wèi)生計生局檔案管理模式研究

許慶輝

[摘要]檔案管理一直是衛(wèi)生計生局工作重點項目之一，同時也是保證衛(wèi)生計生局高效率工作的基礎。我國現(xiàn)有的衛(wèi)生計生局中存在著一些落后的管理模式，降低了衛(wèi)生計生局的工作效率，嚴重制約了衛(wèi)生計生局的發(fā)展。衛(wèi)生計生局應該準確分析現(xiàn)有檔案管理模式中存在的問題，并積極采取有效的解決方案，為高效率工作打好基礎。

[關鍵詞]衛(wèi)生計生局；檔案管理；解決策略

近年來，隨著社會經(jīng)濟的不斷進步，公共衛(wèi)生體制改革正在進一步加深，再加上2015年我國新出臺了二孩政策，這雙重壓力全部放在了我國各地的衛(wèi)生計生局的身上。檔案管理作為衛(wèi)生計生局重要工作項目之一，成為了衛(wèi)生計生局提升工作效率的希望。但衛(wèi)生計生局的檔案管理工作非常復雜，涉及到大量的數(shù)據(jù)，工作困難。所以各地為了提升檔案管理的效率紛紛對檔案管理工作進行了改革。改革到底應該解決哪些問題，如何利用現(xiàn)代化技術進行改革成為了各地衛(wèi)生計生局需要考慮的事情。下面筆者將對出現(xiàn)的問題和一些解決方法進行淺顯的闡述。

1.檔案管理中存在的問題。

1.1工作人員重視度不高，意識不強。

俗話說的好：意識決定行動。在檔案管理中，往往經(jīng)常存在領導人員對檔案管理工作不重視的現(xiàn)象，有些領導并不重視檔案管理的原因是：沒有覺悟到檔案管理的潛在價值，檔案管理的作用往往并不能及時體現(xiàn)，所以往往受到忽視。部分地方衛(wèi)生計生局甚至沒有專門的檔案管理工作室和儲藏室，往往在空間不足時，檔案管理室一房多用，再加上檔案管理設備不全，辦公用品質(zhì)量低等原因，使得檔案資料污損缺失。此外，信息技術在近年來才得以飛速發(fā)展，對于那些經(jīng)歷較老的領導來說快速了解并接受檔案管理信息化是一件比較困難的事情。領導的不重視和檔案管理工作本身具有的枯燥性也使得工作人員不重視檔案管理，工作敷衍了事、檔案資料收集不全、歸檔不及時現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。

1.2檔案管理的配置人員少，且人員能力水平不高。

檔案管理工作是一件枯燥龐大的工程，但是在部分衛(wèi)生計生局中并沒有配備足夠的人員進行這份重要的工作，難以提升檔案管理的效率和進度。檔案管理工作其實并不是一個簡單的工作，但是地方衛(wèi)生計生局的檔案管理人員總是存在學歷、素質(zhì)、知識、技能等方面落后的情況，工作人員沒有良好的素質(zhì)，就難以有過硬的專業(yè)技術和先進的管理理念，創(chuàng)新意識不強，思維就跟不上現(xiàn)代先進的檔案管理理念，素質(zhì)較低的工作人員難以熟練的進行檔案管理工作，不僅不能夠提升檔案管理工作的效率，甚至會嚴重制約檔案管理模式的發(fā)展，如何提升檔案管理管理人員的能力已經(jīng)成為了一個難課題。

1.3缺乏相應的技術指導。

隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理也正在由原有的紙質(zhì)檔案向電子檔案進行改革。但是傳統(tǒng)的檔案管理難以跟上時代的步伐，地方衛(wèi)生計生局依然有許多是以手工的方式進行檔案整理，如：手工收集、編制、分類和儲存等。由于地方部門經(jīng)濟資源匱乏或是對檔案信息化不夠重視，所以不能夠為檔案管理配備先進的計算機設備和儲存設備。最突出的問題是，許多地方衛(wèi)生計生局雖然配備了先進的檔案管理設備，但是卻因為工作人員素質(zhì)和技術不足和缺乏相應的技術指導、技術培訓，工作人員對先進設備如何使用、維修和維護等問題不夠明白，檔案管理信息化改革便一直停在原路，躑躅不前。

2.解決問題的方案

2.1提高重視程度。

以宣傳的方式提高檔案管理的重視程度。衛(wèi)生計生局的檔案管理影響到我國公共衛(wèi)生和人口管控的發(fā)展，也是我國黨和國家事業(yè)發(fā)展的重點項目之一，對檔案管理模式的認識應該提升到一個新的高度?！稒n案法》作為我國管理檔案制度的規(guī)章性法律，為我國的檔案管理起到了指導性的作用。帶領各個工作部門學習《檔案法》，普及檔案法的規(guī)章制度，并對衛(wèi)生計生局的檔案管理的重要性給予充分的肯定，讓地方部門提起對檔案管理的重視程度。尤其是在財力方面要給與充分的支持，增加資金投入，用來購買先進的計算機設備，完善檔案管理的設備。

2.2對工作人員進行系統(tǒng)培訓。

工作人員的辦事能力和工作素質(zhì)直接影響到整體工作水平的高低，因此，不斷強化衛(wèi)生計生檔案管理人員的素質(zhì)是開展工作的前提條件。工作人員應該能夠熟練應用高端的信息技術，具有創(chuàng)新性的思維，才能夠在檔案管理信息化的今天充分發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢，使檔案管理提高效率。面對素質(zhì)較低和技術不足的檔案工作人員，可以采取邀請專家進行培訓或再教育的方式，提升工作人員的綜合素質(zhì)。對檔案工作者的綜合能力要求要適當提升，必要時可以更換工作人員，也可以在社會上招收信息高技術人才，全面提升檔案工作團隊的綜合實力。此外，檔案管理并非只是檔案管理者的工作任務，檔案涉及到大量的信息匯總等工作，還應該在各個工作部門中建立起便利的信息交流模式，讓全體人員參與到檔案管理的工作當中。

2.3緊抓管理，要求員工規(guī)范操作。

檔案管理涉及到收集、存儲、保密等各個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)關系緊密，不容疏漏。對檔案管理人員管理應該做到：細化工作流程，責任到人，嚴謹?shù)淖ズ脵n案管理的每一個步驟，真正將管理工作落實。建立完善的檔案管理制度。只有科學的檔案管理制度，才能促進檔案管理的快速發(fā)展。衛(wèi)生計生局應該就單位檔案管理的實際情況，制定一個周密的規(guī)章制度，推動檔案管理建設的工作。這樣，才能保證檔案管理的建設工作能夠更加順利的實施。要提升工作人員的思想意識，可以帶領工作人員學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《干部檔案工作條例》和《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》等文件，強化檔案工作人員的檔案意識和責任意識。嚴格實行檔案查閱要登記制度；嚴把鑒別關，對正確資料進行及時的整理存檔，做到不積壓，對錯誤資料要及時反饋，并及時進行信息再收集。要加大對工作人員的考核力度，必要時可以專門設立考核人員，利用考核促進工作規(guī)范度和認真度。

結語

中國是一個不可否認的人口大國，衛(wèi)生計生局的檔案管理直接關系到我國的發(fā)展。我國人口已經(jīng)出現(xiàn)了少子化和老齡化的問題，如何解決人口結構不均衡成為了我國的一大難題，其中健全我國衛(wèi)生計生局的檔案管理模式，非常有利于國家對人口情況的了解與掌控，所以衛(wèi)生計生局的檔案管理工作非常的重要。2015年國家已經(jīng)下達“二孩”政策，衛(wèi)生計生部門的檔案管理會在未來幾年中成為一個嚴峻的工作。希望濟高速發(fā)展的今天，我國的衛(wèi)生計生局的檔案管理能夠不斷地完善，能夠利用不斷發(fā)展的信息技術，提升我國的檔案管理工作的效率，為迎接我國美好的未來打下好的基礎。

參考文獻

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