信息化時代電網公司檔案管理數字化技術研究

王亞粉

[摘要]本文在闡述檔案管理數字化的涵義及應用原則的基礎上，對電網公司檔案管理中數字化應用策略進行了研究，并提出了信息化時代檔案管理的一些建議。

[關鍵詞]電網公司；數字技術；檔案管理

1、檔案管理研究背景

1.1檔案管理信息化水平低。主要體現在以下方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，檔案管理的信息化建設水平較低。

1.2檔案管理不能為公司服務。傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。

2、檔案管理數字化的涵義和應用原則分析

2.1安全性。數字化技術雖然給電網公司檔案管理帶來了諸多便利，但是在復雜多變的網絡環境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數字化技術應用過程中，公司檔案信息安全性是其必須遵循的首要原則，在運用數字化技術的過程中，應該采取相應的措施保證檔案網絡系統的安全性，使得系統不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進而避免房地產檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環節、各個方面入手，通過用戶權限的設置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網絡安全防范措施等方法，進一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

2.2真實性。對于電網企業檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產檔案管理數字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。

2.3便捷性。通過計算機網絡系統所實現的數字化檔案管理取代了傳統手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數字化技術為電網企業檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢瀏覽，并且不會相互干擾。

2.4可讀性。數字化技術在電網企業檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。

3、電網公司檔案管理中數字化應用策略

3.1加強創新型數字化技術人才的培養。首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業的創新型數字化技術人才隊伍，以便對各種專業設施的維護、維修和升級，促進專業設備的順利安全運行。同時通過相關數字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業務能力，促進數字化技術的運用和建設。

3.2加強檔案資源的規范以及標準體系的建立。只要保證了規范和完整的房地產檔案信息，那么數字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現數字化管理的真正價值和意義。同時還要統一房地產檔案管理的標準和規范，進而充分發揮出數字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規范的檔案管理將會對企業數字化檔案管理建設、發展產生極大的阻礙。

3.3建立健全的數據系統。檔案數據庫的建立是數字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統的開發人員將各種房地產檔案導入到數據庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據實際檔案變動和增加及時更新和擴展數據庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數據系統也能為其提供一些真實、全面的有利依據，進而促進相關政府部門更好的提供優質服務。此外，還需要在該數據系統中建立檔案目錄數據庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數據化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數據化信息的同時也需要運用傳統紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現丟失、損壞等現象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。

4、信息化時代檔案管理的建議

4.1科技存檔。當前的檔案管理工作應該向數字化靠攏，從實體檔案管理轉變為對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關檔案的網頁，建立數字化視頻檔案數據庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統互聯網，并形成科技化的電子檔案數據庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內容的真實性和安全性，且快速實現資源共享，實現檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

4.2信息化管理。傳統檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變為計算機存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創造經濟效益。

4.3工作重心向信息偏移。在傳統檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數據整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術給傳統檔案管理模式帶來巨大挑戰，傳統檔案管理無法應對電子信息時代的數字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業的關注焦點從文件實體化向文件形成化發展，使文件整理和保管與科技有機聯系起來。

4.4培養信息化檔案管理人才。在檔案管理中，應著重引進和培養現代化管理人才，全面提高工作人員素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養檔案管理的數據庫開發人才，只有優秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。其次，企業要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。最后，要引進了解信息化的技術人才，具有現代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。