提高檔案人員素質的新要求及對策

李玉濱

[摘要]近年來，檔案人員在我國信息化管理工作中的地位越來越重要，本文就提高檔案人員素質提出新要求及對策進行分析和建議。

[關鍵詞]檔案隊伍；素質；新要求；對策

檔案事業的發展離不開精通業務、善于管理的高素質檔案隊伍。因此，各級檔案部門應當充分了解檔案隊伍素質現狀，深刻認識提高檔案人員素質的重要性和緊迫性，培養一支既能適應現代檔案管理工作需要，又能服務社會大眾的復合型檔案人員隊伍。

一、現代檔案管理工作特點及檔案人員素質的新要求

1、現代檔案管理工作凸顯出檔案信息數字化、管理智能化、信息利用網絡化的特點

計算機技術的快速發展，促進了計算機在檔案工作中的應用與普及，計算機數字化技術將大量的檔案信息用數字來表達、存貯，實現檔案計算機智能管理；計算機網絡技術超越時空的界限，為異地利用創造條件，存貯的檔案信息通過計算機網絡來聯網、溝通，使檔案信息更加暢通，檔案利用率更高，實現了檔案信息資源高度共享。

2、檔案管理工作的新特點決定檔案人員應具備新素質

做好檔案管理工作不僅需要檔案人員具備較高的政治素質，扎實的計算機、網絡和通訊方面的基礎知識，而且還須具有一定的檔案信息素質。檔案信息素質主要包括信息意識和信息能力。

二、我國檔案人員素質現狀及原因分析

1、我國檔案人員素質現狀

現代檔案管理對檔案人員的要求越來越高。雖然我國檔案隊伍整體素質有較大提升，但仍存在不足之處。主要表現為：（1）檔案隊伍知識結構參差不齊，顯露整體專業知識貧乏。檔案人員隊伍中，檔案專業畢業的人員只占少數一部分，其中，一部分是未受過任何檔案專業培訓的。（2）高層次人才缺乏，整體業務素質不強。由于檔案人員隊伍整體專業知識貧乏，高級專業技術人員少、復合型檔案管理人才缺乏，常常出現對歸檔范圍不清楚、檔案工作收集不齊全，不懂檔案管理流程、案卷標題擬寫不準確、檔案保管期限劃分標準寬嚴不一等情況。（3）信息素質整體水平不高。一是觀念陳舊，對檔案信息價值認識不足，缺乏檔案信息意識。二是相當一部分檔案人員缺乏檔案收集、整理、分析、處理和利用等方面知識的系統學習和培訓，對紛繁復雜的檔案信息不能迅速作出鑒定，對有價值的檔案信息缺乏深加工、新開發、快傳輸、厚存貯等檔案信息化處理。（4）創新能力差。首先，表現為理念創新和檔案價值創新不足。部分檔案人員仍把檔案定位于傳統的管管查查的死資料上，沒有用檔案是信息資源的新觀念來看待檔案，沒有形成主動為社會提供有效服務和超前服務的理念，在深度、廣度上沒有拓寬原有檔案的利用價值。其次，是知識結構更新滯后。很大一部分工作人員沒有注重創新知識結構，缺乏自主學習的積極性，理論知識與管理技能不能滿足現代檔案管理工作的需要。再次，是檔案管理手段缺乏創新，仍以手工管理為主，甚至有部分檔案人員根本不會運用計算機處理檔案信息資源。

2、我國檔案隊伍整體素質偏低的原因分析

造成檔案人員隊伍整體隊伍素質偏低的原因很多，有歷史的，有認識上的，也有現階段中國特殊國情所特有的。（1）領導不夠重視。基層檔案室在單位中屬非業務部門，不能為單位帶來立竿見影的效益，而且保管檔案還需要一定經費，很容易被單位當作包袱，得不到應有的重視。檔案管理設施不到位，特別是信息化基礎設施建設水平偏低，檔案人員也缺乏系統學習相關知識和技術的機會。（2）檔案教育缺位。目前，全國近兩千所普通高校等院校中，設立檔案專業的院校屈指可數。學科前沿知識缺乏，學生學習興趣不濃。在職人員沒有樹立終身學習理念。（3）檔案人員隊伍穩定性差。檔案人員調整頻繁，流動快，穩定不住的問題比較突出。由于機構調整，有些單位的檔案專職人員成了兼職人員，兼職人員調整性更大。頻繁調整與更換，使檔案人員掌握不了必備的檔案專業知識，熟悉不了檔案工作情況而無法進入檔案管理角色。（4）缺乏有效激勵機制，檔案人員待遇差。當前，一些單位缺乏有效激勵機制，存在“干多干少一個樣、干與不干差不多”的現象，導致部分檔案人員缺乏上進心。此外，檔案人員待遇普遍較差的現象依然存在。學習上，檔案人員外出學習培訓機會少，獲知外界信息的渠道非常狹窄。

三、提高檔案人員素質的對策

1、轉變觀念、充分認識檔案信息價值鏈

主管領導和檔案人員要充分認識檔案是具有價值的信息資源，其價值體現在形式、管理和利用過程中。檔案信息的形成、管理和利用各個環節之間緊密聯系。形成一個完整的鏈條-----檔案信息價值鏈。各級領導應具有檔案信息價值鏈理念，并貫穿于整個領導決策之中，使檔案價值不斷增值。同時，對檔案工作的關心、支持要真正落到實處，包括檔案管理所需軟硬件建設資金的保障；檔案庫房、辦公用房的建設；檔案管理制度的貫徹實施；給檔案人員更多精神層面上的人文關懷等。

2、加強檔案教育工作

（1）加大全國各大中專院校檔案專業的辦學力度，特別是西北部地區。創新大中專院校檔案專業教育，包括專業設置、教學內容、教學手段以及教學方式等，借鑒國外檔案成功教育經驗，對在校檔案專業學生加大實踐課的比例，強化案例教學，采取多樣化的教學方式；要創新教學手段，充分利用多媒體，遠程教育等現代教學手段；課程設置應立足于專業課程的基礎上，增設與檔案專業相關的歷史、行政管理、法律、信息工程等科目。

（2）加強在職人員業務培訓，提高業務素質，特別是信息素質。第一，培訓工作要長期化、制度化，避免“運動式”的短期行為和隨意性。只有這樣，檔案在職人員的知識結構和管理技能菜能跟上時代發展的需要。第二，培訓面要廣。既要對領導進行培訓，也要對普通工作人員培訓；既要對非檔案專業畢業人員培訓，也要對檔案專業畢業人員培訓；既要對專職檔案人員培訓，也要對兼職檔案人員培訓。第三，培訓內容要靈活、實用，做到與時俱進。第四，培訓方式要多樣化。既可以采取實體班集中培訓模式，還可以采用自學、學術研究、業務交流、主題講座等個性化的培訓方式。第五，培訓考試要規范化。檔案培訓考試是檔案業務培訓的重要環節，是檢驗培訓效果的重要手段。考試中不但要嚴肅考場紀律，而且考試方式要規范化，避免主觀性和隨意性。

3、實行有效激勵機制，穩定人心，穩定隊伍

（1）建立有效于提高業務素質的管理機制。一要建立崗位目標責任制。檔案管理部門應根據實際情況，將工作細化、量化，制定檔案工作管理目標、崗位責任等一系列管理制度。二要完善考核制度。制定考核標準，定期對本單位檔案工作進行評比和總結，主管部門要適時進行監督和指導。將考核結果作為檔案人員評獎評優、干部續聘、晉職、提拔的依據。三要完善獎勵制度。對工作業績突出、業務素質較高的單位和個人，要適時進行表彰和獎勵；對責任心差、工作平庸的干部進行批評，對不適應崗位工作的人員要及時作出崗位調整；對加強業務學習并獲取相關證書的人員給予一定獎勵；對勤于科研并取得成果的人員應根據科研成果的大小、層次的高低給予相應的獎勵。（2）建立健全提高檔案人員待遇、穩定隊伍的保障機制。一定要貫徹依法治檔的思想，依法保障和落實檔案人員的權益，二要為檔案人員建立正常的年度進修學習的機會；三要切實改善辦公環境，真正做到事業留人、待遇留人、感情留人。