基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式

林立鵬 鄒新梧 姜永 孫宏薇 韓芳旭

摘 要：將和諧管理理論首次引入電力工程檔案管理中，通過建立“諧則”“和則”兩大機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理整體和諧。“諧則”機(jī)制是制定科學(xué)的管理辦法，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理；“和則”機(jī)制是從工作便捷維度進(jìn)行完善，研發(fā)檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)、開發(fā)手機(jī)APP等，進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化和便捷化管理水平。該管理模式對(duì)保證歸檔真實(shí)、齊全、完整、規(guī)范發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 和諧管理 輸變電工程 模式

中圖分類號(hào)：TM73 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）01（a）-0094-03

隨著天津市特高壓工程及500kV工程趨向于規(guī)模化建設(shè)，建設(shè)體量越來(lái)越大，工程建設(shè)檔案管理要求越來(lái)越嚴(yán)格。然而，當(dāng)前檔案管理理念相對(duì)陳舊、責(zé)任意識(shí)相對(duì)欠缺、標(biāo)準(zhǔn)化制度有待完善、工作便捷性有待提高等問題凸顯。因此，為確保檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保證檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理模式成為必然。

檔案管理一直以來(lái)是各行業(yè)學(xué)者們研究的熱點(diǎn)，加強(qiáng)檔案過程管理是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。張淑婷[1]對(duì)電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點(diǎn)進(jìn)行了探析，構(gòu)建了電力工程檔案質(zhì)量管理體系，對(duì)檔案前期規(guī)范化處理，加強(qiáng)過程管控，提高檔案管理質(zhì)量。鐘志平[2]對(duì)電力施工企業(yè)工程檔案形成過程存在的主要問題進(jìn)行了分析，提出檔案形成過程控制的幾個(gè)主要環(huán)節(jié)。陳鐵山[3]通過分析電力工程檔案管理中存在的問題，分別從隊(duì)伍建設(shè)、制度建立、管理方法等方面提出具體措施。檔案數(shù)字化管理是檔案管理趨勢(shì)，同樣是學(xué)者們研究熱點(diǎn)之一。陶琨[4]對(duì)電力工程檔案管理流程、檔案類別、檔案標(biāo)準(zhǔn)化等方面進(jìn)行了規(guī)范，同時(shí)引入現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)電力工程檔案信息的查詢、統(tǒng)計(jì)。陳煒[5]從國(guó)家電子檔案產(chǎn)業(yè)政策、信息技術(shù)應(yīng)用等角度，探討了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展方向以及檔案信息資源的開發(fā)途徑。羅琴[6]，首次將和諧管理理論應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的和諧管理，達(dá)到企業(yè)檔案管理工作健康有序發(fā)展。該管理理論為文章創(chuàng)新檔案管理模式提供了新思路。研究新的檔案管理模式，旨在促進(jìn)檔案形成的同步性、真實(shí)性和完整性；落實(shí)了“全員、全過程、全方位”的檔案管理理念；提升工程檔案管理工作的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1 基于和諧管理的檔案管理模式

1.1 實(shí)踐思路

國(guó)網(wǎng)天津市電力公司首次提出，以提升檔案過程控制為核心，基于和諧管理理論，分別從科學(xué)管理和工作便捷兩個(gè)維度進(jìn)行制度優(yōu)化和工作環(huán)境改善。一是建立“諧則”機(jī)制，即采用科學(xué)的管理辦法使歸檔同步化、責(zé)任明確化、資料標(biāo)準(zhǔn)化；二是建立“和則”機(jī)制，以用戶為根本，研發(fā)檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)和手機(jī)APP等，提高歸檔便捷性和高效性。檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)對(duì)科學(xué)管理辦法進(jìn)行了固化，科學(xué)管理辦法推動(dòng)了系統(tǒng)的準(zhǔn)確、有效運(yùn)行，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理整體和諧。具體實(shí)踐思路如圖1所示。

1.2 體系架構(gòu)

該管理模式以《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導(dǎo)手冊(cè)》為標(biāo)準(zhǔn)管理依據(jù)，依托檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)落實(shí)執(zhí)行，互聯(lián)手機(jī)APP輔助管理，創(chuàng)新應(yīng)用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)，自主研發(fā)新型檔案柜。旨在提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、便捷化水平。其體系架構(gòu)如圖2所示。

1.2.1 編制《輸變電工程檔案深度規(guī)范管理指導(dǎo)手冊(cè)》

通過對(duì)各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及建設(shè)管理單位檔案管理專責(zé)、質(zhì)量管理專責(zé)等相關(guān)檔案管理人員的調(diào)研，梳理行業(yè)規(guī)程規(guī)范以及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，完成本手冊(cè)編制。其特點(diǎn)如下。

（1）過程全覆蓋。覆蓋項(xiàng)目前期、工程前期、工程建設(shè)和總結(jié)評(píng)價(jià)工程全過程。其中，業(yè)主項(xiàng)目部分冊(cè)，歸檔范圍共計(jì)858項(xiàng)；監(jiān)理項(xiàng)目部分冊(cè)，歸檔范圍共計(jì)218項(xiàng)；施工項(xiàng)目部分冊(cè)，歸檔范圍共計(jì)1289項(xiàng)。

（2）專業(yè)全覆蓋。覆蓋進(jìn)度、安全、質(zhì)量、技術(shù)、造價(jià)全部五大專業(yè)，涉及專業(yè)管理全部環(huán)節(jié)。

（3）崗位全覆蓋。首次將歸檔責(zé)任主體下沉到業(yè)主、監(jiān)理、施工項(xiàng)目部專責(zé)人員。

（4）標(biāo)準(zhǔn)化管理。①歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)統(tǒng)一。歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)與工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)掛鉤，保證與工程建設(shè)同步進(jìn)行。②歸檔模板樣式統(tǒng)一。編制檔案文本標(biāo)準(zhǔn)化模板202份，負(fù)面清單146條。

1.2.2 研發(fā)“工程管家”電網(wǎng)建設(shè)全過程檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)

以檔案歸檔同步化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、明確化為目標(biāo)的檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，主要包括管理人員實(shí)施監(jiān)督和檢查、各管理專責(zé)檢索、查看和提交，以及管理員信息維護(hù)3個(gè)子平臺(tái)。

（1）管理人員實(shí)施監(jiān)督和檢查子平臺(tái)。通過選擇工程名稱、工程建設(shè)階段，管理人員隨時(shí)對(duì)各參建單位歸檔現(xiàn)狀檢查，包括：查看當(dāng)前應(yīng)歸文件資料內(nèi)容和應(yīng)歸未歸資料內(nèi)容；對(duì)已歸檔的資料內(nèi)容，可以點(diǎn)擊文件填寫正確性、規(guī)范性等；對(duì)于應(yīng)歸未歸的文件資料，可以點(diǎn)擊提醒相應(yīng)專責(zé)，督促其及時(shí)提交資料。

（2）各管理專責(zé)提交檔案子平臺(tái)。通過點(diǎn)擊樣例參考，查看系統(tǒng)內(nèi)資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化模板，按要求填寫相應(yīng)檔案，并完成提交。

（3）管理員信息維護(hù)子平臺(tái)。管理員對(duì)不同工程歸檔范圍、資料標(biāo)準(zhǔn)化模板和工程一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃等信息進(jìn)行更新維護(hù)。

建立手機(jī)APP與檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)互聯(lián)，作為檔案管理輔助手段之一，進(jìn)一步提高了檔案過程管理的便捷性。

1.2.3 創(chuàng)新應(yīng)用NFC技術(shù)和OCR技術(shù)

通過NFC技術(shù)使手機(jī)APP與打印機(jī)無(wú)線連接，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和WIFI傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程自動(dòng)打印，確保檔案資料的安全性和保密性；利用OCR技術(shù)將紙質(zhì)檔案利用掃描儀，通過關(guān)鍵字識(shí)別，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、智能化上傳至PC端檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，并建立目錄索引。

2 案例分析

該管理模式已應(yīng)用于天津靜海500 kV輸變電工程、南蔡500 kV輸變電工程、蒙西～天津南1 000 kV輸變電工程、錫盟～山東1 000 kV輸電工程檔案過程管理中，取得經(jīng)濟(jì)效益明顯。

（1）該管理模式明確了資料標(biāo)準(zhǔn)模板，節(jié)約了各專責(zé)檔案填寫時(shí)間，尤其減少了檔案資料重復(fù)填寫次數(shù)。根據(jù)調(diào)查，應(yīng)用該管理模式的4個(gè)工程，節(jié)約495 000元。

（2）OCR技術(shù)的應(yīng)用，使檔案掃描工作由兩人一周掃描4 h，減少到1人2周掃描2 h，此項(xiàng)工作節(jié)約327 600元。

（3）檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)和手機(jī)APP實(shí)現(xiàn)了管理人員隨時(shí)隨地在線檢查檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，應(yīng)用該系統(tǒng)檢查檔案共計(jì)42次，節(jié)約126 000元。

3 結(jié)語(yǔ)

文章對(duì)檔案管理新模式實(shí)踐思路進(jìn)行了介紹，對(duì)其體系架構(gòu)進(jìn)行了系統(tǒng)分析，對(duì)指導(dǎo)手冊(cè)、檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)、手機(jī)APP和新型檔案柜的內(nèi)容、特點(diǎn)和功能進(jìn)行了具體介紹，對(duì)NFC技術(shù)和OCR技術(shù)應(yīng)用原理進(jìn)行了闡述，最后對(duì)模式的應(yīng)用效益進(jìn)行了分析。新的管理模式從科學(xué)檔案管理和工作便捷兩個(gè)維度進(jìn)行了全面優(yōu)化，對(duì)提升檔案規(guī)范化管理具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

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