淺談電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施和應(yīng)用

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。以往會(huì)計(jì)檔案都是以紙質(zhì)形式歸檔，然而隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的發(fā)展，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量和范圍不斷增加，需要投入大量的人力和物力處理檔案工作，嚴(yán)重耗費(fèi)了社會(huì)資源。本文通過(guò)借鑒最新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，嘗試探討如何實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔，以及對(duì)企業(yè)管理提升帶來(lái)的影響。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案；實(shí)施；應(yīng)用

為規(guī)范和提高會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理水平，財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2015年12月發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)） （以下簡(jiǎn)稱：新辦法），首次肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，會(huì)計(jì)檔案的獲得、歸檔、保管均可以通過(guò)電子化形式管理。本文通過(guò)引用新辦法中電子化檔案內(nèi)容，對(duì)比目前會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，分析電子會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)落地實(shí)施方案，以及對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生的影響。

一、目前會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀。

1）歸檔工作不能實(shí)時(shí)處理，一般在財(cái)務(wù)年度工作結(jié)束后立卷和歸檔。

2）檔案查詢受保管地點(diǎn)的限制，無(wú)法隨時(shí)、隨地查詢。

3）歸檔范圍擴(kuò)大、保管期限延長(zhǎng)等因素，造成企業(yè)保管成本不斷增加。

4）重復(fù)打印裝訂系統(tǒng)內(nèi)賬務(wù)信息和表單，增加了企業(yè)辦公成本。

5）各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)自行歸檔，集團(tuán)公司無(wú)法直接監(jiān)管檔案管理情況。

二、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的搭建

電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)應(yīng)以新辦法中電子歸檔的七點(diǎn)要求為前提，以財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)搭建數(shù)據(jù)接口，確保檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，具備數(shù)據(jù)收集、整理、查詢、分析等功能。

（一）實(shí)施前提條件。

1）形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；2）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；4）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；5）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；7）電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

（二）初始架構(gòu)設(shè)置。

收集和整理各級(jí)檔案部門的單位名稱、財(cái)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化編碼、檔案內(nèi)容、用戶等基礎(chǔ)信息，然后對(duì)照檔案系統(tǒng)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)編碼關(guān)系，分配用戶組數(shù)據(jù)和功能權(quán)限。同時(shí)，在系統(tǒng)中初始維護(hù)檔案保管期限、保密級(jí)別等內(nèi)容。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化信息導(dǎo)入。

將各類檔案的封皮、啟用頁(yè)、目錄等表格樣式導(dǎo)入系統(tǒng)，歸檔單位、日期、冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)等基礎(chǔ)信息由系統(tǒng)自動(dòng)生成，同時(shí)通過(guò)電子簽名方式完成歸檔審批。

（四）檔案內(nèi)容設(shè)置

1）會(huì)計(jì)記賬憑證。記賬憑證自動(dòng)從財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中電子化存檔。根據(jù)系統(tǒng)融合情況，開發(fā)與ERP等生產(chǎn)集成系統(tǒng)、集中報(bào)銷系統(tǒng)、合同系統(tǒng)接口，將系統(tǒng)內(nèi)表單自動(dòng)與記賬憑證形成關(guān)聯(lián)，保證電子檔案數(shù)據(jù)完整性。

2）會(huì)計(jì)賬簿。為規(guī)范會(huì)計(jì)賬簿存檔標(biāo)準(zhǔn)，電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行頂層設(shè)計(jì)，采用通配符方式配置標(biāo)準(zhǔn)的賬簿打印格式。

3）財(cái)務(wù)報(bào)告。通過(guò)維護(hù)財(cái)務(wù)報(bào)告性質(zhì)，系統(tǒng)自動(dòng)篩選需要打印的報(bào)表，自動(dòng)生成報(bào)表目錄，對(duì)于沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表在報(bào)表目錄備注欄自動(dòng)標(biāo)注“空表”，不參與報(bào)表頁(yè)數(shù)的排序。

4）檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置歸檔檢查功能，保證電子會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中實(shí)際數(shù)據(jù)相一致，避免數(shù)據(jù)修改和重復(fù)存檔等問(wèn)題，其中會(huì)計(jì)憑證必須在記賬后存檔，會(huì)計(jì)賬簿在次年財(cái)務(wù)決算后存檔，會(huì)計(jì)報(bào)表在關(guān)閉上一會(huì)計(jì)期間后存檔。

5）檔案數(shù)據(jù)的完整性。開發(fā)數(shù)據(jù)檢查功能，通過(guò)提取財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中記賬憑證、賬簿、報(bào)告數(shù)據(jù)源信息，分析應(yīng)存檔數(shù)據(jù)量，然后與已存檔信息進(jìn)行比較，生成檔案工作報(bào)告，統(tǒng)計(jì)和分析歸檔進(jìn)度。

6）檔案查詢。完善數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置，電子檔案移交后，同時(shí)終止在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢權(quán)限，必須通過(guò)提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)內(nèi)審批后查詢，保證了檔案工作的保密性要求。

三、電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的應(yīng)用。

通過(guò)應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔，一方面降低了企業(yè)成本，另一方面提升了企業(yè)管理水平。

1）節(jié)約成本。會(huì)計(jì)檔案電子化后將節(jié)省大量的辦公用紙和辦公設(shè)備消耗，減少了成本費(fèi)用負(fù)擔(dān)，特別是幫助財(cái)務(wù)人員從瑣碎的檔案管理工作中抽離出來(lái)，集中精力處理會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作，減少人力資源成本的浪費(fèi)。

2）查詢便捷。從會(huì)計(jì)記賬憑證到原始憑證，再到會(huì)計(jì)賬簿，最后到財(cái)務(wù)報(bào)告，將整個(gè)財(cái)務(wù)核算過(guò)程進(jìn)行融合處理，對(duì)原有分散化的檔案信息進(jìn)行再加工處理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)信息結(jié)構(gòu)，所需信息可以直接讀取。同時(shí)，打破查檔地域限制，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”方式實(shí)時(shí)查詢信息。

3）數(shù)據(jù)集成。按照財(cái)務(wù)管理的發(fā)展方向，財(cái)務(wù)共享和核算集中是未來(lái)財(cái)務(wù)工作的必然趨勢(shì)，但是現(xiàn)有集中核算存在核算要素?zé)o法提取，原始憑證傳遞困難，系統(tǒng)信息無(wú)法整合等因素的制約。通過(guò)借助電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成功能，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)提取核算信息，原始憑證通過(guò)系統(tǒng)接口或影像掃描與憑證進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算集中處理。

4）管理分析。在全球經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇緩慢的背景下，財(cái)務(wù)部門必須轉(zhuǎn)變角色，由決策執(zhí)行者向決策支撐者轉(zhuǎn)變。通過(guò)借助電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成功能，從各個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)中直接提取各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行整合，形成“大數(shù)據(jù)”分析建模體系，從業(yè)務(wù)源頭發(fā)現(xiàn)增加企業(yè)價(jià)值的渠道，更好地為企業(yè)提供切實(shí)可行的發(fā)展建議。

5）財(cái)務(wù)監(jiān)管。會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、規(guī)范化等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司自上而下對(duì)各級(jí)單位的賬務(wù)核算、財(cái)務(wù)報(bào)賬、基礎(chǔ)工作等內(nèi)容的直接監(jiān)管，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

電子會(huì)計(jì)檔案是對(duì)財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)查詢、信息共享等功能，有利于檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范進(jìn)行，滿足了互聯(lián)網(wǎng)形勢(shì)下企業(yè)信息化水平和精細(xì)化管理需要，為公司提供多維度決策信息，將會(huì)帶來(lái)一次企業(yè)管理和財(cái)務(wù)工作的變革和提升。

作者簡(jiǎn)介：

王策 （1980-）， 男，回族，遼寧遼陽(yáng)人， 管理學(xué)學(xué)士，會(huì)計(jì)師， 研究方向：財(cái)務(wù)共享和管理會(huì)計(jì)發(fā)展趨勢(shì)。